I. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình thu ngân thêm đơn hàng, thu tiền và xuất hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu thanh toán tại cửa hàng. Nội dung bao gồm các bước chọn mặt hàng, nhập thông tin khách hàng, áp dụng khuyến mại, thu tiền và phát hành hóa đơn điện tử theo từng trường hợp.
II. Các bước thực hiện
1. Tạo đơn
Tại giao diện phần mềm. Truy cập Kênh Bán tại cửa hàng trên thanh menu bên trái.
Tại giao diện Bán hàng, thu ngân thực hiện lên đơn, chọn mặt hàng, nhập thông tin khách hàng, áp dụng khuyến mại, thu tiền và phát hành hóa đơn điện tử theo từng trường hợp.
1.1. Chọn mặt hàng khách mua
Tùy theo mô hình triển khai của cửa hàng, chọn hàng hóa từ danh sách hoặc quét mã vạch hàng hóa khách mua. Cách chọn hàng hóa như sau:
- Tích chuột vào dòng trên cùng – hình kính Lúp: Tìm kiếm thông minh bằng AI.
→ Anh/chị nhập mã hàng hóa hoặc tên hàng hóa HOẶC quét mã vạch để tìm kiếm.
- Phần mềm chưa hỗ trợ nhập khẩu excel để chọn hàng hóa bán hàng – trực tiếp tại giao diện bán hàng tại cửa hàng.
1.2. Nhập thông tin khách hàng
Trường hợp là khách hàng cũ: Tìm kiếm khách hàng bằng tên hoặc số điện thoại.
Trường hợp là khách hàng mới: Nhấn vào biểu tượng 
để thêm nhanh khách hàng mới.
- Đặc biệt: Hệ thống tự động lấy lên thông tin khách hàng vừa thêm vào trực tiếp mục Khai báo thông tin xuất hóa đơn.
1.3. Áp dụng khuyến mại hóa đơn hoặc mã ưu đãi
- Áp dụng chương chương trình khuyến mại
Nhấn vào biểu tượng 
để chọn các chương trình khuyến mại đã thiết lập.
- Thêm chương trình khuyến mại hóa đơn khác (Giảm giá/Khuyến mại trực tiếp khi lên đơn bán tại cửa hàng)
Nếu chưa có Chương trình khuyến mại – hoặc cần khuyến mại riêng cho hóa đơn. Chọn thêm khuyến mại > Chọn khuyến mại theo % hoặc số tiền cụ thể (VND) > Nhập số tương ứng + lý do khuyến mại > Đồng ý.
- Thêm chương trình khuyến mại hàng hóa khác
Tại dòng hàng hóa cần áp dụng khuyến mại → Chọn biểu tượng dấu 3 chấm → Chọn Khuyến mại → Chọn khuyến mại theo % hoặc số tiền cụ thể (VND) → Nhập số tương ứng + lý do khuyến mại → Sau đó nhấn Đồng ý.
- Mã ưu đãi/Voucher
Nhấn vào biểu tượng 3 chấm
để chọn Voucher – Hiện yêu cầu đang cải tiến.
Dưới tổng tiền, Nhập mã ưu đãi.
1.4. Nhập Ghi chú (nếu có)
- Ghi chú đơn hàng (hóa đơn)
- Ghi chú hàng hóa
Tại cuối dòng hàng hóa > Chọn 3 chấm > chọn Ghi chú > Nhập ghi chú cho hàng hóa.
Muốn ghi chú hàng hóa trên đơn hàng hiển thị trên hóa đơn MTT:
- Vào Thiết lập\Thuế & Hóa đơn\Hóa đơn.
- Nhấn biểu tượng để sửa.
- Tại mục Hiển thị ghi chú hàng hóa trên hóa đơn điện tử, chọn Có.
2. Tính và thu tiền cho khách
2.1. Chọn hình thức thanh toán
– Nếu khách trả tiền ngay bằng tiền mặt. Nhập số tiền khách đưa, chọn theo mệnh giá tiền hoặc chọn theo Gợi ý tiền mặt.
– Trường hợp khách thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, chọn Chuyển khoản.
