Hướng dẫn sửa đơn hàng và phát hành hóa đơn thay thế cho đơn bán tại cửa hàng trên máy tính

I. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn người dùng chỉnh sửa thông tin đơn hàng trên phần mềm, khi phát sinh sai sót hoặc cần cập nhật thông tin( như thay đổi thông tin khách hàng, thay đổi thông tin hàng hóa, đơn giá, hình thức thanh toán…).

Áp dụng cho cả hai trường hợp: đơn hàng chưa phát hành hóa đơn điện tử và đã phát hành hóa đơn điện tử (sai mã số thuế, số tiền, tiền thuế, thuế suất, hàng hóa,..)

Lưu ý:

• Chỉ áp dụng với đơn bán tại cửa hàng không áp dụng đối với đơn hàng từ sàn shopee, lazada, tiktok và đơn nguồn khác.
• Hệ thống không hỗ trợ sửa được ngày đơn hàng.

II. Hướng dẫn thực hiện

1. Đơn hàng sửa chưa phát hành hóa đơn

Bước 1: Trên trang quản lý. Chọn Kênh bán hàng: Bán tại cửa hàng.

Lưu ý: Ở giao diện trang quản lý khi vừa đăng nhập, Phải chọn kênh: bán tại cửa hàng – không thao tác chọn Đơn hàng trực tiếp tại trang quản lý.

Tại màn hình Bán tại cửa hàng (POS) > chọn mục Đơn hàng.

Bước 2: Tìm kiếm đơn hàng cần sửa, nhấn , chọn Sửa đơn hàng.

Bước 3: Thực hiện sửa các thông tin cần sửa.

• Với trường hợp khách hàng mua thêm, có thể thêm hàng hóa mới vào đơn hàng.

Sau khi hoàn tất việc sửa đơn hàng, người dùng có thể:

• Tích chọn ô “Phát hành hóa đơn ngay, hệ thống sẽ phát hành hoá đơn cho đơn hàng.

• Hoặc không tích chọn nếu muốn lưu lại để phát hành sau

Bước 4: Nhấn Thanh toán

• Phần mềm gửi thông báo thành công.

Lưu ý:

• Nếu không phát hành ngay, hóa đơn sẽ được lưu trong Hóa đơn chưa phát hành và hệ thống tự động phát hành vào khung giờ thiết lập.
• Không sửa lại được ngày hóa đơn của đơn hàng. Vì vậy, Đối với đơn hàng chưa phát hành, để sửa lại ngày của đơn bán tại cửa hàng, đơn vị thực hiện thêm hóa đơn mới ở hiện tại. 

2. Đơn hàng sửa đã phát hành hóa đơn

Bước 1: Trên giao diện màn hình chính, chọn mục Bán tại cửa hàng (POS) – nằm ở thanh menu bên trái của giao diện phần mềm MISA eShop, trong mục KÊNH BÁN HÀNG.

Chọn mục Đơn hàng.

Bước 2: Tìm kiếm đơn hàng cần sửa, Tại cuối dòng đơn hàng, cạnh chữ In phiếu tính tiền > nhấn , chọn Sửa đơn hàng.

•  Phần mềm cảnh báo Đơn hàng đã phát hành hóa đơn điện tử, xác nhận Có để tiếp tục.

Lưu ý:

Nếu không thấy “Tại cuối dòng đơn hàng, cạnh chữ In phiếu tính tiền” có thể anh chị đang thao tác chọn Đơn hàng tại giao diện trang quản lý. Xử lý: Tích chọn Bán tại cửa hàng > Rồi mới chọn Đơn hàng.

Bước 3: Thực hiện sửa các thông tin cần sửa.

• Có thể bổ sung hàng hóa nếu khách mua thêm.

Sau khi hoàn tất việc sửa thông tin sai, người dùng có thể:

• Tích chọn ô “Phát hành hóa đơn ngay, hệ thống sẽ phát hành hoá đơn thay thế cho đơn sửa đổi và hóa đơn mới cho hàng hóa mua thêm (Nếu có).

• Hoặc không tích chọn nếu muốn lưu lại để phát hành sau.

Bước 4: Nhấn Thanh toán để hoàn tất sửa đơn hàng

Hệ thống hiển thị thông báo phát hành hóa đơn thay thế → Nhấn Có để hoàn tất sửa đơn hàng.

Lưu ý:

Các trường hợp phát hành hóa đơn thay thế khi sửa đơn hàng đã phát hành hóa đơn điện tử:

• Sửa thông tin đơn hàng làm thay đổi danh sách hàng hóa, tổng tiền hóa đơn trên hóa đơn đã lập.
• Sửa thông tin phát hành hóa đơn gồm: Thông tin Mã số thuế của Công ty/Hộ kinh doanh; Thông tin CCCD của Cá nhân

Các trường hợp sau, hệ thống sẽ KHÔNG phát hành hóa đơn thay thế khi sửa trong đơn hàng (đã phát hành hóa đơn điện tử từ MTT):

• Đổi hình thức thanh toán, không phân biệt đổi 1 hay nhiều hình thức thanh toán
• Bổ sung/cập nhật ghi chú hàng hóa, ghi chú đơn hàng
• Sửa thông tin phát hành hóa đơn gồm: Tên đơn vị, địa chỉ, email, tên người mua, SĐT.
• Thêm/đổi lại khách hàng trên đơn hàng mà không cập nhật thông tin xuất hóa đơn
• Đổi nguồn đơn
• Thêm tiền Trả nợ
• Thêm/đổi NVBH, nhân viên phụ trách đơn hàng

Trường hợp chỉnh sửa đồng thời nhiều nội dung, chỉ cần có ít nhất 1 thay đổi thuộc nhóm cần phát sinh hóa đơn thay thế, hệ thống vẫn thực hiện sinh hóa đơn thay thế.

Đối với trường hợp hóa đơn thay thế tự sinh trên phần mềm MISA eShop. Người dùng thực hiện truy cập phần mềm Meinvoice tiến hành Xử lý HĐ lập sai → chọn Thay thế hóa đơn → nhấn Lập biên bản điện tử để lập biên bản thay thế với người nhận hóa đơn. Không lập biên bản thay thế trên phần mềm MISA eShop. Chi tiết tham khảo tại đây.

Lưu ý khác:

• Nếu không phát hành ngay, hóa đơn được lưu vào Hóa đơn chưa phát hành và sẽ tự động phát hành theo khung giờ đã thiết lập.
• Đang ở giao diện Sửa đơn hàng thì không có mục lưu nháp đơn hàng.
• Để xem trước hóa đơn máy tính tiền của đơn hàng đang sửa (xem trước hóa đơn nháp), Tại giao diện sửa đơn hàng, đơn vị thực hiện tích Thông tin xuất hóa đơn → Xem trước hóa đơn (thực hiện xem như đang lập hóa đơn bán mới tại cửa hàng).

3. Gặp lỗi khi phát hành hóa đơn thay thế

• Với các hóa đơn thay thế đã đã phát hành trên phần mềm MISA meInvoice, người dùng không cần thực hiện phát hành trên MISA eShop. Nếu nhấn phát hành, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phát hành tiếp.
  • Trên danh sách Hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn đó sẽ được cảnh báo lỗi phát hành, hệ thống sẽ lý do lỗi khi di chuột vào ký hiệu lỗi: “Đã phát hành hóa đơn thay thế tại meInvoice nên không thể tiếp tục phát hành tại MISA eShop”

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!