I. Tổng quan
Khi gửi hàng mẫu, hàng tặng cho KOC/KOL hoặc biếu tặng đối tác, cửa hàng cần ghi nhận đầy đủ thông tin hàng hóa mẫu/biếu/tặng và phát hành hóa đơn hàng cho các hàng hóa này theo quy định.
Bài viết hướng dẫn anh/chị thực hiện các nghiệp vụ gửi hàng mẫu, hàng tặng cho KOC/KOL hoặc biếu tặng đối tác đúng quy định.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thiết lập cho phép thanh toán Không thu tiền
Để sử dụng được hình thức này, anh/chị cần thực hiện cấu hình trong phần thiết lập của hệ thống.
Bước 1: Truy cập trang Thiết lập\Thiết lập chung\Bán hàng, nhấn Sửa
Bước 2: Bật thiết lập hình thức thanh toán Không thu tiền
- Tại mục THANH TOÁN > Tại cửa hàng, mạng xã hội, nguồn khác > Cho phép lên đơn bán hàng với hình thức Không thu tiền, nhấn chuyển sang trạng thái Bật.
- Tại trường Ghi chú trên HDDT (Bắt buộc): Nhập nội dung muốn hiển thị trên hóa đơn, tối đa 500 ký tự. Hệ thống đang mặc định nội dung là “Hàng mẫu không thu tiền“
- Nhấn Lưu để hoàn tất
2. Lên đơn hàng Không thu tiền
2.1 Bán tại cửa hàng (POS)
Tại màn hình lên đơn POS, anh/chị thực hiện:
- Chọn các mặt hàng cần xuất và khai báo thông tin đơn hàng.
- Tại phần Phương thức thanh toán, chọn Không thu tiền.
- Hoàn thiện thông tin đơn hàng và nhấn Thanh toán để hoàn tất đơn hàng.
Lưu ý:
- Với các đơn không thu tiền khi hoàn tất thanh toán, hệ thống sẽ chỉ sinh phiếu xuất kho, không sinh phiếu thu và không ghi nợ khách hàng.
- Nếu khách hàng trên đơn còn công nợ với cửa hàng:
- Trước khi chọn phương thức thanh toán, nếu đã nhập tiền tại trường thông tin Trả nợ, không thể chọn phương thức Không thu tiền.
- Khi thông tin số tiền trả nợ = 0, nếu chọn phương thức thanh toán không thu tiền, thông tin trả nợ sẽ bị ẩn trên trang bán hàng.
2.2 Đơn hàng Mạng xã hội hoặc Nguồn khác
Tại màn hình lên đơn MXH/Nguồn khác, anh/chị thực hiện:
- Chọn các mặt hàng cần xuất và khai báo thông tin đơn hàng.
- Tại phần Phương thức thanh toán, chọn Không thu tiền.
- Lưu ý về phí giao hàng: Nếu Phí giao hàng cửa hàng thu khách > 0, hệ thống vẫn ghi nhận khoản này vào Còn phải thu (COD) để theo dõi công nợ với đơn vị giao vận như bình thường.
- Nhấn Lưu/Chốt đơn/Chốt đơn và Nhận xử lý.
III. Phát hành hóa đơn cho hàng mẫu, hàng biếu tặng khách hàng (không thu tiền)
- Với các đơn hàng không thu tiền, anh/chị vẫn thực hiện phát hành hóa đơn tương tự như các đơn hàng thông thường.
- Tuy nhiên, trên danh sách hàng hóa trên hóa đơn, dòng đầu tiên của danh sách hàng hóa, hệ thống sẽ hiển thị ghi chú trên hóa đơn với nội dung cửa hàng đã thiết lập tại mục 1. Thiết lập cho phép thanh toán Không thu tiền.
- Hình thức thanh toán trên hóa đơn: Hệ thống sử dụng hình thức thanh toán dựa trên Thiết lập hóa đơn\Hình thức thanh toán mặc định:
- Nếu bật thiết lập Hình thức thanh toán mặc định là TM/CK: Hình thức thanh toán trên hóa đơn là TM/CK.
- Nếu không bật thiết lập Hình thức thanh toán mặc định là TM/CK: Hình thức thanh toán trên hóa đơn là Không thu tiền.
- Hóa đơn sau khi phát hành:
IV. Các ảnh hưởng đơn hàng Không thu tiền
- Đổi trả: Hệ thống không cho phép thực hiện nghiệp vụ đổi trả đối với các đơn hàng có hình thức thanh toán Không thu tiền.
- Kế toán: Các đơn hàng có hình thức Không thu tiền hệ thống chưa đáp ứng đẩy sang phần mềm kế toán (AMIS, Kế toán doanh nghiệp, HKD…).
- Thuế và Kê khai:
- Doanh thu tính thuế TNCN và Tiền thuế TNCN của các đơn này sẽ bằng 0.
- Các chỉ tiêu về thuế GTGT và doanh thu khác vẫn được ghi nhận bình thường theo quy định.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!