Thêm đơn hàng và phát hành hóa đơn điện tử trên PC/POS

I. Tổng quan 

Bài viết hướng dẫn quy trình thu ngân thêm đơn hàng, thu tiền và xuất hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu thanh toán tại cửa hàng. Nội dung bao gồm các bước chọn mặt hàng, nhập thông tin khách hàng, áp dụng khuyến mại, thu tiền và phát hành hóa đơn điện tử theo từng trường hợp.

II. Các bước thực hiện

1. Tạo đơn 

Tại giao diện phần mềm. Truy cập Kênh Bán tại cửa hàng trên góc phải màn hình

Đây là bước bán hàng trên MISA eShop, nơi thu ngân thực hiện lên đơn cho khách.

Tại giao diện màn hình trang Bán hàng, thu ngân thực hiện lên đơn, chọn mặt hàng, nhập thông tin khách hàng, áp dụng khuyến mại, thu tiền và phát hành hóa đơn điện tử theo từng trường hợp.

1.1. Chọn mặt hàng khách mua

Tùy theo mô hình triển khai của cửa hàng, chọn hàng hóa từ danh sách hoặc quét mã vạch hàng hóa khách mua. Cách chọn hàng hóa như sau:

• Nhấn vào biểu tượng hình kính lúp trên thanh tìm kiếm hàng hóa:
  • Tìm kiếm thông minh: Nếu chọn, người dùng mô tả thông tin hàng hóa, AI sẽ nhận biết và trả kết quả hàng hóa dựa trên mô tả.
  • Tìm kiếm mã hàng hóa: Nếu chọn, người dùng nhập mã hàng hóa cần tìm hệ thống sẽ trả về kết quả tìm kiếm chính xác với mã hàng hóa đã nhập
  • Tìm kiếm tên hàng: Nếu chọn, người dùng nhập đúng tên hàng hóa, hệ thống trả về kết quả dựa trên từ khóa tên hàng hóa.
  • Tìm kiếm mã vạch: Nếu chọn, người dùng nhập mã vạch của hàng hóa, hệ thống sẽ trả về hàng hóa có mã vạch tương ứng.

→ Sau khi tìm kiếm được hàng hóa cần tìm, nhấn chọn hàng hóa để thêm hàng hóa đó vào đơn hàng.

• Trường hợp, cửa hàng thiết lập sử dụng Cân điện tử in tem, nhấn biểu tượng quét mã vạch để chọn chế độ quét mã vạch.
  • – Chế độ quét mã vạch hàng thường: Hệ thống nhận diện mã vạch từ danh sách hàng hóa trong danh mục.
  • – Chế độ quét mã vạch hàng cân điện tử: Hệ thống nhận diện mã vạch theo cấu trúc thiết lập cân điện tử và thêm hàng hóa cùng thông tin hàng hóa được phân tích từ mã vạch.
  • – Chế độ quét mã vạch hàng cân điện tử và hàng thường: Hệ thống ưu tiên nhận diện mã vạch từ danh sách hàng hóa trong danh mục trước, nếu không thấy sẽ phân tích mã vạch theo cấu trúc mã vạch của cân.

Lưu ý: Phần mềm chưa hỗ trợ nhập khẩu excel để chọn hàng hóa bán hàng – trực tiếp tại giao diện bán hàng tại cửa hàng.

1.2. Nhập thông tin khách hàng

♦ Trường hợp là khách hàng cũ:

• Tìm kiếm khách hàng bằng tên hoặc số điện thoại.

• Sau khi thêm khách hàng, hệ thống sẽ hiển thị thông tin:
• Tiền khách nợ: Công nợ khách hàng
• Điểm: Điểm khách hàng đã tích được nếu cửa hàng có chính sách tích điểm
• Ngoài ra, có thể nhấn vào tên khách hàng để xem nhanh chi tiết thông tin khách hàng, mã ưu đãi hiện có của khách hàng và lịch sử mua hàng
  • Nếu cửa hàng có chính sách đổi điểm, nhập số điểm khách hàng sử dụng để được giảm giá đơn hàng.

♦ Trường hợp là khách hàng mới:

• Nhấn vào biểu tượng để thêm nhanh khách hàng mới.
• Sau khi hoàn tất, hệ thống tự động lấy lên thông tin khách hàng vừa thêm vào trực tiếp mục Khai báo thông tin xuất hóa đơn.

1.3. Áp dụng khuyến mại hóa đơn (CTKM) hoặc mã ưu đãi

Áp dụng chương trình khuyến mại đã có trên hệ thống

• Nhấn vào biểu tượng để chọn các chương trình khuyến mại đã thiết lập.

