[Chuỗi] Quản lý hóa đơn bán hàng cho chuỗi cửa hàng

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn quản lý hóa đơn bán hàng cho chuỗi cửa hàng, bao gồm các bước thực hiện tại Tổng công ty và cửa hàng đơn. Hướng dẫn đáp ứng nhu cầu theo dõi, phát hành hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn đã phát hành và xử lý các đơn hàng cần xem xét trong toàn chuỗi.

2. Các bước thực hiện

2.1 Tại Tổng công ty

Danh sách hóa đơn bán hàng chỉ hiển thị tại cửa hàng Tổng công ty khi thực hiện kết nối MISA meInvoice được áp dụng cho toàn chuỗi.

Hóa đơn chưa phát hành:

• Hệ thống lấy lên tất cả các hóa đơn chưa phát hành (Chưa phát hành, đang phát hành, phát hành lỗi) trên toàn chuỗi.

• Chọn cửa hàng cần xem báo cáo riêng (nếu cần)

• Danh sách hóa đơn chưa phát hành thể hiện rõ các mục:
  • Mã đơn MISA eShop: Mã đơn hàng tương ứng trên hệ thống.
  • Trạng thái phát hành: Hiển thị Chưa phát hành hoặc Phát hành lỗi.
    • Lưu ý: Với đơn Phát hành lỗi hoặc chưa phát hành đúng hạn, di chuột tới biểu tượng  để xem nội dung lỗi.
  • KH yêu cầu xuất HĐ: Các hóa đơn có yêu cầu từ khách sẽ được gắn biểu tượng .
  • Trạng thái đơn hàng: Gồm Đã bàn giao cho ĐVVC, Đang giao hàng, Đã giao hàng – Chưa xác nhận, Đã hoàn thành, Đã giao hàng – Đã xác nhận, Đã hủy Giao hàng thất bại, Trả hàng hoàn tiền
  • Các thông tin xuất hóa đơn từ khách hàng bao gồm: Tên người mua/Tên đơn vị, Mã số thuế, Email, Địa chỉ, Số điện thoại
  • Cửa hàng áp dụng

• • Đơn hàng cần xem xét: hiển thị danh sách các đơn hàng hệ thống nghi ngờ gặp vấn đề: Phát sinh yêu cầu trả hàng hoàn tiền, Lỡ mốc phát hành tự động, Đơn 0 đồng, Đơn có hàng hóa giảm trên 50%

• • • Phát hành đơn hàng cần xem xét: Với các đơn hàng đã kiểm tra, được người dùng không đánh giá là lỗi -> Người dùng cần chủ động tự phát hành hóa đơn:
    • Nhấn phát hành để phát hành thủ công từng hóa đơn

• • • Tích chọn hàng loạt các đơn hàng hợp lệ để phát hành -> nhấn Phát hành để phát hành hàng loạt đơn hàng.

• Phát hành hóa đơn: Thực hiện phát hành hóa đơn tương tự như với cửa hàng đơn
  • Phát hành tự động: Nếu doanh nghiệp có thiết lập hóa đơn\Phát hành tự động hóa đơn -> Hệ thống sẽ thực hiện phát hành vào các khung giờ trong ngày đã được thiết lập.
  • Phát hành thủ công:
    • Kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng và ký hiệu mẫu đã chọn.
    • Ký số khi phát hành hóa đơn: Hệ thống lấy lên thông tin Hình thức ký số đã lưu cho toàn chuỗi.

2.2 Tại cửa hàng đơn

• Danh sách Hóa đơn chưa phát hành: Hệ thống chỉ danh sách hóa đơn chưa phát hành của cửa hàng đang làm việc.
• Phát hành hóa đơn đã phát hành: Chỉ danh sách hóa đơn đã phát hành có sử dụng hình thức ký số đã lưu thiết lập tại Tổng công ty cho toàn chuỗi.
  • Hướng dẫn chi thiết phát hành hóa đơn tại cửa hàng đơn
• Danh sách Hóa đơn đã phát hành: Chỉ danh sách hóa đơn đã phát hành của cửa hàng.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!