Thêm mới hàng hóa/dịch vụ phiên bản máy tính

I. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách khai báo hàng hóa, dịch vụ tại cửa hàng trên phần mềm. Bao gồm hai phương pháp: tự khai báo từng hàng hóa, dịch vụ.

Lưu ý: Tên hàng hóa không được chứa ký tự đặc biệt. Phần mềm không hỗ trợ gộp hàng hóa.

II. Các bước thực hiện

1. Hàng hóa

Bước 1: Truy cập danh sách hàng hóa

Vào Danh mục > Hàng hóa

• Tại danh sách hàng hóa, hệ thống thể hiện chi tiết các thông tin:
  • Mã hàng hóa
  • Tên hàng hóa
  • Giá bán
  • Đơn vị tính
  • Loại hàng hóa
  • Trạng thái
  • Tồn kho hàng hóa
  • …

• Người dùng có thể tùy chỉnh lại giao diện danh sách hàng hóa bằng cách: nhấn biểu tượng :
  • Tích chọn hiển thị để hiện thị trường thông tin
  • Bỏ tích chọn để ẩn thông tin
  • Tích chọn Cột cố định để cố định vị trí cột
  • Nhấn giữ trường thông tin và di chuyển để đưa vào vị trí muốn hiển thị.
  • Độ rộng: Hệ thống đã mặc định độ rộng của cột phù hợp với từng trường thông tin, người dùng có thể thay đổi lại để có độ rộng phù hợp. Đơn vị tính độ rộng: Pixel.

-> Nhấn Đồng ý để hoàn tất tùy chỉnh.

Lưu ý: Tại danh sách hàng hóa, hệ thống hiển thị thông tin tồn kho thực tế của hàng hóa dựa trên đơn vị tính cơ bản

• Khi nhấn vào số lượng tồn kho để xem chi tiết thông tin tồn kho của hàng hóa:
  • Với hàng hóa không có thuộc tính và chưa từng có đơn hàng MXH, Sàn, Nguồn khác: Hệ thống chỉ hiển thị số lượng Tồn thực tế của hàng hóa theo từng kho.

• • Với hàng hóa không có thuộc tính và có ít nhất 1 đơn từ MXH, Sàn, Nguồn khác: Hệ thống chỉ hiển thị số lượng Tồn thực tế, Số lượng có thể bán và Số lượng đặt hàng của hàng hóa theo từng kho.

• • Nếu hàng hóa có thuộc tính: Hệ thống hiển thị danh sách hàng hóa chi tiết theo thuộc tính và theo từng kho của thuộc tính hàng hóa đó.

Lưu ý: 

• Số lượng đặt hàng: là số lượng hàng hóa từ đơn trên Mạng xã hội/Sàn TMĐT/Nguồn khác ở trạng thái Đơn mới, Chờ xử lý, Chờ lấy hàng. Các hàng hóa này đã được đặt mua nhưng chưa đưa xuất kho đưa đơn vị vận chuyển.
• Tồn kho có thể bán = Tồn kho thực tế – SL đặt hàng

Bước 2. Thêm mới

Nhấn Thêm mới

Khai báo thông tin hàng hóa:

• Mã hàng hóa: Nếu người dùng không nhập, hệ thống sẽ tự động sinh mã.
• Tên hàng hóa (bắt buộc nhập): Giới hạn 255 Ký tự
• Thương hiệu: Chọn 1 nhóm hàng hóa trong danh mục nhóm hàng hóa đã tạo
• Mã vạch: Nhập mã vạch hàng hóa, nếu người dùng không nhập, hệ thống sẽ tự động sinh mã.
  • Trường hợp cửa hàng sử dụng luôn mã vạch, tem nhãn có sẵn của nhà cung cấp để quản lý và quét mã hàng hóa khi bán hàng (Ví dụ: Các hàng hóa như Kính mắt, Trang sức, Đồng hồ,…). Có thể khai báo thông tin này tại phần Mã vạch.
• Nhóm hàng hóa: Chọn 1 nhóm hàng hóa trong danh mục nhóm hàng hóa đã tạo
• Giá bán: Nhập giá bán hàng hóa
• Trọng lượng: Nhập trong lương hàng hóa với đơn vị gam.
• Đơn giá vốn: Được cập nhật khi thực hiện nhập kho hàng hóa,
  • Lưu ý: Không thể tự thêm/sửa/xóa đơn giá vốn khi Thêm mới hàng hóa.