♦ Trường hợp CTKM chưa có trên hệ thống

• Thêm nhanh CTKM giảm giá đơn hàng
  • Nhấn Thêm khuyến mại:
  • Chọn khuyến mại theo % hoặc số tiền cụ thể (VND)
  • Nhập giá trị khuyến mại tương ứng
  • Nhập lý do khuyến mại
  • Sau khi hoàn tất, nhấn Đồng ý để áp dụng CTKM vào đơn hàng.

• Thêm nhanh CTKM giảm giá hàng hóa:
  • Nhấn Thêm khuyến mại:
  • Chọn khuyến mại theo % hoặc số tiền cụ thể (VND)
  • Nhập giá trị khuyến mại tương ứng
  • Nhập lý do khuyến mại
  • Sau khi hoàn tất, nhấn Đồng ý để áp dụng CTKM cho hàng hóa.

• Mã ưu đãi
  • Trường hợp khách hàng có mã ưu đãi, nhấn vào đây và nhập mã ưu đãi của khách hàng.
  • Lưu ý: Mã ưu đãi thường được cửa hàng tạo trong cách Chiến dịch chăm sóc khách hàng.

1.4. Nhập Ghi chú (nếu có)

• Để thêm ghi chú đơn hàng, tại mục ghi chú (Dưới chức năng In phiếu tính tiền): Nhấn vào và nhập nội dung ghi chú.

• Để thêm ghi chú hàng hóa, tại cuối dòng hàng hóa cần ghi chú, nhấn , chọn Ghi chú và nhập nội dung vào khung Ghi chú

Lưu ý: Trường hợp cửa hàng muốn ghi chú hàng hóa trên hiển thị trên hóa đơn MTT, cần thực hiện thiết lập hóa đơn như sau:

• Vào Thiết lập\Thuế & Hóa đơn\Hóa đơn.
• Nhấn biểu tượng để sửa.
• Tại mục Hiển thị ghi chú hàng hóa trên hóa đơn điện tử, chọn Có.

2. Tính và thu tiền cho khách

2.1 Trả nợ

• Trường hợp khách hàng vẫn còn nợ tiền cửa hàng (Công nợ khách hàng) và thực hiện trả nợ cửa hàng khi mua hàng, nhập số tiền khách hàng trả nợ tại mục Trả nợ.
  • Lưu ý: Số tiền trả nợ phải nhỏ hơn hoặc bằng Số tiền khách nợ cửa hàng.

2.1. Chọn hình thức thanh toán

a, Trường hợp khách trả tiền ngay bằng tiền mặt:

• Nhập số tiền khách đưa, có thể nhập nhanh bằng cách nhấn chọn theo mệnh giá tiền hoặc chọn theo Gợi ý tiền mặt. 

b, Trường hợp khách thanh toán bằng hình thức Chuyển khoản/Thẻ/Ví

• Chọn phương thức Chuyển khoản/Thẻ/Ví.
• Nhập số tiền khách hàng thanh toán
• Chọn Tài khoản ngân hàng nhận tiền thanh toán.
• Nhấn Sinh QR.

• Nhấn In mã để thực hiện In mã bản cứng (nếu cần) và chờ khách hàng thanh toán.

• Lưu ý: Với cửa hàng thiết lập Tự động đóng màn hình đơn hàng và in phiếu tính tiền khi khách hàng thanh toán thành công qua đối tác thanh toán:
  • Cần đảm bảo đã hoàn tất thông tin đơn hàng bao gồm Nhập thông tin xuất hóa đơn và Phát hành hóa đơn (Nếu cần) để đảm bảo đơn hàng hoàn tất với đầy đủ thông tin đơn hàng để tránh sai sót.

c, Nếu khách thanh toán bằng nhiều hình thức (vừa chuyển khoản vừa tiền mặt)

• Tích Mũi tên cạnh chữ hình thức Ví điện tử  và Chọn Thanh toán nhiều hình thức.

Điền thông tin số tiền khách trả tương ứng với từng hình thức > Tích Đồng ý để lưu.

Lưu ý: Đơn hàng có số tiền phải thu >0 thì mới hiển thị tích chọn Thanh toán nhiều hình thức.

2.2 In phiếu tính tiền, phiếu thu nợ

• In phiếu tính tiền: Tích chọn In phiếu tính tiền để in phiếu và đưa tới khách hàng sau khi hoàn tất đơn hàng.

• In phiếu thu nợ: Trường hợp khách hàng có thực hiện trả nợ (Mục Trả nợ >0), hệ thống sẽ đồng thời hiển thị In phiếu tính tiền, In phiếu thu nợ.

