Xử lý hủy đơn tự giao mạng xã hội/nguồn khác khi giao hàng thất bại (trên máy tính)

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xử lý hủy đơn tự giao trên kênh bán Mạng xã hội và Nguồn khác khi giao hàng thất bại, bao gồm các bước hủy đơn lẻ, hủy hàng loạt và xử lý đơn đã đặt cọc. Đồng thời, hướng dẫn phát hành hóa đơn điều chỉnh sau khi hủy đơn, đảm bảo dữ liệu kế toán và kho được cập nhật chính xác.

2. Các bước thực hiện

2.1 Hủy đơn của đơn tự giao trên kênh bán Mạng xã hội và Nguồn khác

Với các đơn có ĐVVC là Tự giao, người dùng chủ động tự cập nhật trạng thái đơn hàng. Khi giao hàng thất bại, người dùng có thể Hủy đơn hàng ở các trạng thái Chờ lấy hàng, Đã bàn giao cho ĐVVC, Đang giao hàng, Đã giao theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập danh sách đơn hàng Mạng xã hội (hay Nguồn khác)

Bước 2: Truy cập danh sách trạng thái của đơn cần hủy

Ví dụ: Đơn cần Hủy đang ở trạng thái đang giao hàng, người dùng chọn tab Đang giao hàng.

Bước 3: Thực hiện Hủy đơn.

Hủy đơn hàng lẻ

• Tìm kiếm đơn cần hủy và chọn chức năng Hủy đơn.

• Chọn lý do hủy đơn

• Và nhấn Đồng ý để hoàn tất.

Các đơn Hủy sẽ nằm trong danh sách Đơn Hủy.

Hủy đơn hàng loạt

• Tích chọn các đơn cần hủy và chọn Hủy đơn.

• Chọn lý do hủy đơn và nhấn Đồng ý để hoàn tất.

• Các đơn Hủy sẽ nằm trong danh sách Đơn Hủy.

Trường hợp hủy đơn đã đặt cọc

Với trường hợp đơn hàng đã đặt cọc:

• Khi người dùng hủy, hệ thống hiển thị thông báo -> chọn hình thức xử lý tiền đặt cọc và nhấn Đồng ý để hoàn tất.
  • Xóa phiếu thu đặt cọc -> Hệ thống xóa phiếu đặt cọc/trả trước liên quan.
  • Sinh phiếu chi trả lại tiền cọc -> Nhập số tiền trong phiếu chi và Hình thức chi trả.
• Nhấn Đồng ý để hoàn tất.

Sau khi hoàn tất hủy đơn:

• Hệ thống sẽ Xóa phiếu xuất kho tự động và cộng lại số lượng tồn kho tương ứng.
• Hệ thống sẽ hủy tất cả dữ liệu của đơn hàng trong các bản báo cáo.
• Với các đơn bị hủy đã phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ sinh hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc bị hủy và nằm trong danh sách hóa đơn chưa phát hành có tham chiếu tới đơn hàng gốc.

2.2 Hướng dẫn phát hành hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Truy cập danh sách hóa đơn chưa phát hành:

• Với các hóa đơn điều chỉnh, thông tin phát hành được lấy tự động từ hóa đơn gốc, khi chưa phát hành, người dùng có thể sửa lại thông tin trước khi phát hành.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điều chỉnh.

Phát hành tự động hóa hóa đơn

• Trường hợp đơn hàng gốc chưa phát hành hóa đơn, sau đó bị hủy: Đơn này không đủ điều kiện tự động phát hành hóa đơn => Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh cũng không được sinh ra.
• Trường hợp đơn hàng đã phát hành hóa đơn, sau đó bị hủy: Đơn này đủ điều kiện phát hành => Hệ thống áp dụng tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh.

Phát hành thủ công từng hóa đơn

• Tại danh sách hóa đơn chưa phát hành, chọn Phát hành hóa đơn điều chỉnh.

• Khai báo thông tin phát hành hóa đơn -> Nhấn Phát hành để hoàn tất.

Phát hành hàng loạt hóa đơn

• Tích chọn các hóa đơn điều chỉnh cần phát hành, nhấn Phát hành
  • Khai báo thông tin phát hành, nhấn Phát hành để hoàn tất.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!