Kết nối MISA meInvoice phát hành hóa đơn điện tử trên Tổng công ty

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách kết nối ứng dụng Hóa đơn điện tử MISA meInvoice và thiết lập hóa đơn cho chuỗi cửa hàng. Nội dung bao gồm các bước kết nối, thiết lập hóa đơn, hình thức ký số và quản lý hóa đơn theo hai trường hợp: thiết lập chung toàn chuỗi hoặc riêng từng cửa hàng.

2. Các bước thực hiện

2.1 Kết nối

Lưu ý các phân quyền được thực hiện kết nối:

• Người dùng được phân quyền toàn chuỗi và có quyền Kết nối ứng dụng Hóa đơn điện tử.
• Người dùng được phân quyền tại cửa hàng trong đó có cả cửa hàng Tổng công ty và có quyền Kết nối ứng dụng Hóa đơn điện tử, tuy nhiên:
  • Nếu trên Tổng công ty đã thiết lập kết nối cho Toàn chuỗi thì khi người dùng này vào Ứng dụng, sẽ chỉ xem được trạng thái kết nối, không có quyền sửa/ngắt kết nối.
  • Nếu trên Tổng công ty chưa thiết lập kết nối cho Toàn chuỗi thì người dùng này vào Ứng dụng sẽ được kết nối ứng dụng HĐĐT và sẽ lưu kết nối cho chính cửa hàng

Bước 1: Truy cập trang kết nối MISA meInvoice

Tại màn hình tổng quan, chọn Ứng dụng

-> Sau đó nhấn Kết nối tại MISA meInvocie – Phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2: Khai báo thông tin kết nối

• Chọn cửa hàng áp dụng:
  • Nếu chọn Cửa hàng: Nhấn Lưu. Sau đó, người dùng thực hiện sang truy cập từng cửa hàng và thực hiện kết nối -> Kết thúc thao tác tại đây.

• • Nếu chọn Toàn chuỗi: Người dùng điền thông tin đăng nhập tài khoản MISA meInvocie và thực hiện các bước kết nối tiếp theo.

Sau khi hoàn tất kết nối, hệ thống thông báo kết nối thành công -> Nhấn Tiếp theo

Bước 3: Thiết lập hóa đơn

? Gợi ý: Di chuột vào biểu tượng dấu chấm cạnh mục Hình thức để xem thông tin chi tiết hoặc giải thích về các tùy chọn

– Chọn hình thức thanh toán mặc định TM/CK: 

• Chọn Có nếu muốn hệ thống tự động thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
• Chọn Không nếu không muốn thiết lập

– Hiển thị ghi chú hàng hóa trên hóa đơn điện tử:

• Chọn Có: Ghi chú hàng hóa sẽ được hiển thị trên hóa đơn điện tử.
• Chọn Không: Không hiển thị ghi chú.

– Hiển thị chi tiết hàng hóa trong combo:

• Chọn Có: Hiển thị chi tiết từng sản phẩm trong combo trên hóa đơn.
• Chọn Không: Chỉ hiển thị tên combo, không hiển thị chi tiết.

– Ký hiệu hóa đơn theo kênh bán hàng

• Chọn Có: Hệ thống sẽ tự động gán ký hiệu hóa đơn theo từng kênh bán hàng → Chọn Ký hiệu mặc định cho từng kênh bán.
• Chọn Không: Không phân biệt ký hiệu theo kênh → Chọn Ký hiệu mặc định chung cho toàn cửa hàng.

– Nhập thông tin người mua khi khách không lấy hóa đơn: Nhập tên người mua mặc định để sử dụng khi khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn.

– Tích chọn Có in mã QR trên phiếu thanh toán để khách hàng tự quét và điền thông tin xuất hóa đơn

• Thiết lập thời gian để cửa hàng gửi thông thông tin xuất hóa đơn qua mã QR trên phiếu tính tiền từ thời điểm thanh toán đơn hàng

–  Chọn Có tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để hệ thống tự động phát hành hóa đơn. Sau đó, lựa chọn các khung giờ phát hành. Hệ thống cho phép chọn tối đa 5 khung giờ trong ngày để phát hành tự động

– Tích chọn các tùy chọn phát hành hóa đơn tự động

• Hệ thống đang mặc định chọn Không: Hệ thống không tự động phát hành, người dùng cần chủ động tự phát hành hóa đơn theo đúng quy định.
• Chọn Có: Hệ thống tự động phát hành hóa đơn điện tử. -> Lúc này hệ thống gửi thỏa thuận sử dụng tính năng, người dùng cần đọc chi tiết về thỏa thuân
  • Nếu đồng ý: tích chọn Đồng ý thỏa thuân và nhấn Xác nhận.
  • Nếu không đồng ý: nhấn Hủy và hệ thống mặc định không tự động phát hành hóa đơn điện tử.

-> Sau đó, người dùng thực hiện các thiết lập

• Chọn các khung giờ phát hành (tối đa 5 khung giờ trong ngày).
• Chọn kênh áp dụng:
  • Tích chọn các kênh bán hàng mà bạn muốn áp dụng tính năng phát hành hóa đơn tự động từ máy tính tiền.
• Nhận thông báo về đơn hàng chưa phát hành hóa đơn điện tử:
  • Tích chọn Có: Chọn các thời điểm nhận thông báo trong ngày để hệ thống nhắc nhở về các đơn hàng chưa phát hành hóa đơn.
  • Tích chọn Không: Không nhận thông báo.

Sau khi hoàn tất, nhấn Đồng ý.