2.3 Lưu nháp đơn hàng, In tạm tính

• Lưu nháp: Nhấn Lưu nháp để lưu đơn hàng.
  • Chi tiết về đơn lưu nháp xem thêm tại đây.
• In tạm tính: Nhấn In tạm tính để in trước phiếu tính tiền đưa khách hàng kiểm tra lại đơn hàng trước khi thực hiện thanh toán.

Lưu ý: Tính năng Lưu nháp đơn hàng và In tạm tính chỉ hiển thị khi người dùng Bật thiết lập.

2.3. Tại phần thông tin xuất hóa đơn

Trường hợp 1: Khách yêu cầu lấy hóa đơn – Phát hành ngay

– Chọn Thông tin xuất hóa đơn

• Trường hợp đơn hàng có thông tin khách hàng và cửa hàng thiết lập xuất hóa đơn Theo thông tin khách hàng trên đơn hàng ⇒ Hệ thống sẽ tự động bổ sung thông tin khách hàng vào đây
  • Có thể nhập lại thông tin khi khách hàng đó cung cấp thông tin khác => Hệ thống sẽ xuất hóa đơn theo thông tin được cập nhật mới nhất tại đây.
• Trường hợp chưa từng có thông tin khách hàng, nhập thông tin xuất hóa đơn khách hàng tại đây.
  • Loại đối tượng: Công ty/Hộ kinh doanh hoặc Cá nhân
  • Loại Hóa đơn: Hệ thống hiển thị loại hóa đơn sử dụng tại phần thiết lập hóa đơn
    • Nếu cửa hàng sử dụng 2 loại hóa đơn, chọn loại hóa đơn cần phát hành
• Nhập thông tin xuất hóa đơn tương ứng với loại đối tượng.
• Tích chọn Ký hóa đơn sau khi phát hành (Nếu cần): Hệ thống sẽ tự động sử dụng hình thức ký số mà người dùng đã thiết lập và thực hiện ký số.
  • Nếu cửa hàng kết nối 2 hình thức ký số: hệ thống sẽ ưu tiên sử dụng chữ ký số MISA eSign
  • Với Loại hóa đơn Bán hàng/GTGT: Bắt buộc Ký hóa đơn sau khi phát hành
  • Lưu ý: Hệ thống chưa hỗ trợ Ký hóa đơn sau khi phát hành với hóa đơn điện tử S – Invoice
• Nhấn Xem trước hóa đơn để xem trước hóa đơn máy tính tiền trước khi phát hành.

• Trên màn hình đơn hàng, hệ thống hiển thị đánh dấu Đã điền thông tin sau khi lưu thông tin xuất hóa đơn của người mua
• Tích chọn Phát hành ngay và nhấn Thanh toán để phát hành hóa đơn

• Mẫu hóa đơn in ra Hóa đơn thanh toán bao gồm đầy đủ thông tin cơ quan thuế yêu cầu

Trường hợp 2: Khách hàng cung cấp thông tin lấy hóa đơn – Chưa phát hành ngay

• Nếu Khách hàng cung cấp thông tin xuất hóa đơn ngay khi lên đơn: chọn Thông tin xuất hóa đơn

• Loại đối tượng: Công ty/Hộ kinh doanh hoặc Cá nhân
• Loại hóa đơn: Hệ thống hiển thị loại hóa đơn sử dụng tại phần thiết lập hóa đơn
  • Nếu cửa hàng sử dụng 2 loại hóa đơn, chọn loại hóa đơn cần phát hành
• Nhập thông tin xuất hóa đơn:
  • Trường hợp đơn hàng có thông tin khách hàng và cửa hàng thiết lập xuất hóa đơn Theo thông tin khách hàng trên đơn hàng ⇒ Hệ thống sẽ tự động bổ sung thông tin khách hàng vào đây
    • Có thể nhập lại thông tin khi khách hàng đó cung cấp thông tin khác => Hệ thống sẽ xuất hóa đơn theo thông tin được cập nhật mới nhất tại đây.
  • Trường hợp chưa từng có thông tin khách hàng, nhập thông tin xuất hóa đơn khách hàng tại đây.
  • Trường hợp muốn khai báo thông tin xuất hóa đơn sau: Không nhập thông tin xuất hóa đơn tại đây.
• Tích chọn Ký hóa đơn sau khi phát hành (Nếu cần): Hệ thống sẽ tự động sử dụng hình thức ký số mà người dùng đã thiết lập và thực hiện ký số.
  • Nếu cửa hàng kết nối 2 hình thức ký số: hệ thống sẽ ưu tiên sử dụng chữ ký số MISA eSign
  • Với Loại hóa đơn Bán hàng/GTGT: Bắt buộc Ký hóa đơn sau khi phát hành
  • Lưu ý: Hệ thống chưa hỗ trợ Ký hóa đơn sau khi phát hành với hóa đơn điện tử S – Invoice
• Nhấn Xem trước hóa đơn để xem trước hóa đơn máy tính tiền trước khi phát hành.

