Tạo lệnh điều chuyển hàng hóa giữa các kho tại tổng công ty

1. Tổng quan

Tính năng Lệnh điều chuyển cho phép thực hiện tạo phiếu luân chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng thuộc Tổng công ty giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong vận chuyển, lưu thông và quản lý nội bộ.

2. Các bước thực hiện

2.1. Thêm lệnh điều chuyển

Bước 1: Tại màn hình tổng quan, chọn Nghiệp vụ khác\Lệnh điều chuyển

Bước 2: Chọn Thêm mới

Bước 3: Khai báo thông tin lệnh điều chuyển

• Điều chuyển từ: Hệ thống hiển thị danh sách các cửa hàng thuộc tổng công ty, chọn 1 cửa hàng chuyển trong danh sách.
• Điều chuyển đến (bắt buộc): Hệ thống hiển thị danh sách các cửa hàng thuộc tổng công ty (trừ cửa hàng Điều chuyển từ), chọn 1 cửa hàng nhận trong danh sách.
• Diễn giải: Hệ thống mặc định hiển thị theo mẫu câu, có thể sửa lại nội dung diễn giải có tối đa 255 ký tự.
• Số chứng từ: Hệ thống mặc định tự động sinh theo thiết lập Quy tắc đánh số chứng từ trên phần mềm, Có thể sửa lại số chứng từ nếu cần nhưng không được trùng với mã đã có.
• Ngày chứng từ: Hệ thống tự động lấy theo ngày, giờ ngay lúc tạo phiếu.
  • • Có thể sửa lại ngày lập chứng từ, tuy nhiên ngày điều chuyển phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện tại.
    • Nếu để trống -> Hệ thống tự động lấy theo ngày, giờ hiện tại
• Chọn hàng hóa cần điều chuyển:

♦ Thêm thủ công từng hàng hóa:

• Hàng hóa (Bắt buộc): Hệ thống hiển thị hàng hóa thuộc danh sách hàng hóa thuộc cửa hàng điều chỉnh từ ở trạng thái đang hoạt động.
  • Nhấn chọn cửa hàng thuộc danh sách, có thể nhấn F3 tìm kiếm nhanh hàng hóa (Phím F3).
• Kho (Bắt buộc): Hệ thống lấy lên danh sách kho bán hàng và kho lưu trữ của cửa hàng ở trường Điều chuyển từ ở trạng thái Đang hoạt động.
• Vị trí lưu kho: Chọn 1 vị trí thuộc danh sách lưu kho thuộc kho đã chọn.
• Đơn vị tính (Bắt buộc): Hệ thống lấy lên đơn vị mặc định của hàng hóa -> Có thể chọn lại đơn vị tính của hàng hóa.
• Số lượng (Bắt buộc): Số lượng điều chuyển không được lớn hơn số lượng tồn của hàng hóa tại kho đã chọn.
• Tệp đính kèm: Nhấn vào tệp định kèm và tải lên tệp tham chiếu cho lệnh điều chuyển nếu có.
  • Dung lượng tệp đính kèm tối đa 5MB.
  • Định dạng file đính kèm cho phép: XLSX, XLS, JPG, PNG, Doc, Docx, PDF, XML.

♦ Thêm nhanh hàng loạt hàng hóa:

