Hướng dẫn kết nối phần mềm kế toán dịch vụ MISA ASP

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn các thao tác thực hiện kết nối phần mềm MISA eShop với MISA ASP, hỗ trợ người dùng chuyển dữ liệu bán hàng từ phần mềm bán hàng MISA eShop sang hệ thống kế toán, giúp giảm thao tác nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu kế toán được ghi nhận kịp thời.

Phạm vi: Người dùng được phân quyền kết nối phần mềm kế toán.

2. Các bước thực hiện

2.1. Kết nối

Bước 1: Truy cập MISA ASP

Người dùng truy cập ứng dụng MISA ASP để thực hiện kết nối với MISA eShop

Hướng dẫn chi tiết: Tại đây.

Bước 2: Thiết lập

Sau khi đã thực hiện kết nối tại MISA ASP, tại MISA eShop, hệ thống chuyển sang trạng thái Thiết lập.

• Nhấn Thiết lập để thực hiện thiết lập các quy tắc chuyển chứng từ

• Phần mềm hiển thị danh sách các dữ liệu kế toán đã kết nối với MISA eShop.

• Nhấn Sửa để thực hiện thiết lập

• Tùy chọn sinh chứng từ kế toán
  • Cộng gộp các đơn hàng bán lẻ thành 1 chứng từ bán hàng: 

    • Nếu không tích chọn: Khi chuyển chứng từ, hệ thống sẽ chuyển riêng lẻ từng chứng từ bán hàng trong ngày cho AMIS Kế toán.

    • Nếu tích chọn: Khi chuyển chứng từ, hệ thống sẽ gộp các chứng từ bán hàng trên kênh bán tại cửa hàng chưa phát hành HĐĐT (Hóa đơn MTT) có cùng phương thức thành toán vào cùng 1 Chứng từ bán hàng chuyển đổi trong cùng 1 ngày cho AMIS ASP.

      • Chứng từ cộng gộp ghi nhận cho khách hàng: Chọn 1 khách hàng thuộc danh sách khách hàng -> Sau khi lưu thiết lập, các chứng từ sẽ đứng tên khách hàng đã chọn.
      • Ví dụ: Thiết lập chọn Khách hàng: Công ty cổ phần ABC.
        • Các đơn bán tại cửa hàng ngày 30/3 chưa phát hành HĐĐT có phương thức thanh toán tiền mặt -> Hệ thống cộng gộp chung 1 Chứng từ bán hàng với: Khách hàng – Công ty Cổ phầm ABC; Phương thức thanh toán – Tiền mặt
        • Sau đó chuyển chứng từ bán hàng cùng phiếu xuất kho ĐÃ cộng gộp sang phần mềm kế toán MISA ASP.

• • • Lưu ý: Chức năng Cộng gộp chứng từ chỉ áp dụng với các đơn hàng chưa phát hành hóa đơn điện tử.
      • Nếu cửa hàng đang thiết lập Tự động phát hành hóa đơn từ MTT sẽ không thể lưu thiết lập này.
      • Để sử dụng tính năng này, cần sang phần thiết lập và tắt tính năng Tự động phát hành hóa đơn từ MTT và thực hiện phát hành thủ công.
  • Thiết lập tự động chuyển chứng từ:
    • Tự động đánh dấu chuyển sang phần mềm kế toán: 
      • Nếu KHÔNG tích chọn: người dùng cần chủ động thực hiện chuyển từng chứng từ từ phần mềm bán hàng MISA eShop sang phần mềm kế toán.
      • Nếu TÍCH chọn: Hệ thống sẽ tự động chuyển chứng từ theo khung giờ đã thiết lập.
    • Thiết lập Khung giờ tự động chuyển dữ liệu: được chọn tối đa 5 khung giờ
      • • Ví dụ: 09:00, 12:00, 16:00, 20:00, 23:00

-> Khi đến giờ, hệ thống sẽ tự động kiểm tra các chứng từ hợp lệ và tiến hành chuyển sang phần mềm MISA ASP.

