Thiết lập hóa đơn trên máy tính

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập hóa đơn trên phần mềm MISA eShop, bao gồm các tùy chọn liên quan đến hình thức thanh toán, hiển thị thông tin trên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng và cấu hình tự động phát hành hóa đơn. Phạm vi áp dụng cho người dùng quản trị cửa hàng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Tại màn hình tổng quan, chon biểu tượng , chọn Thuế & Hóa đơn → Hóa đơn, nhấn Sửa

Bước 2: Thực hiện thiết lập với các tùy chọn phù hợp:

HIỂN THỊ

• Hình thức thanh toán mặc định là TM/CK
  • Bật: Hệ thống mặc định hình thức thanh toán là Tiền mặt/Chuyển khoản (TM/CK).
  • Tắt: Hóa đơn hiển thị đúng hình thức thanh toán của khách hàng.
• Hiển thị ghi chú hàng hóa trên hóa đơn điện tử
  • Bật: Khi phát hành HĐĐT từ máy tính tiền cho đơn hàng có ghi chú, hóa đơn hiển thị ghi chú của từng mặt hàng.
  • Tắt: Hóa đơn không hiển thị ghi chú các mặt hàng.
• Hiển thị tên hàng hóa chi tiết trong combo
  • Bật: Khi phát hành HĐĐT từ máy tính tiền cho đơn hàng có combo, hóa đơn hiển thị đầy đủ tên và số lượng từng mặt hàng trong combo.
  • Tắt: Chỉ hiển thị tên combo và số lượng combo, không liệt kê chi tiết từng mặt hàng bên trong.
• Hiển thị mã và tên cửa hàng trên hóa đơn điện tử
  • Bật: Hệ thống mặc định lấy theo tên và mã cửa hàng trong thông tin cửa hàng ở phần thông tin chung, có thể sửa lại (nếu cần):
    • Tên cửa hàng: Tối đa 128 ký tự
    • Mã cửa hàng: Tối đa 50 ký tự
  • Tắt: Hóa đơn điện tử không hiển thị mã và tên cửa hàng khi xuất hóa đơn điện tử.

• Ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng
  • Mô tả: Trên mỗi kênh bán có thể có nhiều mẫu hóa đơn với ký hiệu riêng.
  • Bật: Phần mềm sử dụng mẫu hóa đơn đã chọn với kênh bán tương ứng.
  • Tắt: Sử dụng mẫu hóa đơn đã chọn là mẫu chung cho cả cửa hàng.
  • Lưu ý: Không hiển thị thiết lập này với người dùng đang kết nối S-Invoice và MobiFone Invoice.

