Vấn đề cần lưu ý khi kết nối , tạo phiếu nhập kho từ hóa đơn mua hàng

I. Tổng quan

Bài viết đề cập tới các vấn đề cần lưu ý, phát sinh trong quá trình kết nối hóa đơn đầu vào, tạo phiếu nhập kho, liên kết hàng hóa. Bao gồm:

1. Kết nối CQT, đơn vị đăng nhập báo lỗi thông tin tài khoản đăng nhập
2. Khi thêm phiếu nhập kho, không thấy tên sản phẩm
3. Trường hợp hóa đơn mua hàng có chiết khấu thương mại
4. Trường hợp hóa đơn mua hàng là hóa đơn thay thế
5. Trường hợp hóa đơn mua hàng là hóa đơn điều chỉnh
6. Trường hợp cần in – lưu lại thông tin hóa đơn đầu vào
7. Lưu ý khi Liên kết hàng hóa
8. Xử lý phiếu nhập kho đã lập Trước khi kết nối Eshop với Hóa đơn mua hàng
9. Khác

II. Hướng dẫn chi tiết

1. Kết nối CQT, đơn vị đăng nhập báo lỗi thông tin tài khoản đăng nhập

Nếu tại bước kết nối CQT, đơn vị đăng nhập báo lỗi thông tin tài khoản đăng nhập (Thực tế dùng tài khoản này đăng nhập ở trang hoadondientu.gdt.gov.vn vào bình thường). Đơn vị thực hiện như sau:

• Truy cập Phần mềm Meinvoice
  – https://app3.meinvoice.vn/ 
  – Nhấp vào biểu tượng màu xanh (MISA MeInvoice xử lý hóa đơn) để hiển thị giao diện Xử lý hóa đơn đầu vào.
  – Chọn Kết nối Cơ quan thuế. Nhấn vào nút 3 chấm bên cạnh nút Đồng bộ >  chọn Ngắt kết nối.
  – Thực hiện kết nối đăng nhập lại tài khoản.
• Truy cập phần mềm Eshop
  – Ứng dụng > MISA meInvoice Xử lý hóa đơn mua hàng > Ngắt kết nối Eshop với Meinvoice
  – Thực hiện kết nối lại. Kiểm tra đăng nhập lại tài khoản hệ thống hóa đơn điện tử.

Sau đó, chọn Lấy lại dữ liệu để đồng bộ hóa đơn mua hàng.

2. Khi thêm phiếu nhập kho, không thấy tên sản phẩm

• Nguyên nhân: có thể do giao diện màn hình đang phóng to quá mức, dẫn tới một vài thông tin bị che khuất.
• Xử lý: Nhấn tổ hợp phím Ctrl và dấu trừ (-) nhiều lần để thu nhỏ màn hình hoặc dùng chuột để thu nhỏ giao diện trình duyệt cho đến khi hiển thị đầy đủ giao diện.

3. Trường hợp hóa đơn mua hàng có chiết khấu thương mại

• Với trường hợp hóa đơn mua hàng có chiết khấu thương mại, người dùng tự phân bổ và nhập phần trăm hoặc số tiền chiết khấu vào cột chức năng tương ứng.

4. Trường hợp hóa đơn mua hàng là hóa đơn thay thế

Khi chọn hóa đơn mua hàng là hóa đơn bị thay thế/điều chỉnh (Hóa đơn gốc đã được tạo phiếu nhập trước đó), phần mềm sẽ hiện cảnh báo -> nhấn Đồng ý, hệ thống chuyển sang trang phiếu nhập kho đó -> Sửa lại phiếu nhập kho tương ứng hóa đơn thay thế đó.

5. Trường hợp hóa đơn mua hàng là hóa đơn điều chỉnh

• Hóa đơn bị điều chỉnh đã tạo phiếu nhập: Khi chọn hóa đơn này hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: “Hóa đơn điều chỉnh chỉ được chọn khi hóa đơn [Ký hiệu- Mã số hóa đơn] đã tạo phiếu nhập kho [Mã phiếu nhập kho]. Vui lòng kiểm tra thông tin trước khi thêm phiếu nhập kho”
  • Nhấn Đóng -> Hệ thống vẫn hiển thị màn phiếu nhập kho như bình thường và cho phép người dùng nhập kho hoặc hủy phiếu này.
• Hóa đơn bị điều chỉnh chưa tạo phiếu nhập: Khi chọn hóa đơn này hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: “Hóa đơn này là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn [Ký hiệu- Mã số hóa đơn đã tạo phía trên] vui lòng kiểm tra thông tin trước khi thêm phiếu nhập kho”
  • Nhấn Đóng -> Hệ thống vẫn hiển thị màn phiếu nhập kho như bình thường và cho phép người dùng nhập kho hoặc hủy phiếu này.

6. Trường hợp cần in – lưu lại thông tin hóa đơn đầu vào 

• Tích xem chi tiết hóa đơn → Chọn Tải xuống.

• Phần mềm sẽ tải file nén bao gồm 1 file PDF và 1 file XML hóa đơn. Đơn vị thực hiện giải nén để xem 2 file trên.

7. Lưu ý khi Liên kết hàng hóa

• Khi thêm mới phiếu nhập kho từ hóa đơn mua hàng NCC. Đối với hàng hóa hàng hóa trên hóa đơn chưa liên kết với hàng hóa MISA eShop. Đơn vị cần tích vào Liên kết ngay để thực hiện ghép hàng hóa trên hóa đơn với hàng hóa đã có trên phần mềm hoặc thêm mới hàng hóa trên Eshop.
• Tại giao diện liên kết hàng hóa, phần mềm thể hiện cột Hàng hóa trên hóa đơn. Trên là Tên hàng hóa dưới là Mã hàng hóa theo thiết lập danh mục hàng hóa của nhà cung cấp (không phải hàng hóa trong danh mục Misa eshop của cửa hàng)

Tên và mã hàng hóa tương ứng trên XML hóa đơn mua hàng NCC phát hành.

8. Xử lý phiếu nhập kho đã lập Trước khi kết nối Eshop với Hóa đơn mua hàng 

• Nếu trước đó cửa hàng đã thêm phiếu nhập kho Mua hàng chưa có hoá đơn, sau đó kết nối Eshop với hoá đơn mua hàng – đầu vào
  → Cửa hàng thực hiện sửa phiếu nhập kho cũ đã tạo – không tạo phiếu nhập kho mới từ hóa đơn đầu vào.
• Cửa hàng thực hiện xử lý như sau:
  Truy cập Nghiệp vụ khác > Nhập kho > tìm tới phiếu nhập kho đã lập trước đó > sửa phiếu nhập kho > Tại ô Chọn HĐ mua hàng và chọn hóa đơn đầu vào tương ứng.
  Như vậy, hóa đơn đầu vào sẽ được ghi nhận là đã xử lý, tránh trùng lặp.

9. Khác

• Sau khi thêm phiếu nhập kho xong. hóa đơn mua hàng chưa xử lý sẽ nhảy sang mục: Hóa đơn đã xử lý và trừ số lượng trên số lượt xử lý HĐ còn lại.

• Nếu hóa đơn mua hàng – hóa đơn đầu vào đã có ở phần mềm Meinvoice – nhưng trong Danh sách hóa đơn chưa xử lý, đã xử lý chưa có hóa đơn đồng bộ về. Thực hiện Nhấn nút Đồng bộ hóa đơn từ Meinvoice.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!