• • • Chỉ tự động chuyển đơn hàng đã phát hành hóa đơn:
      • Nếu tích chọn: Hệ thống sẽ chỉ áp dụng tính năng tự động chuyển với các hóa đơn đã phát hành
      • Nếu không tích chọn: Hệ thống sẽ chuyển tất cả các đơn hàng, không quan tâm tình trạng phát hành hóa đơn hay chưa.

Sau khi hoàn tất thiết lập, nhấn Lưu.

2.2. Chuyển chứng từ sang MISA ASP thủ công

Chuyển từng chứng từ:

• Truy cập Danh sách Chứng từ
• Truy cập sanh sách chứng từ Bán hàng, Kho hoặc Thu – chi cần chuyển.

Tại đây, hệ thống hiển thị danh sách các chứng từ Bán hàng/Kho/Thu chi đủ điều kiện chuyển sang AMIS Kế toán DN siêu nhỏ

• Đơn hàng: Hệ thống hiển thị các đơn hàng có trạng thái
  • Đơn từ sàn TMĐT, Mạng xã hội có trạng thái:
    • Đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển
    • Đang giao hàng
    • Đã giao chờ xác nhận
    • Trạng thái hủy đơn
    • Giao hàng thất bại
    • Đơn hoàn trả, đang hoàn
    • Đã hoàn trả/hoàn trả thành công
    • Hoàn trả thất bại
    • Lưu ý: Không lấy lên các đơn sàn chưa liên kết kho, chưa liên kết hàng hóa.
  • Đơn bán tại cửa hàng có trạng thái: Hoàn thành và Đã hủy.
• Chứng từ Nhập/Xuất kho, bao gồm:
  • Nhập kho mua hàng
  • Nhập kho khác
  • Nhập kho kiểm kê
  • Xuất kho trả lại hàng mua
  • Xuất kho khác
  • Xuất kho kiểm kê
  • Xuất kho hủy hàng
  • Phiếu chuyển kho
• Chứng từ Thu chi bao gồm:
  • Thu khác
  • Chi khác
  • Chuyển tiền nội bộ
  • Kiểm kê thu chi

→ Trên danh sách chứng từ, hệ thống hiển thị số lần chuyển sang kế toán gần nhất, thời gian chuyển gần nhất và người gửi gần nhất.

• Chọn Chuyển sang kế toán tại từng chứng từ

Chuyển hàng loạt chứng từ:

• Tại Danh sách chứng từ:
  • Truy cập sanh sách chứng từ Bán hàng, Kho hoặc Thu – chi cần chuyển.
  • Tích chọn hàng loạt nhiều chứng từ cần chuyển sang (Hoặc tất chọn tất cả).
  • Nhấn Chuyển sang kế toán.

3. Lưu ý

Khi chuyển chứng từ bán hàng, hệ thống sẽ chuyển đồng thời các chứng từ liên quan tới đơn hàng.

• Khi đơn hàng chuyển trạng thái và cập nhật dữ liệu đơn hàng, dữ liệu các chứng từ liên quan: Hệ thống sẽ cập nhật lại vào đây để người dùng thực hiện chuyển thông tin mới nhất sang kế toán.
• Đơn hàng thanh toán nhiều hình thức: Hệ thống chuyển sang đầy đủ thông tin các hình thức thanh toán với các thông tin chi tiết của từng hình thức
• Với các đơn Mạng xã hội và Nguồn khác có đặt cọc và thanh toán COD: hệ thống chuyển sang đầy đủ các phương thức thanh toán của cả tiền đặt cọc và thanh toán COD

Lưu ý: Hệ thống chỉ chuyển chứng từ từ Misa Eshop sang Misa ASP, phần mềm chưa hỗ trợ đồng bộ chứng từ hay cập nhật trạng thái hóa đơn từ ASP về Misa Eshop.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!