LOẠI HÓA ĐƠN SỬ DỤNG

♦ Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

• Sử dụng hóa đơn điện tử từ MTT: Bật tính năng khi người dùng sử dụng loại hóa đơn này. Sau đó, thực hiện các thiết lập sau
  • Nếu bên trên BẬT Ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng: Chọn ký hiệu hóa đơn đã thiết lập cho từng kênh bán.
    • Lưu ý: Hành động thiết lập mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, người dùng thực hiện trên MISA meInvoice.
  • Nếu bên trên KHÔNG BẬT Ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng: Chọn ký hiệu hóa đơn đã thiết lập và áp dụng cho toàn bộ hóa đơn trên mọi kênh bán.
• Áp dụng khi bán tại cửa hàng: Nếu bật, thu ngân có thể chọn loại hóa đơn phát hành khi bán tại cửa hàng
• Tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
  • Bật: Chọn khung giờ cụ thể. Hệ thống sẽ tự động phát hành toàn bộ hóa đơn của ngày bật và ngày liền kề trước đó 1 ngày.
    • Lưu ý: Nếu vượt quá thời gian đã chọn, hóa đơn có thể được phát hành vào ngày hôm sau. Khung giờ phát hành sớm nhất là 1h, muộn nhất là 23:30 trong ngày.
    • Tùy chọn kèm theo:
      • Không tự động phát hành hóa đơn cho đơn hàng 0đ hoặc đơn có hàng giảm giá 50%: Nếu tích chọn, hệ thống bỏ qua các đơn này khi phát hành tự động.
      • Không tự động phát hành hóa đơn của ngày liền trước: 
        • Nếu tích chọn: hệ thống chỉ phát hành hóa đơn phát sinh trong ngày hiện tại. Hóa đơn của ngày hôm trước (dù đủ điều kiện) sẽ không được tự động phát hành
          • Người dùng cần tự kiểm tra và phát hành thủ công các hóa đơn này.
        • Nếu không tích chọn: Giữ nguyên cơ chế hiện tại của tính năng Tự động phát hành hóa đơn. Hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn ngày hiện tại và các hóa đơn phát sinh muộn (ngoài khung giờ phát hành ngày hôm trước) vào khung giờ phát hành đầu tiên của ngày hôm sau.
  • Kênh áp dụng:
    • Bán tại cửa hàng: Áp dụng phát hành theo khung giờ thiết lập.
    • Mạng xã hội và nguồn khác: ví dụ đơn hàng giao hàng qua đối tác vận chuyển. Áp dụng phát hành theo khung giờ thiết lập.
    • Shopee/TikTok Shop/Lazada:
      • Đang giao hàng: Phát hành HĐĐT mà không cần chờ đơn hàng hoàn tất.
      • Đã giao hàng – Chờ xác nhận: Khi trạng thái đơn trên sàn chuyển “Đã giao hàng” và hóa đơn trên eShop là “Chờ thu COD” thì tự động phát hành HĐĐT.
      • Đã giao hàng – Đã xác nhận: Khi trạng thái đơn trên sàn “Đã giao hàng” và hóa đơn trên eShop là “Hoàn thành” thì tự động phát hành HĐĐT.
    • Lưu ý: Phát hành hóa đơn sàn TMĐT từ khi đơn hàng chuyển sang trạng thái được chọn. Người dùng nên kiểm tra danh sách hóa đơn vào cuối ngày để tránh bỏ sót các đơn hàng không được phát hành tự động, do thiếu thông tin về thời gian cập nhật trạng thái đơn hàng từ Shopee, TikTok Shop và Lazada.
  • Đối với đơn hàng có yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền, Đổi trả, Hủy đơn, Giao hàng thất bại, cần phát hành HĐ điều chỉnh, thay thế
    • Đơn hàng có yêu cầu trả hàng hoàn tiền, có đổi trả và chưa phát hành hóa đơn gốc thì:
      • Nếu chọn Tự động phát hành hóa đơn gốc: Hệ thống tự động phát hành hóa đơn gốc khi đơn hàng xảy ra các điều kiện trên.
      • Nếu chọn Không tự động phát hành hóa đơn gốc: Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn, người dùng cần thực hiện tự phát hành thủ công.
    • Đơn hàng đã phát hành hóa đơn gốc và có phát sinh điều chỉnh/thay thế hóa đơn thì:
      • Nếu chọn Tự động phát hành hóa đơn điều chinh/thay thế: Hệ thống tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh thay thế khi đơn hàng xảy ra các điều kiện trên.
      • Nếu chọn Không tự động phát hành hóa đơn điều chinh/thay thế: Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh thay thế, người dùng cần thực hiện tự phát hành thủ công.
    • Lưu ý: Hệ thống vẫn luôn duy trì tính năng phát hành hóa đơn gốc tự động theo thiết lập chính tại thời điểm hóa đơn gốc chưa phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
      • Mọi đơn hàng dù được thiết tự động phát hành hay không, nhưng trước thời điểm phát hành tự động, đơn hàng vẫn luôn hiển thị ở danh sách Hóa đơn chưa phát hành để nguời dùng có thể chủ động kiểm tra và tự phát hành nếu muốn.
      • Các trường hợp Trả lại toàn bộ đơn hàng hoặc Hủy đơn trước khi hóa đơn gốc phát hành: Hệ thống sẽ không tự động phát hành hóa đơn.
• Không bật tính năng Tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Hệ thống không tự động phát hành, người dùng chủ động tự phát hành theo đúng quy định.

♦ Hóa đơn bán hàng

• Sử dụng hóa đơn bán hàng: Bật tính năng khi người dùng sử dụng loại hóa đơn này. Sau đó, thực hiện các thiết lập sau
  • Nếu bên trên BẬT Ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng: Chọn ký hiệu hóa đơn đã thiết lập cho từng kênh bán.
    • Lưu ý: Hành động thiết lập mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, người dùng thực hiện trên MISA meInvoice.
  • Nếu bên trên KHÔNG BẬT Ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng: Chọn ký hiệu hóa đơn đã thiết lập và áp dụng cho toàn bộ hóa đơn trên mọi kênh bán.
• Áp dụng khi bán tại cửa hàng: Nếu bật, thu ngân có thể chọn loại hóa đơn phát hành khi bán tại cửa hàng.
• Lưu ý: Tính năng tự động phát hành hóa đơn không áp dụng cho loại hóa đơn bán hàng.

