I. Tổng quan
Tính năng quản lý chuỗi giúp tối ưu hóa việc đồng bộ hàng hóa và quản lý chứng từ kho giữa Tổng công ty và các chi nhánh/cửa hàng cho các cửa hàng là Ngành hàng Dược. Anh/chị sẽ nắm được cách hệ thống áp dụng dữ liệu dùng chung cho toàn chuỗi, cách kết nối cổng dược theo phạm vi quyền hạn và quy trình đồng bộ chứng từ tập trung hoặc phân tán.
Nội dung chính:
- Kết nối Cơ sở dữ liệu Dược.
- Cơ chế đồng bộ hàng hóa thuốc theo chuỗi.
- Quy trình đồng bộ chứng từ kho tại Tổng công ty và Cửa hàng.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Kết nối cổng dược
Tùy vào vai trò và vị trí làm việc, phạm vi hiển thị và quyền kết nối sẽ khác nhau:
1.1. Tại Tổng công ty
- Hệ thống hiển thị danh sách toàn bộ các chi nhánh cửa hàng thuộc chuỗi.
- Tại cửa hàng cần kết nối CSDL Dược Quốc gia: Nhấn Kết nối và thực hiện kết nối như thông thường.
- Hướng dẫn kết nối cổng Dược xem chi tiết tại đây.
- Lưu ý: Mỗi cửa hàng kết nối với tài khoản GPP khác nhau
- Khi thực hiện kết nối, nếu tài khoản cổng dược đã được sử dụng để kết nối với một chi nhánh khác, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: “Tài khoản hiện tại đã được kết nối với <tên cửa hàng>. Vui lòng kiểm tra lại“.
1.2. Tại Cửa hàng
- Hệ thống chỉ hiển thị thông tin của chính cửa hàng đang làm việc.
- Khi thực hiện kết nối, nếu tài khoản cổng dược đã được sử dụng để kết nối với một chi nhánh khác, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: “Tài khoản hiện tại đã được kết nối với <tên cửa hàng>. Vui lòng kiểm tra lại“.
2. Đồng bộ hàng hóa thuốc theo chuỗi
- Đối với hàng hóa là Mặt hàng thuốc:
- Hệ thống mặc định áp dụng dùng chung cho toàn bộ chuỗi.
- Khi thực hiện đồng bộ dữ liệu ở bất kỳ chi nhánh nào thuộc chuỗi, thông tin hàng hóa thuốc sẽ được áp dụng đồng bộ cho toàn bộ chuỗi.
Hướng dẫn chi tiết thêm hàng hóa là mặt hàng thuốc tại đây.
3. Đồng bộ chứng từ kho
3.1. Tại Tổng công ty
Quy trình đồng bộ dựa trên thiết lập khi truy cập vào cửa hàng Tổng công ty.
Trường hợp 1: Không chọn “Bao gồm dữ liệu cửa hàng“
- Hệ thống chỉ tải dữ liệu chứng từ của riêng Tổng công ty.
- Chỉ thực hiện được các thao tác đồng bộ chứng từ của Tổng công ty.
Trường hợp 2: Có chọn “Bao gồm dữ liệu cửa hàng“
- Hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu kho của toàn bộ chuỗi.
- Màn hình hiển thị thêm cột Cửa hàng để nhận diện chứng từ thuộc chi nhánh nào.
- Quy tắc quản lý chứng từ:
- Đối với chứng từ của Tổng công ty: Được thực hiện đầy đủ các thao tác: Thêm mới, Sửa thông tin, Xóa và Xem chi tiết.
- Đối với chứng từ của Cửa hàng: Chỉ có quyền Xem (bao gồm xem chi tiết và thông tin cửa hàng sở hữu). Hệ thống không cho phép thực hiện các thao tác Sửa hoặc Xóa đối với chứng từ này tại Tổng công ty.
3.2. Tại Cửa hàng
- Hệ thống chỉ tải dữ liệu chứng từ kho của riêng cửa hàng đó.
- Được thực hiện đầy đủ các thao tác: Thêm mới, Sửa thông tin, Xóa và Xem chi tiết đối với các chứng từ thuộc cửa hàng mình.
III. Lưu ý
- Khi làm việc tại Tổng công ty, Kiểm tra thông tin tại cột Cửa hàng khi bật chế độ “Bao gồm dữ liệu cửa hàng” để tránh nhầm lẫn giữa chứng từ nội bộ và chứng từ chi nhánh.
- Việc kết nối cổng dược tại cửa hàng cần được kiểm tra kỹ để tránh trùng lặp tài khoản đã kết nối với các chi nhánh khác trong chuỗi.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!