Bước 4. Đơn vị tính

Đơn vị tính cơ bản: Nhập đơn vị tính cơ bản của hàng hóa, nên nhập đơn vị tính nhỏ nhất hoặc đơn vị tính thường dùng nhất.

• Trường hợp cửa hàng bán hàng với nhiều đơn vị tính hoặc có nhu cầu theo dõi nhập – xuất hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, nhấn Thêm đơn vị chuyển đổi -> Sau đó thực hiện khai báo các thông tin:
  • Tên đơn vị: Chọn 1 đơn vị tính có sẵn trong danh sách hoặc nhấn Thêm mới để thêm đơn vị tính (Khác với đơn vị tính cơ bản).
  • Tỷ lệ quy đổi: Nhập Nhập số lượng đơn vị tính cơ bản để bằng 1 đơn vị tính chuyển đổi.
  • Mã vạch: Nhập mã vạch hàng hóa, nếu người dùng không nhập, hệ thống sẽ tự động sinh mã.
  • Bán mặc định: Tích chọn khi hàng hóa được bán chủ yếu với đơn vị tính chuyển đổi.
  • Nhập mặc định: Tích chọn khi hàng hóa được nhập chủ yếu với đơn vị tính chuyển đổi.

Ví dụ: Hàng hóa Bánh snack Lay’s có ĐVT cơ bản là Gói, ĐVT chuyển đổi là Bịch với 5 Gói là 1 Bịch, khi nhập trên hệ thống sẽ như sau:

• Đơn vị tính cơ bán: Gói
• Đơn vị tính chuyển đổi:
  • Tên đơn vị tính: Bịch
  • Tỷ lệ quy đổi: 5
  • Bán mặc định chủ yếu là Gói nên sẽ ko tích chọn (Bỏ trống ô này).
  • Nhập mặc định chủ yếu là Bịch nên sẽ tích chọn.

Lưu ý:  Trường hợp hàng hóa đã tạo nhưng bị sai thông tin đơn vị tính, có 2 trường hợp xảy ra:

– Trường hợp hàng hóa chưa có phát sinh (chỉ thêm mới hàng hóa, chưa cập nhật tồn kho đầu kỳ, lên đơn bán hàng, xuất, nhập kho… liên quan tới hàng hóa này):

• Xử lý: Vào danh mục Hàng hóa -> Chọn hàng hóa -> Bấm Sửa -> Chọn lại Đơn vị tính đúng tại mục Đơn vị cơ bản -> Lưu lại.

– Trường hợp còn lại – hàng hóa đã có phát sinh (mặc định KHÔNG sửa được đơn vị cơ bản) – Mục đơn vị cơ bản chuyển màu xám (không sửa được):

• Xử lý: Vào danh mục Hàng hóa -> Chọn hàng hóa -> Bấm Sửa -> Tại mục Đơn vị chuyển đổi chọn Thêm đơn vị chuyển đổi -> Chọn đơn vị muốn chuyển đổi và điền tỷ lệ quy đổi phù hợp.

Phần mềm chỉ đang hỗ trợ quy đổi đơn vị tính theo phép tính nhân. Vì vậy, trong trường hợp đơn vị cơ bản đang lớn hơn đơn vị chuyển đổi, cần phải làm phép chia.

• Xử lý: Thiết lập lại định dạng số cho tỷ lệ quy đổi bằng cách:
  • Truy cập mục Thiết lập/Thiết lập chung/Định dạng số, nhấn Sửa

• • Tại mục Số lượng điền số chữ số hàng thập phân muốn điền (Tối đa 5) và nhấn Lưu.
  • Sau đó quay lại sửa hàng hóa và thiết lập đơn vị chuyển đổi cho đúng. Nếu phân chia quá dài và không thiết lập được ở định dạng số, người dùng có thể ngừng theo dõi mã hàng hóa này và lập một mã hàng hóa mới với đơn vị cơ bản theo mong muốn.