- Chọn Tài khoản ngân hàng nhận tiền thanh toán.
- Nhấn Sinh QR.
- Nhấn In mã để thực hiện In mã và chờ khách hàng thanh toán.
Lưu ý: Căn cứ vào số tiền khách thanh toán, phần mềm thực hiện ghi nợ cho khách hàng khi nhập tiền khách đưa nhỏ hơn tiền còn phải thu của đơn hàng.
– Nếu khách thanh toán bằng nhiều hình thức ( vừa chuyển khoản vừa tiền mặt).
Tích Mũi tên Cạnh chữ Ví > Chọn Thanh toán nhiều hình thức.
Điền thông tin số tiền khách trả tương ứng với từng hình thức > Tích Đồng ý để lưu.
2.2. Tại phần thông tin xuất hóa đơn
Cách phát hành hóa đơn trong từng trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Khách yêu cầu lấy hóa đơn – Phát hành ngay
– Chọn Thông tin xuất hóa đơn và nhập thông tin xuất hóa đơn mà khách hàng cung cấp
– Lựa chọn Ký số khi phát hành hóa đơn tùy theo nhu cầu
– Nhấn Xem trước hóa đơn để xem trước hóa đơn máy tính tiền trước khi phát hành
– Trên màn hình đơn hàng, hiển thị đánh dấu Đã điền thông tin sau khi lưu thông tin xuất hóa đơn của người mua
– Tích chọn Phát hành ngay và nhấn Thanh toán để phát hành hóa đơn
– Mẫu hóa đơn in ra Hóa đơn thanh toán bao gồm đầy đủ thông tin cơ quan thuế yêu cầu
Trường hợp 2: Khách hàng cung cấp thông tin lấy hóa đơn – Chưa phát hành ngay
– Chọn Thông tin xuất hóa đơn và nhập thông tin xuất hóa đơn mà khách hàng cung cấp
– Lựa chọn Ký số khi phát hành hóa đơn tùy theo nhu cầu
– Trên màn hình đơn hàng, bỏ tích chọn Phát hành ngay
Sau khi nhấn Thanh toán, hệ thống chỉ in Phiếu tính tiền. Trên phiếu tính tiền không có thông tin xuất hóa đơn điện tử, nhưng có hiển thị thêm mã QR Nếu khách hàng quét mã QR, hệ thống sẽ hiển thị thông tin xuất hóa đơn mà thu ngân đã nhập trước đó.
Lưu ý: Phần mềm lưu lại thông tin xuất hóa đơn của khách hàng để phát hành tự động theo khung giờ (nếu thiết lập phát hành tự động) hoặc kế toán phát hành thủ công sau đó (nếu không bật phát hành tự động)
Trường hợp 3: Khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn – Phát hành ngay
– Không chọn Thông tin xuất hóa đơn
– Tích chọn Phát hành ngay
Sau khi nhấn Thanh toán, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn cho khách lẻ và không cần thực hiện ký số. Đồng thời Phiếu tính tiền in ra có thông tin xuất hóa đơn dành cho khách lẻ
Trường hợp 4: Khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn – Chưa phát hành ngay
– Không chọn Thông tin xuất hóa đơn
– Không tích chọn Phát hành ngay
Sau khi nhấn Thanh toán, hệ thống chỉ in Phiếu tính tiền. Trên phiếu tính tiền có mã QR để thu thập thông tin xuất hóa đơn của Khách hàng
Trường hợp 5: Khách hàng lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn – Nhưng cửa hàng muốn phát hành ngay
– Chọn Thông tin xuất hóa đơn
-
- Chọn Cá nhân
- Điền thông tin Tên người mua, Địa chỉ là: Khách lẻ không lấy hóa đơn. Tích Ký hóa đơn sau khi phát hành. Tích Lưu.
– Chọn Phát hành hóa đơn ngay
– Tích Thanh toán
3. Lưu ý
- Hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ chức năng nhân bản đơn hàng, nhân bản hóa đơn.
- Phần mểm chỉ cho phép thêm tối đa 5 tab đơn hàng ở bán hàng tại cửa hàng.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
