Nhập khẩu hàng hóa tại Tổng công ty

1. Tổng quan

Tính năng Nhập khẩu hàng hóa cho phép anh/chị thêm mới hoặc cập nhật dữ liệu hàng hóa hàng loạt bằng tệp mẫu chuẩn. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nhập tay và đảm bảo dữ liệu đồng bộ giữa các cấp quản lý.
Các phần chính bao gồm: Nhập khẩu thêm mới, nhập khẩu cập nhật

2. Các trường hợp nghiệp vụ

2.1 Nhập khẩu thêm mới

Bước 1: Truy cập danh sách hàng hóa

Tại màn hình tổng quan tại Tổng công ty, chọn Danh mục/Hàng hóa -> Nhập khẩu hàng hóa thêm mới.

Bước 2: Khai báo thông tin hàng hóa vào tệp nhập khẩu mẫu

• Nhấn Tải tệp mẫu
• Mở tệp mẫu vừa tải về -> Sao chép thông tin hàng hóa vào tệp mẫu với các lưu ý sau:
  • Khi ở Tổng công ty nhập khẩu hàng hóa: Tệp mẫu nhập khẩu có thêm 2 cột Phạm vi áp dụng và Cửa hàng áp dụng. (Ở từng cửa hàng thì tệp mẫu nhập khẩu như hiện tại).

• Hướng dẫn nhập dữ liệu với 2 cột Phạm vi áp dụng và Cửa hàng áp dụng:
  • Cột Phạm vi áp dụng: Nhập Toàn chuỗi hoặc Cửa hàng.
    • Nếu là Toàn chuỗi: bỏ trống cột Cửa hàng áp dụng.
    • Nếu là Cửa hàng: nhập mã các cửa hàng áp dụng, ngăn cách bởi dấu “;”.
      • Lưu ý: Các cửa hàng phải tồn tại trong hệ thống và phải là cửa hàng đang theo dõi.
    •  Các dòng hàng hóa con phải khớp thông tin với hàng hóa cha.
• Điền thông tin bắt buộc khác (theo hướng dẫn trong tệp mẫu) và Lưu tệp.

Bước 3: Nạp dữ liệu lên phần mềm

• Quay lại phần mềm, chọn chức năng Tải file và nhấn Tiếp tục.

-> Hệ thống sẽ lưu hàng hóa hợp lệ vào danh sách hàng hóa của chuỗi, xác nhận các thông tin và hoàn tất nạp liệu.

• Riêng các thuộc tính Tồn kho tối thiểu, Vị trí lưu kho, Tồn kho ban đầu, Nhà cung cấp được lưu riêng cho Tổng công ty/cửa hàng đang thao tác.

Lưu ý:

Khi nhập khẩu hàng hóa ở 1 cửa hàng thuộc chuỗi: Nếu đứng ở 1 cửa hàng và thực hiện nhập khẩu hàng hóa thành công:

• Hàng hóa sẽ được lưu vào danh sách hàng hóa của chuỗi, với thông tin Cửa hàng áp dụng là cửa hàng đang làm việc.
• Các thông tin sẽ được lưu riêng cho cửa hàng đang đứng khi thực hiện nhập khẩu:
  • Tồn kho tối thiểu
  • Vị trí lưu kho
  • Tồn kho ban đầu
  • Nhà cung cấp

Xuất khẩu danh sách hàng hóa:

• Ở cửa hàng nào thì xuất khẩu danh sách hàng hóa của cửa hàng đó.
• Ở tổng công ty, xuất khẩu danh sách hàng hóa của toàn chuỗi.

2.2 Nhập khẩu cập nhật

Bước 1: Truy cập danh sách hàng hóa

Tại màn hình tổng quan tại Tổng công ty, chọn Danh mục/Hàng hóa -> Nhập khẩu hàng hóa Cập nhật.

Bước 2: Chọn hàng hóa/nhóm hàng hóa cần cập nhập

• Tích chọn Tất cả hàng hóa hoăc chỉ tích chọn các hàng hóa cần cập nhật.
• Sau đó nhấn Tiếp tục.

Bước 3: Chọn thông tin cần cập nhập

• Tích chọn Tất cả hoặc chỉ tích chọn các trường thông tin cần cập nhật (có thể chọn thêm “Cửa hàng áp dụng” nếu muốn thay đổi phạm vi sử dụng).
• Sau đó, nhấn Xuất khẩu hàng hóa và tiếp tục.

-> Lúc này, hệ thống sẽ tự động tải tệp hàng hóa cần cập nhật về máy tính.

Lưu ý: Trường Cửa hàng áp dụng chỉ có khi thực hiện tại Tổng công ty.

Bước 4: Nhập thông tin mới vào tệp vừa tải

Mở tệp vừa tải, và thực hiện cập nhật thông tin tại cột theo hướng dẫn  (trong đó có thể có Phạm vi áp dụng và Cửa hàng áp dụng):

• Phạm vi áp dụng chỉ được chọn “Toàn chuỗi” hoặc “Cửa hàng”; không được để trống (chỉ nhập ở hàng hóa cha).
• Cửa hàng áp dụng: nhập mã cửa hàng, cách nhau bằng dấu “;” nếu chọn “Cửa hàng”.
• Dữ liệu hàng hóa con luôn theo hàng hóa cha.

Lưu ý:

• Trường hợp trên file nhập khẩu cập nhật không có hàng hóa cha, hệ thống sẽ cảnh báo và tiến hành thông tin kiểm tra khi thay đổi thông tin Cửa hàng áp dụng của hàng hóa con -> Lưu ý: chỉ cập nhật tại dòng hàng hóa cha không được thay đổi của hàng hóa con.
• Hàng hóa đã phát sinh dữ liệu (đã liên kết, phát sinh chứng từ) sẽ không thể thực hiện cập nhật thông tin -> Hệ thống sẽ cảnh báo khi tích chọn.
• Tổng công ty cũng sẽ được coi như 1 cửa hàng và có mã cửa hàng của tổng công ty, lưu ý:
  • Có thể nhập mã công ty tại cột Cửa hàng áp dụng.
  • Nếu nhập khẩu cập nhật bỏ mã này -> hàng hóa đó không còn áp dụng cho tổng công ty.
  • Cửa hàng chỉ được sửa nếu hàng hóa áp dụng riêng cho cửa hàng đó; nếu áp dụng nhiều nơi phải thao tác nhập khẩu cập nhật tại tổng công ty.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!