• Chọn Nhập khẩu

• Nhấn Tải tệp mẫu

• Hệ thống sẽ tải tệp nhập khẩu theo đúng khung mẫu với đầy đủ thông tin cần thiết về máy người dùng tại thư mục Download (Tải về).
• Mở tệp mẫu đã tải về
• Nhập thông tin vào tệp mẫu
  • Lưu ý: Các cột hệ thống đánh dấu (*), người dùng bắt buộc nhập
  • Mã hàng hóa, Mã vạch và Tên hàng hóa (Bắt buộc): Bắt buộc nhập 1 trong 3 thông tin, hoặc có thể nhập cả 3.
    • Lưu ý: Nếu nhập 2/3 hoặc 3/3 thông tin nhưng không khớp, hệ thống sẽ báo lỗi khi thực hiện nhập khẩu.
  • Số lô: Nhập số lô của hàng hóa. Bắt buộc nhập nếu hàng hóa có thiết lập bắt buộc nhập thông tin Lô/Hạn sử dụng.
  • Hạn sử dụng: Nhập hạn sử dụng của hàng hóa theo từng lô.
  • Kho (Bắt buộc): Chọn kho muốn nhập cho từng hàng hóa.
  • Vị trí lưu kho: Chọn vị trí lưu kho của từng hàng hóa theo đúng kho đã chọn.
  • Đơn vị tính (Bắt buộc): Nhập đúng đơn vị tính đã có của hàng hóa.
  • Số lượng (Bắt buộc): Nhập số lượng của từng hàng hóa, giá trị phải lớn hơn 0.
  • Ghi chú: Nhập ghi chú cho từng dòng hàng hóa (nếu có)
  • Lưu ý: Với các thông tin Kho/Vị trí lưu kho/Đơn vị tính của hàng hóa bắt buộc đã được khai báo thêm mới trước khi thực hiện nhập khẩu.
• Sau khi hoàn tất, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu tệp.

• Nhấn Chọn tệp hoặc kéo thả tệp lên hệ thống
• Nhấn Tiếp tục

• Tại bước Kiểm tra dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ ra số dòng hợp lệ và không hợp lệ (với những dòng không hợp lệ thì nhập khẩu sẽ không thành công)
  • Thực hiện tải tệp để kiểm tra chi tiết lỗi không hợp lệ và sửa lại trực tiếp trên tệp cũ và nhập khẩu lại.

Nhấn Nhập khẩu, hệ thống chỉ thêm những hàng hóa hợp lệ vào lệnh điều chuyển.

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin lệnh điều chuyển

• Với hàng hóa nhập khẩu thành công vào chứng từ, người dùng có thể Thêm/sửa/xóa thông tin hàng hóa trong phiếu tại đây.

Nhấn Lưu để hoàn tất.

2.2. Trạng thái lệnh điều chuyển

• Chưa thực hiện: Khi lệnh điều chuyển chưa có phiếu xuất kho điều chuyển nào tham chiếu đến Lệnh điều chuyển.
• Đang thực hiện: Tự động chuyển sang trạng thái đang thực hiện khi có ít nhất 1 phiếu xuất kho tham chiếu đến lệnh điều chuyển và còn ít nhất 1 hàng hóa trong lệnh điều chuyển chưa được thực hiện xuất kho điều chuyển.
• Hoàn thành: Tự động chuyển sang trạng thái đang thực hiện khi có tham chiếu đến phiếu xuất kho điều chuyển và có tất cả các hàng hóa trong lệnh điều chuyển đã được xuất kho.

2.3. Sửa lệnh điều chuyển

Người dùng được phép sửa các thông tin trên phiếu lệnh điều chuyển, lưu ý:

• Không thể thực hiện sửa phiếu: Khi phiếu ở trạng thái Hoàn thành.
• Được phép thực hiện sửa: Khi phiếu ở trạng thái Chưa thực hiện và Đang thực hiện:

Các bước sửa phiếu lệnh điều chuyển:

• Tại màn danh sách lệnh điều chuyển, nhấn Sửa tại phiếu lệnh điều chuyển cần sửa.

Hệ thống cho phép sửa tất cả thông tin trên phiếu, lưu ý:

• Ngày chứng từ không được lớn hơn ngày chứng từ trong phiếu xuất kho phát sinh từ lệnh điều chuyển.
• Số lượng hàng hóa trong lệnh điều chuyển không được thấp hơn tổng số lượng trong các phiếu xuất kho phát sinh từ lệnh điều chuyển.
• Không được xóa hàng hóa trong lệnh điều chuyển khi hàng hóa đã tồn tại trong phiếu xuất kho phát sinh từ Lệnh điều chuyển.

2.4. Xóa lệnh điều chuyển

• Không thể xóa lệnh điều chuyển khi đã phát sinh phiếu xuất kho.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!