THÔNG TIN XUẤT HÓA ĐƠN

• Xuất HĐĐT mặc định khi khách hàng không cung cấp thông tin
  • Chọn “Thông tin mặc định khi không có thông tin khách hàng”: Hệ thống dùng bộ thông tin mặc định đã thiết lập để phát hành hóa đơn.
  • Chọn “Theo thông tin khách hàng trên đơn hàng”: Hệ thống dùng đúng thông tin được cung cấp trên đơn đặt hàng.
    • Đơn hàng từ sàn TMĐT: hệ thống sẽ lấy dữ liệu người mua trên sàn về để xuất hóa đơn: Tên người mua, địa chỉ, số điện thoại
    • Đơn hàng Bán tại cửa hàng: 
      • Trường hợp không có thông tin người mua: Xuất theo thông tin mặc định đã thiết lập
      • Trường hợp có thông tin người mua: Xuất hóa đơn theo thông tin người mua để lại khi tạo đơn hàng
    • Đơn hàng từ MXH và nguồn khác: Xuất hóa đơn theo thông tin người nhận khi tạo đơn hàng
      • Khi nhập thông tin người nhận → Thông tin người nhận vừa nhập tương ứng vào các trường của thông tin người mua
• Thông tin mặc định khi khách hàng không cung cấp thông tin xuất hóa đơn điện tử
  • Tên người mua (Bắt buộc): Mặc định là “Bán cho người tiêu dùng”
  • Địa chỉ: Nhập địa chỉ nếu cần.
  • Sau khi thiết lập thông tin người mua mặc định:
    • Trên phần mềm bán hàng: Tại màn hình Thông tin phát hành HĐĐT, nếu hóa đơn không chọn khách hàng, hệ thống tự động hiển thị các thông tin mặc định đã thiết lập.
    • Trên Trang quản lý: Tại màn hình Thông tin phát hành HĐĐT, nếu hóa đơn không chọn khách hàng, hệ thống tự động lưu các thông tin mặc định đã thiết lập.
    • Phát hành HĐĐT hàng loạt/tự động: Với hóa đơn không có thông tin Người mua, hệ thống dùng thông tin mặc định này để phát hành.
• In mã QR trên phiếu thanh toán để khách hàng tự nhập thông tin xuất hóa đơn
  • Bật: Khi in phiếu tính tiền, phần mềm in kèm mã QR để khách hàng chủ động nhập thông tin xuất hóa đơn.
    • Nhập thời gian mã QR có hiệu lực trên phiếu tính tiền tính từ thời điểm thu tiền
    • Lưu ý: Khi bật tính năng In mã QR nhập thông tin hóa đơn và tính năng Tự động phát hành hoá đơn, hệ thống sẽ chờ đến khi mã QR hết hiệu lực rồi mới tiến hàng phát hành hóa đơn.
      • Cụ thể: Nếu thời gian hiệu lực của QR trùng hoặc vượt qua khung giờ phát hành hóa đơn đã thiết lập, thời điểm phát hành hóa đơn cho đơn hàng đó sẽ được tự động lùi lại tương ứng.
  • Tắt: Phiếu tính tiền không đính kèm mã QR.
• Nhận thông báo có hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn đã phát hành chưa gửi CQT
  • Bật: Hệ thống gửi thông báo nhắc theo khung giờ đã chọn.
    • Chọn các thời điểm cần hệ thống thông báo thông tin
  • Tắt: Không gửi thông báo.

Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu

Bảng tổng hợp

3. Tự động gửi hóa đơn lên Cơ quan thuế

Thiết lập tự động gửi hóa đơn máy tính tiền đã phát hành lên CQT. Đơn vị thực hiện thiết lập trên phần mềm MISA meInvoice (không thao tác ở MISA eShop) như sau:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm MISA meInvoice: https://app3.meinvoice.vn/login/

Bước 2: Tại màn hình trang tổng quan, chọn Hệ thống\Tùy chọn\Tại mục Hóa đơn

• Tích chọn Quản lý hóa đơn/vé khởi tạo từ máy tính tiền
• Sau đó tích chọn Tự động gửi hóa đơn/vé khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế → Tại đây, người dùng tiến hành thời gian gửi Cơ quan thuế, có thể chọn Theo khung giờ hoặc 1 – 5 phút sau khi phát hành.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

Sau khi hoàn tất thiết lập:

• Những hóa đơn phát hành từ MISA eShop sẽ tự động gửi lên CQT theo thiết lập trên.
• Tính năng này chỉ hỗ trợ khi đơn vị đã kết nối chữ ký số từ xa MISA eSign hoặc chữ ký số nâng cao HSM, không hỗ trợ đối với khách hàng đang sử dụng ký số với chứng thư số USB Token.

4. Lưu ý

• Với các đơn hàng có thông tin khách hàng bị mã hóa với ký tự đặc biệt: Hệ thống sẽ tự động loại bỏ ký tự đặc biệt khi phát hàng hóa đơn:
  • Áp dụng với cả phát hành tự động và phát hành thủ công, khi phát hành 1 đơn hay phát hành hàng loạt.
  • Khi đồng bộ sang các phần mềm kế toán: Thông tin khách hàng trên hóa đơn cũng sẽ tự động loại bỏ các ký tự đặc biệt.

Chúc anh/chị thao tác thành công!