Hướng dẫn phát hành lại hóa đơn bị CQT từ chối do sai thông tin địa điểm kinh doanh (trên máy tính)

1. Tổng quan

Theo thông báo của Cơ quan thuế, các Hộ kinh doanh (HKD) và Cá nhân kinh doanh (CNKD) trên dữ liệu hóa đơn (XML) phải ghi rõ và chính xác các thông tin của từng địa điểm kinh doanh bao gồm Mã địa điểm kinh doanh, Tên địa điểm kinh doanh và Địa chỉ địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

Bài viết hướng dẫn cách người dùng cách xử lý lỗi phát hành hóa đơn bị CQT từ chối do thiếu hoặc sai thông tin mã địa điểm kinh doanh trên MISA eShop. Nội dung bao gồm các bước kiểm tra, cập nhật thông tin tại MISA meInvoice và phát hành lại hóa đơn bị Cơ quan thuế từ chối do sai thông tin địa điểm kinh doanh.

2. Các bước thực hiện

2.1 Trường hợp phát hành hóa đơn lỗi do không có thông tin mã địa điểm kinh doanh

Nếu không bổ sung thông tin mã địa điểm kinh doanh, người dùng sẽ không thể sử dụng chức năng phát hành hóa đơn.

Khi thực hiện phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ hiển thị thông báo Phát hành hóa đơn lỗi do thiếu thông tin địa điểm kinh doanh, trong các trường hợp:

• Phát hành hóa đơn khi lên đơn bán tại cửa hàng;
• Phát hành hóa đơn trên danh sách Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn chưa phát hành (Phát hành lần lượt từng hóa đơn, Phát hành hàng loạt hóa đơn).

Người dùng thực hiện theo hướng dẫn dưới đây để có thể tiếp tục thực hiện phát hành hóa đơn trên phần mềm.

Bước 1: Truy cập MISA meInvoice để kiểm tra và cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh

• Nhấn Truy cập MISA meInvoice trên thông báo.
  • Lưu ý: Nút Truy cập MISA meInvoice chỉ hiển thị với người dùng có quyền Quản trị hệ thống hoặc quyền Kết nối ứng dụng hóa đơn. Nếu không có quyền, người dùng liên hệ quản lý cửa hàng để thực hiện cập nhật.

Sau khi nhấn truy cập MISA meInvoice, hệ thống tự động điều hướng sang màn hình cập nhật địa chỉ kinh doanh trên hóa đơn của MISA meInvoice, người dùng thực hiện:

• Khai báo Mã địa điểm kinh doanh trên Hồ sơ hóa đơn điện tử
  • Lưu ý: Để tra cứu mã địa điểm kinh doanh, anh chị thực hiện theo hướng dẫn chi tiết Tại đây.

• Tích chọn Hiển thị tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh trên mẫu hóa đơn đối với các mẫu hóa đơn cần thiết lập hiển thị thông tin.
  • Trường hợp tích chọn: Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh sẽ hiển thị trên hóa đơn.
  • Trường hợp không tích chọn: Giữ nguyên thiết lập hiện tại trên mẫu, không cập nhật.

• Tích chọn Là địa điểm kinh doanh chính
  • Nếu đã thiết lập tại Hồ sơ hóa đơn điện tử, tích chọn với mẫu hóa đơn nào, phần mềm sẽ tự động cập nhật mã địa điểm kinh doanh chính theo thiết lập tại mẫu hóa đơn đó.
  • Nếu không có quyền thiết lập tại Hồ sơ hóa đơn điện tử, trỏ chuột trực tiếp để cập nhật tại mỗi dòng thông tin.

• Tích xác thực cam kết trách nhiệm khai báo.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý: 

• Mã địa điểm kinh doanh sẽ được ngầm định hiển thị ở lần cập nhật đầu tiên. Các lần cập nhật sau sẽ giữ nguyên thiết lập trên mẫu.
• Khi tích chọn Hiển thị tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh trên mẫu hóa đơn, Là địa điểm kinh doanh chính phần mềm sẽ tự động cập nhật nội dung theo thiết lập tích chọn nhưng không lưu lại note tick cho các lần sau. Anh chị có thể theo dõi Nhật ký thiết lập tại mục Hệ thống.

→ Xem chi tiết hướng dẫn thiết lập hiển thị thông tin địa điểm kinh doanh tại từng mẫu hóa đơn trên MISA meInvoice tại đây.

Sau khi hoàn tất thiết lập trên MISA meInvocie, hệ thống sẽ đồng bộ thông tin với MISA eShop, người dùng thực hiện phát hành hóa đơn như thông thường.