• Phát hành ngay: Không tích chọn phát hành ngay.

Sau khi nhấn Thanh toán đơn hàng không phát hành ngay, hệ thống chỉ hoàn tất đơn hàng và in Phiếu tính tiền.

• Trên phiếu tính tiền không có thông tin xuất hóa đơn điện tử, nhưng có hiển thị thêm mã QR để khách hàng khai báo thông tin xuất hóa đơn (Nếu cửa hàng có thiết lập In QR để tự nhập thông tin xuất hóa đơn).
  • Trường hợp đã điền thông tin xuất hóa đơn: Khi khách hàng quét mã QR, hệ thống sẽ hiển thị lại thông tin xuất hóa đơn mà thu ngân đã nhập trước đó.
  • Trường hợp chưa điền thông tin xuất hóa đơn: Khi khách hàng quét mã QR, hệ thống sẽ hiển thị form nhập thông tin xuất hóa đơn, khách hàng thực hiện khai báo thông tin xuất hóa đơn tại đây → Thông tin khách hàng khai báo sẽ được bổ sung vào thông tin xuất hóa đơn của đơn hàng.

Lưu ý:

• Mã QR điền thông tin xuất hóa đơn sẽ có hiệu liệu trong khoảng thời gian đã thiết lập tính từ thời điểm hoàn thành đơn hàng và trước 23h cùng ngày.
• Sau khi khách điền thông tin xuất hóa đơn tại đây: Phần mềm lưu lại thông tin xuất hóa đơn của khách hàng và phát hành tự động theo khung giờ (Cộng gộp thời gian mã QR có hiệu lực) nếu thiết lập phát hành hóa đơn tự động hoặc kế toán phát hành thủ công sau đó.
• Hết thời gian mã QR có hiệu lực, nếu khách hàng không khai báo thông tin xuất hóa đơn, hệ thống sẽ xuất hóa đơn theo thông tin thiết lập mặc định khi không có thông tin khách hàng: “Bán cho người tiêu dùng“.

Trường hợp 3: Khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn – Phát hành ngay

• Không cần thực hiện khai báo Thông tin xuất hóa đơn
• Tích chọn Phát hành ngay

Sau khi nhấn Thanh toán, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn cho khách lẻ và không cần thực hiện ký số.

• Thông tin xuất hóa đơn của đơn hàng sẽ theo thông tin thiết lập mặc định khi không có thông tin khách hàng: “Bán cho người tiêu dùng“.
• Đồng thời trên Phiếu tính tiền in ra hiển thị thông tin xuất hóa đơn mặc định đã thiết lập.

Trường hợp 4: Khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn – Chưa phát hành ngay

• Không cần khai báo Thông tin xuất hóa đơn
• Không tích chọn Phát hành ngay

Sau khi nhấn Thanh toán, hệ thống chỉ in Phiếu tính tiền. Trên phiếu tính tiền có mã QR (Nếu cửa hàng có thiết lập In QR để tự nhập thông tin xuất hóa đơn) để thu thập thông tin xuất hóa đơn của Khách hàng.

• Trường hợp phát hành tự động: Nếu hết thời gian mã QR có hiệu lực và khách hàng không khai báo thông tin xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn theo thông tin mặc định khi không có thông tin khách hàng “Bán cho người tiêu dùng“.
• Trường hợp phát hành thủ công: Người dùng khi phát hành hóa đơn thủ công, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn theo thông tin mặc định khi không có thông tin khách hàng.

Trường hợp 5: Xuất hóa đơn cho cá nhân/ tổ chức nước ngoài – Phát hành ngay

• Chọn Thông tin xuất hóa đơn
• Chọn Cá nhân
  • Điền ô Tên người mua (bắt buộc), Địa chỉ (bắt buộc)
  • Điền Email, Số điện thoại nếu có)
  • Điền Số hộ chiếu và bỏ trống ô Căn cước công dân,
  • Tích Ký hóa đơn sau khi phát hành.
  • Nhấn Lưu.
• Chọn Phát hành hóa đơn ngay
• Tích Thanh toán

3. Lưu ý

• Hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ chức năng nhân bản đơn hàng, nhân bản hóa đơn.
• Phần mểm chỉ cho phép thêm tối đa 5 tab đơn hàng ở bán hàng tại cửa hàng.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!