[Chuỗi] Kết nối MISA MeInvoice

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn sử dụng ứng dụng MISA meInvoice để kết nối và xử lý hóa đơn mua hàng tại từng cửa hàng trong chuỗi. Nội dung bao gồm các bước kết nối tài khoản, xử lý hóa đơn và ngắt kết nối. Hướng dẫn đáp ứng nhu cầu quản lý hóa đơn riêng biệt cho từng cửa hàng và tổng công ty.

2. Các bước thực hiện

Ứng dụng MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn mua hàng sẽ kết nối và lưu riêng tại từng cửa hàng (Tổng công ty sẽ kết nối riêng của Tổng công ty).

2.1 Kết nối

• Hướng dẫn chi tiết kết nối Tại đây.
• Trong cùng 1 chuỗi có thể kết nối nhiều tài khoản MISA meInvoice khác nhau.
• Không thể kết nối nhiều cửa hàng của MISA eShop kết nối với cùng 1 cơ cấu tổ chức của 1 tài khoản meInvoice.
  • Ví dụ: Tổng công ty đã kết nối với 1 tài khoản là cơ cấu tổ chức cha (hoặc con) trên 1 tài khoản meInvoice, thì không có cửa hàng đơn nào thuộc chuỗi có thể kết nối với 1 cơ cấu tổ chức con thuộc tài khoản meInoice đó.

2.2 Xử lý hóa đơn – Tạo nhanh phiếu nhập kho

Tại danh sách hóa đơn mua hàng\Hóa đơn chưa xử lý

• Hệ thống lấy lên danh sách các hóa đơn chưa tạo phiếu nhập kho.
• Tài khoản kết nối ở cửa hàng nào -> Lấy hóa đơn mua hàng và xử lý hóa đơn mua hàng tại cửa hàng đó.

• Khi tạo phiếu nhập kho:
  • Các thông tin trên phiếu nhập kho, hệ thống chỉ lấy lên dữ liệu thuộc cửa hàng đang làm việc.
  • Thiết lập dùng chung danh mục Khách hàng/Nhà cung cấp:
    • Hệ thống sẽ kiểm tra tồn tại theo thông tin NCC theo toàn chuỗi.
    • Nếu chưa có trên chuỗi, khi thêm mới (hoặc lưu phiếu nhập kho), hệ thống sẽ thêm mới nhà cung cấp cho toàn chuỗi.
  • Thiết lập dùng riêng danh mục Khách hàng/Nhà cung cấp:
    • Hệ thống sẽ kiểm tra tồn tại theo thông tin NCC trên cửa hàng đang làm việc.
    • Khi thêm mới (hoặc lưu phiếu nhập kho), hệ thống sẽ thêm mới cho cửa hàng đang làm việc.
• Hàng hóa: 
  • Khi xử lý, hệ thống sẽ dựa vào thông tin hàng hóa áp dụng cho cửa hàng.
  • Nếu chưa có (chưa liên kết), khi sao chép (hoặc thêm mới), hệ thống sẽ thống sẽ thêm mới hàng hóa và áp dụng cho toàn chuỗi hay riêng cửa hàng dựa trên thiết lập trước đó.

2.3 Ngắt kết nối

• Khi ngắt kết nối 1 cửa hàng thuộc chuỗi với 1 tài khoản meInvoice, hệ thống sẽ không hiển thị danh sách hóa đơn chưa xử lý, hàng hóa liên kết, chỉ giữ lại danh sách hóa đơn đã xử lý.
• Khi thực hiện kết nối lại với tài khoản meInvoice đã từng kết nối và vẫn kết nối cơ cấu tổ chức đó: Hệ thống sẽ tự động nhận diện và hiển thị lại đầy đủ các hóa đơn chưa xử lý, hàng hó đã liên kết trước đó.
• Khi thực hiện kết nối lại với tài khoản meInvoice đã từng kết nối và nhưng không kết nối cơ cấu tổ chức đó (Kết nối 1 tài khoản khác thuộc cơ cấu tổ chức hoặc kết nối bằng 1 tài khoản meinbot mới):
  • Kết nối lại đúng tài khoản và đúng cơ cấu tổ chức cũ: Hệ thống tự nhận diện và hiển thị lại đầy đủ danh sách hóa đơn chưa xử lý và hàng hóa đã liên kết trước đó.
  • Kết nối tài khoản mới hoặc cơ cấu tổ chức khác: Hệ thống không lấy lại danh sách hóa đơn chưa xử lý và hàng hóa liên kết cũ, chỉ giữ lại các hóa đơn đã xử lý. Danh sách hóa đơn chưa xử lý sẽ được tải mới từ tài khoản/cơ cấu tổ chức vừa kết nối.

• Lưu ý nghiệp vụ: Nếu ngắt kết nối ở cửa hàng A và kết nối sang cửa hàng B, các hóa đơn đã xử lý tại cửa hàng A vẫn hiển thị trong danh sách “Hóa đơn đã xử lý”. Tuy nhiên, các phiếu nhập kho đính kèm thuộc cửa hàng A sẽ không thể xem được khi đang đứng ở cửa hàng B.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!