I. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách kết nối, thiết lập đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia trên phần mềm MISA eShop, bao gồm các thao tác kết nối, thêm mới hàng hóa là thuốc, nhập khẩu thuốc và thực hiện nhập/xuất kho hàng hóa thuốc.
Hướng dẫn áp dụng cho các nhà thuốc cần tuân thủ quy định pháp luật về quản lý dược phẩm.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Kết nối và thiết lập đồng bộ dữ liệu lên cổng Dược Quốc gia
Bước 1. Đăng ký tài khoản và chọn ngành hàng Dược phẩm
Đăng ký tài khoản MISA eShop, tại màn hình chọn ngành hàng, nhấn chọn Dược phẩm, nhấn Đồng ý.
Bước 2. Thiết lập kết nối với Cơ sở dữ liệu Dược Quốc Gia
Chọn Thiết lập\Cơ sở dữ liệu Dược Quốc Gia, chọn chi nhánh muốn thực hiện kết nối. Nhấn Kết nối.
Bước 3. Đăng nhập tài khoản GPP và hoàn tất kết nối
Đăng nhập bằng tài khoản GPP (tài khoản của nhà thuốc đủ điều kiện kinh doanh thuốc). Nhấn Kết nối để hoàn tất.
Sau khi hoàn tất, phần mềm hiển thị thông báo kết nối thành công.
Bước 4. Thiết lập tự động đồng bộ dữ liệu
Tích chọn để bật/tắt các thiết lập tự động đồng bộ, nhấn Lưu để hoàn tất.
Các thiết lập tự động đồng bộ bao gồm:
- Tự động đồng bộ phiếu nhập kho:
- Nhập kho mua hàng: Tự động đồng bộ khi tạo phiếu nhập kho mới.
- Nhập kho trả/hoàn hàng: Tự động đồng bộ khi tạo phiếu nhập lại hàng.
- Tự động đồng bộ phiếu xuất kho:
- Xuất kho trả lại hàng: Tự động đồng bộ khi xuất trả hàng mua.
- Tự động đồng bộ đơn hàng:
- Bán tại cửa hàng: Các đơn bán trực tiếp sẽ tự động lên CSDL Dược.
- Tự động đồng bộ hàng hóa:
- Mặt hàng thuốc: Khi thêm thuốc mới, phần mềm tự động đẩy dữ liệu lên CSDL Dược.
Lưu ý khi thiết lập ngành hàng Dược
Cửa hàng chưa phải là ngành hàng Dược có thể bổ sung hoặc thay đổi ngành hàng để thực hiện kết nối. Vào Thiết lập > Thiết lập chung > Thông tin cửa hàng > Tại Ngành hàng > Chọn Dược Phẩm > Lưu.
2. Thêm mới hàng hóa thuốc
2.1. Thêm mặt hàng thuốc
Bước 1. Truy cập danh mục hàng hóa
Tại màn hình quản lý, nhấn Danh mục\Hàng hóa.
Bước 2. Thêm mới hàng hóa
Nhấn Thêm hàng hóa
Bước 3. Chọn là mặt hàng thuốc
Tích chọn Là mặt hàng thuốc
Lưu ý khi không thấy tùy chọn “Là mặt hàng thuốc”
Nếu thêm mới nhưng không thấy ô “Là mặt hàng thuốc” hoặc không thấy dữ liệu cột Mã thuốc, thực hiện: Thiết lập > Thiết lập chung > Thông tin cửa hàng > Tại Ngành hàng > Chọn Dược Phẩm > Lưu.
Bước 4. Lấy thông tin từ CSDL Dược
Nhấn chọn Lấy từ CSDL Dược
Bước 5. Tìm kiếm và chọn thuốc cần thêm
Tìm kiếm và chọn đúng thuốc cần thêm. Nhấn Chọn.
Bước 6. Nhập thông tin cơ bản và lưu
Nhập thông tin cơ bản của hàng hóa. Nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý khi đồng bộ hàng hóa
- Nếu thuốc chưa có trên CSDL Dược, nhập đầy đủ thông tin thuốc. Nhấn Lưu và Đồng bộ lên CSDL Dược hoặc chỉ cần nhấn Lưu nếu đã bật chế độ tự động đồng bộ.
2.2. Nhập khẩu thuốc
Bước 1. Chọn chức năng nhập khẩu thuốc
Nhấn vào biểu tượng 
, chọn Nhập khẩu thuốc.
Bước 2. Tải tệp mẫu và điền thông tin thuốc
Nhấn Tải tệp mẫu và điền thông tin thuốc cần thêm.
Bước 3. Tải file lên phần mềm
Chọn tệp để tải file đã điền lên phần mềm, nhấn Tiếp tục.
Bước 4. Kiểm tra và xử lý lỗi dữ liệu
Kiểm tra lại thông tin thuốc:
- Nếu có lỗi, nhấn Chỉ tải tệp dữ liệu không hợp lệ để sửa, rồi thực hiện tải lại.
- Sau khi hợp lệ, nhấn Nhập khẩu để hoàn tất.
Lưu ý khi thu hồi đồng bộ hàng hóa
- Để thu hồi đồng bộ hàng hóa, nhấn biểu tượng
và chọn Thu hồi đồng bộ CSDL Dược.
3. Nhập/Xuất kho hàng hóa thuốc
Bước 1. Thực hiện nhập hoặc xuất kho
Nhấn chọn Nghiệp vụ, chọn Nhập kho hoặc Xuất kho, và thực hiện thêm mới.
Bước 2. Nhập thông tin và lưu chứng từ
Nhập đủ thông tin cần thiết, nhấn Lưu. Nếu bật chế độ tự động đồng bộ, phần mềm sẽ tự gửi dữ liệu lên CSDL Dược.
Bước 3. Đồng bộ thủ công lên CSDL Dược
Nếu đồng bộ thủ công, sau khi lưu, nhấn Đồng bộ lên CSDL Dược để gửi dữ liệu ngay.
Lưu ý khi nhập/xuất kho thuốc
- Chỉ những phiếu nhập hoặc xuất có chứa mặt hàng là thuốc thì mới được phần mềm đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu Dược quốc gia.
- Đối với cửa hàng không buôn bán hàng hóa là thuốc. Có thiết lập Ngành hàng: Dược phẩm. Xem danh sách phiếu xuất/nhập sẽ có cột Đồng bộ CSDL Dược, đồng bộ thành công sẽ có Số phiếu CSDL Dược. Nếu đơn vị không đồng bộ, không theo dõi có thể thiết lập ẩn cột.
- Khi có nhu cầu xóa phiếu hoặc không muốn đồng bộ chứng từ lên, thực hiện Thu hồi Đồng bộ CSDL Dược.
4. Tạo / Đổi trả đơn hàng hóa thuốc
4.1. Tạo đơn hàng
Tương tự cách tạo đơn bán tại cửa hàng của hàng hóa thông thường. Lưu ý: khi tạo đơn bán hàng hóa thuốc, bắt buộc nhập Liều dùng của thuốc.
4.2. Đổi trả đơn hàng
Tương tự đơn hàng hóa thông thường, Khách hàng trả lại thuốc đã mua, Anh/chị thực hiện đổi trả đơn hàng như sau:
Truy cập Kênh Bán tại cửa hàng > chọn Đổi trả > Gõ tìm kiếm theo Mã đơn hàng, SĐT, tên khách hàng > Nhấn Đổi trả tương ứng với từng hóa đơn.
Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