2.2 Trường hợp hóa đơn bị CQT từ chối do sai thông tin mã địa điểm kinh doanh

Nếu người dùng đã bổ sung thông tin địa điểm kinh doanh nhưng chưa chính xác, khi hệ thống phát hành hóa đơn và gửi lên Cơ quan thuế, hóa đơn sẽ bị Cơ quan thuế từ chối do Sai thông tin địa điểm kinh doanh.

• Lúc này, phần mềm sẽ hiển thị thông báo về các hóa đơn bị CQT từ lỗi do sai thông tin địa điểm kinh doanh.

Để thực hiện phát hành lại các hóa đơn bị CQT từ chối, người dùng thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập MISA meInvoice để kiểm tra và cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh

• Tại Bước 1 trên thông báo HÓA ĐƠN BỊ CƠ QUAN THUẾ TỪ CHỐI do sai mã địa điểm kinh doanh, nhấn Truy cập MISA meInvoice.
  • Lưu ý: Nút Truy cập MISA meInvoice chỉ hiển thị với người dùng có quyền Quản trị hệ thống hoặc quyền Kết nối ứng dụng hóa đơn. Với các quyền khác, người dùng liên hệ quản lý cửa hàng để thực hiện cập nhật.

Sau khi nhấn truy cập MISA meInvoice, hệ thống tự động điều hướng sang màn hình cập nhật địa chỉ kinh doanh trên hóa đơn của MISA meInvoice, người dùng thực hiện:

• Khai báo Mã địa điểm kinh doanh trên Hồ sơ hóa đơn điện tử
  • Lưu ý: Để tra cứu mã địa điểm kinh doanh, anh chị thực hiện theo hướng dẫn chi tiết Tại đây.

• Tích chọn Hiển thị tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh trên mẫu hóa đơn đối với các mẫu hóa đơn cần thiết lập hiển thị thông tin.
  • Trường hợp tích chọn: Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh sẽ hiển thị trên hóa đơn.
  • Trường hợp không tích chọn: Giữ nguyên thiết lập hiện tại trên mẫu, không cập nhật.

• Tích chọn Là địa điểm kinh doanh chính
  • Nếu đã thiết lập tại Hồ sơ hóa đơn điện tử, tích chọn với mẫu hóa đơn nào, phần mềm sẽ tự động cập nhật mã địa điểm kinh doanh chính theo thiết lập tại mẫu hóa đơn đó.
  • Nếu không có quyền thiết lập tại Hồ sơ hóa đơn điện tử, trỏ chuột trực tiếp để cập nhật tại mỗi dòng thông tin.

• Tích xác thực cam kết trách nhiệm khai báo.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý: 

• Mã địa điểm kinh doanh sẽ được ngầm định hiển thị ở lần cập nhật đầu tiên. Các lần cập nhật sau sẽ giữ nguyên thiết lập trên mẫu.
• Khi tích chọn Hiển thị tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh trên mẫu hóa đơn, Là địa điểm kinh doanh chính phần mềm sẽ tự động cập nhật nội dung theo thiết lập tích chọn nhưng không lưu lại note tick cho các lần sau. Anh chị có thể theo dõi Nhật ký thiết lập tại mục Hệ thống.

→ Xem chi tiết hướng dẫn thiết lập hiển thị thông tin địa điểm kinh doanh tại từng mẫu hóa đơn trên MISA meInvoice tại đây.

Bước 2: Phát hành lại hóa đơn bị CQT từ chối

Sau khi hoàn tất thiết lập trên MISA meInvoice, người dùng quay lại trang web phần mềm MISA eShop, và tiếp tục thực hiện bước 2 theo hướng dẫn trên thông báo.

• Nhấn Phát hành lại hóa đơn.

Lúc này, hệ thống điều hướng người dùng sang danh sách Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn đã phát hành và lọc sẵn danh sách các hóa đơn bị CQT từ chối với lý do sai thông tin địa điểm kinh doanh:

• Người dùng nhấn Phát hành lại để phát hành thủ công lại từng hóa đơn bị CQT từ chối.

• Hoặc tích chọn các hóa đơn cùng trạng thái gửi CQT từ chối với cùng lý do sai thông tin địa điểm kinh doanh và nhấn Phát hành lại.

3. Lưu ý

Trường hợp hóa đơn đã được phát hành lại trên MISA meInvoice, MISA eShop sẽ không thể ghi nhận và cập nhật lại trạng thái mới của hóa đơn. Vì vậy, dù hóa đơn đã phát hành và được cơ quan thuế chấp nhận, trên MISA eShop vẫn tiếp tục hiển thị thông báo lỗi như trước.

• Người dùng có thể tắt thông báo phát hành lỗi với các hóa đơn này bằng cách: Tích chọn Đã hiểu và không hiển thị lần sau → Sau đó nhấn Đã hiểu để hoàn tất tắt thông báo.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!