Lưu ý:

• Chỉ khi kết nối thành công, thiết lập mới được áp dụng cho toàn chuỗi.
  • Nếu kết nối không thành công, hệ thống vẫn giữ mặc định kết nối riêng cho từng cửa hàng.
• Trường hợp 1 cửa hàng đơn trong chuỗi đã kết nối, khi thực hiện kết nối tại Tổng công ty chọn kết nối toàn chuỗi -> Hệ thống xóa kết nối tại cửa hàng đó và đồng bộ kết nối lưu chung của toàn chuỗi.

2.2 Trường hợp Thiết lập chung cho toàn chuỗi

2.2.1 Ở tổng công ty

Thiết lập Hóa đơn

• Hệ thống lấy lên các thông tin đã thiết lập khi thực hiện kết nối MISA meInvoice,  người dùng có thể thực hiện hiện sửa lại thông tin.
• Lưu ý:
  • Khi thêm mới 1 cửa hàng trong chuỗi thì cũng tự ngầm định mẫu ký hiệu đầu tiên cho cửa hàng đó.
  • Khi Xóa cửa hàng khỏi danh sách ký hiệu mẫu thì sẽ là bỏ trống ký hiệu mẫu của cửa hàng đó
  • Ký hiệu mặc định sẽ luôn lưu riêng cho từng cửa hàng.
  • Khi lưu mà có cửa hàng bỏ trống ký hiệu mẫu hệ thống sẽ cảnh báo chưa có ký hiệu mặc định. Nếu không chọn ký hiệu mặc định, hệ thống sẽ không thể phát hành được hóa đơn khi bán tại cửa hàng.
    • Chọn Có -> Hệ thống đóng cảnh báo và lưu thông tin
    • Chọn Không -> Hệ thống đóng cảnh báo, người dùng thực hiện bổ sung ký hiệu mặc định.

Thiết lập Hình thức ký số

• Chưa kết nối -> Thực hiện kết nối hình thức ký số cho toàn chuỗi.
• Đã kết nối hình thức ký số -> Có thể thực hiện Sửa và hệ thống sẽ lưu thông tin ký số cho toàn chuỗi.

Danh sách và quản lý hóa đơn

• Lưu ý: Danh sách hóa đơn bán hàng chỉ hiện khi thực hiện kết nối MISA meInvoice được áp dụng cho toàn chuỗi

• Hóa đơn chưa phát hành:
  • Hệ thống lấy lên tất cả các hóa đơn chưa phát hành (Chưa phát hành, đang phát hành, phát hành lỗi) trên toàn chuỗi.
    • Màn hình danh sách hệ thống bổ sung cột Cửa hàng áp dụng
    • Khi xem chi tiết đơn hàng, hệ thống bổ sung thông tin Cửa hàng áp dụng.
    • Khi Phát hành hóa đơn:
      • Thực hiện phát hành hóa đơn tương tự như với cửa hàng đơn.
      • Xem trước hóa đơn: Nên kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng và ký hiệu mẫu đã chọn.
      • Ký số khi phát hành hóa đơn: Hệ thống lấy lên thông tin Hình thức ký số đã lưu cho toàn chuỗi.

• Hóa đơn đã phát hành:
  • Hệ thống tổng hợp toàn bộ các hóa đơn đã phát hành của toàn chuỗi, bổ sung thông tin liên quan đến cửa hàng áp dụng cho từng hóa đơn.
  • Khi xem chi tiết đơn hàng, hệ thống bổ sung rõ thông tin cửa hàng áp dụng của từng đơn hàng.

2.2.2 Ở cửa hàng đơn

• Vào Thiết lập Hóa đơn:
  • Không được phép sửa các thông tin trừ thông tin Ký hiệu mặc định
    • Người dùng chọn và lưu ký hiệu mặc định theo từng cửa hàng. Thay đổi ở đây thì cũng cập nhật lên Tổng công ty. Nếu để trống ký hiệu mặc định thì show cảnh báo như hiện tại đang làm với cửa hàng đơn
  • Vào Thiết lập/Thuế và Hóa đơn, phần Hình thức ký số: Không cho sửa, chỉ cho xem
• Vào Hóa đơn bán hàng
  1. Danh sách Hóa đơn chưa phát hành: Chỉ danh sách hóa đơn chưa phát hành của cửa hàng
  2. Phát hành hóa đơn đã phát hành: Chỉ danh sách hóa đơn đã phát hành có sử dụng hình thức ký số đã lưu của chuỗi
  3. Danh sách Hóa đơn đã phát hành: Chỉ danh sách hóa đơn đã phát hành của cửa hàng

2.3 Trường hợp thiết lập kết nối riêng từng Cửa hàng

2.3.1 Đứng ở Tổng công ty

• Không hiển thị các phần Hóa đơn và Hình thức ký số trong Thiết lập/Thuế và hóa đơn.
• Không hiển thị menu Hóa đơn bán hàng.

2.3.2 Đứng ở từng Cửa hàng

• Thiết lập Hóa đơn:
  • Người dùng có thể sửa tất cả các thông tin và lưu thông tin theo từng cửa hàng.

• Thiết lập Hình thức ký số:
  • Chưa kết nối -> Thực hiện kết nối hình thức ký số tại từng cửa hàng.
  • Đã kết nối hình thức ký số -> Có thể thực hiện Sửa và hệ thống sẽ lưu thông tin ký số tại từng cửa hàng.

• Hóa đơn bán hàng:
  • Danh sách Hóa đơn chưa phát hành: Chỉ danh sách hóa đơn chưa phát hành của cửa hàng -> Thực hiện phát hành hóa đơn theo thiết lập riêng của từng cửa hàng.
  • Danh sách Hóa đơn đã phát hành: Hệ thống chỉ hiển thị danh sách hóa đơn đã phát hành của cửa hàng.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!