I. Tổng quan
Hướng dẫn này giúp người dùng nhập đơn hàng vào hệ thống thông qua 2 cách: Nhập khẩu bằng tệp mẫu và Nhập bù trực tiếp từng đơn hàng. Nội dung bao gồm các bước tải tệp, điền dữ liệu và tải lên hệ thống, đảm bảo dữ liệu đơn hàng được cập nhật chính xác và nhanh chóng.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Nhập khẩu đơn hàng
Bước 1: Tại màn hình quản lý, chọn Đơn hàng
Bước 2: Chọn Nhập khẩu đơn hàng
Bước 3: Nhấn Tải tệp mẫu
Bước 4: Sao chép thông tin đơn hàng vào tệp vừa tải
- Xem hướng dẫn nhập và tiến hành nhập thông tin vào tệp vừa tải.
Bước 5: Nhấn biểu tượng 
và tải tệp vừa tạo lên hệ thống.
Bước 6: Nhấn Tiếp tục.
Bước 7: Tại bước Kiểm tra dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ ra số dòng hợp lệ và không hợp lệ (với những dòng không hợp lệ thì nhập khẩu sẽ không thành công)
Bước 8: Nhấn Nhập khẩu, hệ thống sẽ thực hiện những hàng hóa hợp lệ vào phần mềm
2. Lưu ý nhập khẩu đơn hàng
- Hàng hóa trong file phải là hàng hóa đã tồn tại trong Danh mục Hàng hóa.
- Giữ nguyên cấu trúc cột và định dạng dữ liệu theo tệp mẫu (không thêm bớt cột).
- Nếu có lỗi, chỉnh sửa ngay trong file gốc hoặc tải file lỗi hệ thống cung cấp, tiến hành sửa và nhập khẩu lại.
- Hướng dẫn nhập liệu excel cần lưu ý:
- Mã đơn hàng: Mã nhập khẩu luôn kết thúc “IP”, hệ thống tự thêm để đảm bảo nguyên tắc.
- Thời gian tạo đơn: Nhập theo cấu trúc ngày/tháng/năm; là thời gian tạo đơn, không phải thời điểm nhập khẩu.
- Thời gian hoàn thành đơn: Nhập ngày hoàn thành, nhỏ hơn ngày thực hiện nhập khẩu.
- Nguồn đơn: Nhập nguồn đơn tồn tại trong Thiết lập Kênh bán hàng khác.
- Mã khách hàng: Bắt buộc và số điện thoại phải cùng tồn tại trong dữ liệu khách hàng.
- Tên khách hàng: Nhập tên khách hàng.
- Điện thoại: Kiểm tra theo SĐT trong danh mục khách hàng; nếu chưa tồn tại hệ thống tự sinh; mã KH và SĐT phải cùng tồn tại trong 1 dữ liệu khách hàng.
- Mã hàng hóa: Hàng phải tồn tại trong danh mục hàng hóa; không nhập combo tùy chọn.
- Số lô và HSD: Nhập số lô và HSD đã tồn tại trên hệ thống.
- Đơn vị tính: Đơn vị tính phải tồn tại trong đơn vị tính của hàng hóa muốn nhập.
- Số lượng và Đơn giá: Chỉ nhập số dương.
- Giảm giá hàng hóa: Nhập số tiền giảm giá của từng hàng hóa.
- Ghi chú hàng hóa: Tối đa 255 ký tự.
- Áp dụng giảm thuế GTGT: Lựa chọn Có hoặc Không; nếu không chọn mặc định là Có; chỉ nhập ở dòng đầu tiên của đơn.
- Giảm giá đơn hàng ( giảm giá hóa đơn): Nhập số tiền giảm giá của cả đơn hàng; chỉ nhập ở dòng đầu tiên.
- Ghi chú đơn hàng: Tối đa 255 ký tự.
- Hình thức thanh toán: Chọn hình thức thanh toán trong file; mỗi đơn chỉ được nhập 1 hình thức.
- Số tài khoản: Chọn số tài khoản trong danh mục tài khoản đã khai báo trên phần mềm.
- Loại khách hàng: Chọn 1 trong 2 loại Công ty/Hộ kinh doanh hoặc Cá nhân.
- Mã số thuế: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp; căn cước công dân chủ hộ hoặc căn cước công dân người mua.
- ĐVQHNS: Nhập mã đơn vị quan hệ ngân sách; loại khách hàng là Công ty/Hộ kinh doanh bắt buộc nhập 1 trong 2 trường Mã số thuế hoặc ĐVQHNS.
- Tên đơn vị/Tên người mua: Nhập thông tin tên đơn vị hoặc tên người mua; nếu khách hàng là Công ty/Hộ kinh doanh bắt buộc điền Tên đơn vị, nếu là Cá nhân bắt buộc điền Tên người mua.
- Địa chỉ: Nhập địa chỉ; địa chỉ là bắt buộc khi muốn lấy thông tin khách hàng xuất hóa đơn.
3. Nhập bù đơn hàng trực tiếp tại giao diện Bán tại cửa hàng
Tại giao diện lên đơn tại Bán tại cửa hàng. Tích hình bút để chỉnh sửa ngày đơn hàng.
Sau khi lưu hoàn thành đơn nhập bù. Truy cập Đơn hàng tại Bán tại cửa hàng. Số đơn hàng mặc định sẽ có thêm đuôi NB.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