Trường hợp cần thay đổi tăng, giảm giá bán hàng hóa, người dùng thực hiện sửa trực tiếp Giá bán tại mục Thông tin cơ bản. Đối với hàng hóa có thuộc tính, sửa Giá bán tại mục Thuộc tính.

Bước 3: Khai báo thông tin thuế suất

• Lựa chọn % tính thuế GTGT đúng với loại hàng hóa. Ngay khi chọn, hệ thống sẽ tự động cập nhật các trường thông tin liên quan, bao gồm: % tính thuế TNCN, Nhóm ngành nghề, Nhóm ngành nghề con.
• Rà soát trường Nhóm ngành nghề con và lựa chọn lại nếu cần thiết để mô tả sát nhất hoạt động kinh doanh của hàng hóa.

Xem chi tiết các nhóm ngành nghề cha và nhóm ngành nghề con: Tại đây

• Tên hàng hóa trên Hóa đơn: Nhập tên theo nhu cầu hoặc bỏ trống phần mềm sẽ sử dụng tên hàng hóa mặc định khi in hóa đơn.
• Giảm thuế theo quy định: Hệ thống mặc định lựa chọn “Có giảm thuế”. Nếu hàng hóa không thuộc đối tượng được giảm thuế theo quy định hiện hành, đổi sang “Không giảm thuế”.

Bước 4. Khai báo thuộc tính hàng hóa (Màu sắc, Size)

Khai báo thông tin thuộc tính của hàng hóa: Màu sắc và Size. Lưu ý: phân cách các thuộc tính bằng dấu phẩy “,”

Nhập lại giá bán cho hàng hóa trong trường hợp cửa hàng tùy chỉnh giá bán hàng hóa theo màu sắc hoặc size.

Bước 5. Thiết lập thông tin bổ sung cho hàng hóa

Tại phần Thông tin bổ sung, lần lượt điền và thiết lập các thông tin:

• Nhập thông tin mô tả thêm sản phẩm. Có thể cập nhật ảnh cho sản phẩm.
• Chọn nhãn để phân loại sản phẩm như: Hàng mới, Hàng tồn kho, Khuyến mã,…
• Nhập số lượng tồn kho tối thiểu cần duy trì trong kho
• Chọn nhà cung cấp từ danh sách có sẵn
• Xác định nơi lưu trữ cụ thể trong kho (Ví dụ: Tầng 1, Kệ A3, Góc phải kho chính)

Lưu ý: Trường hợp hàng hóa không có ảnh, phần mềm sẽ tự nhận diện loại hàng hóa để chọn biểu tượng hiển thị lên trên màn hình Bán hàng.

Bước 6. Khai báo thông tin mở rộng (Nếu có)

Bước 7. Lưu

Nhấn Lưu hoặc Lưu và Thêm mới.

2. Dịch vụ

• Vào Danh mục > Hàng hóa, Tích mũi tên cạnh Thêm hàng hóa > Chọn Thêm dịch vụ.

• Thực hiện thêm thông tin cơ bản, Thuế (nếu có), Đơn vị tính, Thuộc tính, Thông tin bổ sung, Thông tin mở rộng như các bước 2,3,4,5,6,7 của mục 1 thêm hàng hóa.

Lưu ý

Đối với Loại hàng hóa là Dịch vụ khi thêm phải chọn đúng Thêm dịch vụ vì dịch vụ sẽ không có nhập, xuất kho. Khi bán hàng, phần mềm sẽ không tự sinh Phiếu xuất kho bán hàng

Khi lập đơn hàng bán hàng là dịch vụ xong, sẽ không thấy có phiếu xuất kho. Tương ứng trong báo cáo, tờ khai liên quan sẽ không thể hiện phiếu xuất kho cho dịch vụ trong phần mềm.

Khi bán hàng thấy hàng hóa là Dịch vụ đang tồn âm là do khi tạo mã sản phẩm này đã chọn sai loại mặt hàng từ Dịch vụ thành Hàng hóa, để xử lý hãy ngừng theo dõi mã dịch vụ tạo sai và tạo thêm mã mới đúng loại Dịch vụ.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!