Thiết lập hóa đơn trên máy tính

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập hóa đơn trên phần mềm MISA eShop, bao gồm các tùy chọn liên quan đến hình thức thanh toán, hiển thị thông tin trên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng và cấu hình tự động phát hành hóa đơn. Phạm vi áp dụng cho người dùng quản trị cửa hàng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Tại màn hình tổng quan, chọn Thiết lập > Thuế & Hóa đơn > Hóa đơn.

Bước 2: Nhấn biểu tượng để tiến hành sửa.

Anh/Chị thực hiện thiết lập với các tùy chọn phù hợp:

• Hình thức thanh toán mặc định là TM/CK
  • Có: Hệ thống mặc định hình thức thanh toán là Tiền mặt/Chuyển khoản (TM/CK).
  • Không: Hóa đơn hiển thị đúng hình thức thanh toán của khách hàng.
• Hiển thị ghi chú hàng hóa trên hóa đơn điện tử
  • Có: Khi phát hành HĐĐT từ máy tính tiền cho đơn hàng có ghi chú, hóa đơn hiển thị ghi chú của từng mặt hàng.
  • Không: Hóa đơn không hiển thị ghi chú các mặt hàng.
• Hiển thị tên hàng hóa chi tiết trong combo
  • Có: Khi phát hành HĐĐT từ máy tính tiền cho đơn hàng có combo, hóa đơn hiển thị đầy đủ tên và số lượng từng mặt hàng trong combo.
  • Không: Chỉ hiển thị tên combo và số lượng combo, không liệt kê chi tiết từng mặt hàng bên trong.
• Ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng
  • Mô tả: Trên mỗi kênh bán có thể có nhiều mẫu hóa đơn với ký hiệu riêng.
  • Có: Phần mềm sử dụng mẫu hóa đơn đã chọn với kênh bán tương ứng.
  • Không: Sử dụng mẫu hóa đơn đã chọn là mẫu chung cho cả cửa hàng.
  • Lưu ý: Không hiển thị thiết lập này với người dùng đang kết nối S-Invoice và MobiFone Invoice.
• Thông tin mặc định khi khách hàng không cung cấp thông tin xuất hóa đơn điện tử
  • Tên người mua (Bắt buộc): Mặc định là “Khách lẻ”, có thể thay đổi.
  • Địa chỉ: Mặc định “Khách lẻ không lấy hóa đơn”, có thể thay đổi.
  • Sau khi thiết lập thông tin người mua mặc định:
    • Trên phần mềm bán hàng: Tại màn hình Thông tin phát hành HĐĐT, nếu hóa đơn không chọn khách hàng, hệ thống tự động hiển thị các thông tin mặc định đã thiết lập.
    • Trên Trang quản lý: Tại màn hình Thông tin phát hành HĐĐT, nếu hóa đơn không chọn khách hàng, hệ thống tự động lưu các thông tin mặc định đã thiết lập.
    • Phát hành HĐĐT hàng loạt/tự động: Với hóa đơn không có thông tin Người mua, hệ thống dùng thông tin mặc định này để phát hành.
• Hiển thị mã và tên cửa hàng trên hóa đơn điện tử
  • Tích chọn Có: Hệ thống mặc định lấy theo tên và mã cửa hàng trong thông tin cửa hàng ở phần thông tin chung, có thể sửa lại (nếu cần):
    • Tên cửa hàng: Tối đa 128 ký tự
    • Mã cửa hàng: Tối đa 50 ký tự
  • Tích chọn Không: Hóa đơn điện tử không hiển thị mã và tên cửa hàng khi xuất hóa đơn điện tử.
• In mã QR trên phiếu thanh toán để khách hàng tự nhập thông tin xuất hóa đơn
  • Có: Khi in phiếu tính tiền, phần mềm in kèm mã QR để khách hàng chủ động nhập thông tin xuất hóa đơn.
  • Không: Phiếu tính tiền không đính kèm mã QR.
• Tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
  • Có: Chọn khung giờ cụ thể. Hệ thống tự động phát hành cho tất cả hóa đơn trong ngày có trạng thái trên MISA eShop là Chờ thu COD, Hoàn thành.
    • Lưu ý: Nếu vượt quá thời gian đã chọn, hóa đơn có thể được phát hành vào ngày hôm sau. Khung giờ phát hành sớm nhất là 1h, muộn nhất là 23:30 trong ngày.
    • Tùy chọn kèm theo:
      • Không tự động phát hành hóa đơn cho đơn hàng 0đ hoặc đơn có hàng giảm giá 50%: Nếu tích chọn, hệ thống bỏ qua các đơn này khi phát hành tự động.
    • Kênh áp dụng:
      • Bán tại cửa hàng: Áp dụng phát hành theo khung giờ thiết lập.
      • Mạng xã hội và nguồn khác: ví dụ đơn hàng giao hàng qua đối tác vận chuyển. Áp dụng phát hành theo khung giờ thiết lập.
      • Shopee/TikTok Shop/Lazada:
        • Đang giao hàng: Phát hành HĐĐT mà không cần chờ đơn hàng hoàn tất.
        • Đã giao hàng – Chờ xác nhận: Khi trạng thái đơn trên sàn chuyển “Đã giao hàng” và hóa đơn trên eShop là “Chờ thu COD” thì tự động phát hành HĐĐT.
        • Đã giao hàng – Đã xác nhận: Khi trạng thái đơn trên sàn “Đã giao hàng” và hóa đơn trên eShop là “Hoàn thành” thì tự động phát hành HĐĐT.
  • Không: Không tự động phát hành.
• Nhận thông báo có hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn đã phát hành chưa gửi CQT
  • Có: Hệ thống gửi thông báo nhắc theo khung giờ đã chọn.
  • Không: Không gửi thông báo.
• Xuất HĐĐT mặc định khi khách hàng không cung cấp thông tin
  • Chọn “Thông tin mặc định khi không có thông tin khách hàng”: Hệ thống dùng bộ thông tin mặc định đã thiết lập để phát hành hóa đơn.
  • Chọn “Theo thông tin khách hàng trên đơn hàng”: Hệ thống dùng đúng thông tin được cung cấp trên đơn đặt hàng.

BẢNG TỔNG HỢP

3. Tự động gửi hóa đơn lên Cơ quan thuế

Thiết lập tự động gửi hóa đơn máy tính tiền đã phát hành lên CQT. Đơn vị thực hiện thiết lập trên phần mềm MISA meInvoice (không thao tác ở MISA eShop) như sau:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm MISA meInvoice: https://app3.meinvoice.vn/login/

Bước 2: Tại màn hình trang tổng quan, chọn Hệ thống\Tùy chọn\Tại mục Hóa đơn

• Tích chọn Quản lý hóa đơn/vé khởi tạo từ máy tính tiền
• Sau đó tích chọn Tự động gửi hóa đơn/vé khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế -> Tại đây, người dùng tiến hành thời gian gửi Cơ quan thuế, có thể chọn Theo khung giờ hoặc 1 -5 phút sau khi phát hành.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

Sau khi hoàn tất thiết lập:

• Những hóa đơn phát hành từ MISA eShop sẽ tự động gửi lên CQT theo thiết lập trên.
• Tính năng này chỉ hỗ trợ khi đơn vị đã kết nối chữ ký số từ xa MISA eSign hoặc chữ ký số nâng cao HSM, không hỗ trợ đối với khách hàng đang sử dụng ký số với chứng thư số USB Token.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!