Hướng dẫn kết nối và liên thông dữ liệu với Hệ thống CSDL về Dược

Mục lục

I. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách kết nối, thiết lập đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia trên phần mềm MISA eShop, bao gồm các thao tác kết nối, thêm mới hàng hóa là thuốc, nhập khẩu thuốc và thực hiện nhập/xuất kho hàng hóa thuốc.

Hướng dẫn áp dụng cho các nhà thuốc cần tuân thủ quy định pháp luật về quản lý dược phẩm.

II. Hướng dẫn thực hiện

1. Kết nối và thiết lập đồng bộ dữ liệu lên cổng Dược Quốc gia

Lưu ý khi khởi tạo cửa hàng MISA eShop: Anh/Chị chọn ngành hàng kinh doanh là Nhà thuốc.

Bước 1: Tại màn hình trang tổng quan, truy cập tính năng Kết nối CSDL Dược

Bước 2: Kết nối tài khoản Hệ thống CSDL về dược với MISA eShop

Nhấn Kết nối CSDL Dược Quốc gia

Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký trên Hệ thống CSDL về Dược, nhấn Kết nối để hoàn tất
- Lưu ý: Một tài khoản Hệ thống CSDL Dược chỉ kết nối được 1 cửa hàng MISA eShop.

Sau khi hoàn tất, phần mềm hiển thị thông báo kết nối thành công, nhấn Tiếp tục

Bước 3: Đồng bộ tồn kho ban đầu từ lên Hệ thống CSDL về Dược

Cụ thể, anh/chị thực hiện tạo phiếu Nhập tồn kho đầu kỳ để khai báo lên Hệ thống CSDL về dược theo hướng dẫn:

a, Thiết lập thời gian đồng bộ tồn kho của hàng hóa:

Tại mục Lấy dữ liệu tồn kho tính đến thời điểm:
- Nhấn vào ô ngày tháng và chọn thời điểm (ngày/giờ) chính xác mà anh/chị muốn hệ thống chốt số liệu tồn kho để lấy dữ liệu tồn kho hàng hóa thuốc.
- Chọn kho chứa hàng hóa để lấy dữ liệu tồn từ kho đã chọn: Nếu chọn tất cả, hệ thống sẽ lấy dữ liệu tồn kho của tổng các kho của cửa hàng.

b, Thiết lập chứng từ Nhập tồn kho đầu kỳ

Số chứng từ: Nhập số chứng từ phiếu nhập kho đầu kỳ
Ngày chứng từ: Chọn ngày tạo chứng từ nhập tồn kho đầu kỳ
- Lưu ý quan trọng: Theo quy định của CSDL Dược, các chứng từ nhập/xuất/kiểm kê khi đồng bộ lên hệ thống CSDL về dược phải có ngày chứng từ lớn hơn ngày tạo phiếu Nhập kho đầu kỳ.
  - Vậy nên, anh/chị cần chú ý ngày tạo chứng từ nhập/xuất/kiểm kê cần đồng bộ lên CSDL về dược để chọn đúng ngày chứng từ tạo chứng từ nhập tồn kho phù hợp

c, Khai báo tồn kho hàng hóa: Anh/Chị có thể thực hiện theo 3 cách:

Cách 1: Thêm thủ công từng hàng hóa phiếu vào phiếu

Tìm kiếm hàng hóa cần thêm vào phiếu:
- Nhập mã/tên hàng hóa hoặc sử dụng máy quét mã vạch để thêm nhanh hàng hóa vào phiếu
- Sau đó, hệ thống hiển thị thông tin của hàng hóa, số liệu tồn thực tế trên MISA eShop, Quy cách đóng gói và Đơn vị tính của thuốc.
- Anh/Chị nhập thông tin Lô/HSD, Số lượng hàng hóa tồn đồng bộ lên Hệ thống CSDL về dược

Cách 2: Chọn từ phiếu kiểm kê

Nếu trước khi thực hiện đồng bộ lên Hệ thống CSDL về dược, anh/chị đã thực hiện kiểm kê tồn kho hàng hóa đầu kỳ:

Nhấn Chọn từ phiếu kiểm kê

Tích chọn các phiếu kiểm kê cần lấy dữ liệu tồn kho, sau đó nhấn Chọn để thêm thông tin hàng hóa vào phiếu
- Lưu ý: Nếu anh/chị đã thêm tồn kho của một số hàng hóa (tương tự cách 1), khi chọn từ phiếu kiểm kê, hệ thống sẽ xóa toàn bộ thông tin hàng hóa đã thêm thủ công trước đó.

Cách 3: Nhập khẩu file excel quản lý tồn kho thuốc của cửa hàng.

Sau khi hoàn tất khai báo tồn:

Nhấn Lưu: Hệ thống sẽ lưu thông tin phiếu Nhập tồn kho đầu kỳ vào MISA eShop
Nhấn Lưu và đồng bộ: Hệ thống sẽ lưu thông tin phiếu Nhập tồn kho đầu kỳ vào MISA eShop, đồng thời Đồng bộ phiếu nhập nhập kho đầu kỳ lên Hệ thống CSDL về dược.

2. Liên thông danh mục hàng hóa với CSDL Dược

Bước 1: Truy cập Danh mục\Hàng hóa

Bước 2: Chọn danh sách Liên kết CSDL Dược

Bước 3: Chọn hàng hóa thuốc trên CSDL Dược với Hàng hóa MISA eShop

Để đồng bộ hàng hóa lên hệ thống CSDL về dược, anh/chị có thể thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Liên kết thủ công từng hàng hóa

Nhập tên hàng hóa thuốc tại cột Hàng hóa thuốc trên CSDL Dược tương ứng với thuốc trên MISA eShop

Có thể nhấn F3 để tìm nhanh hàng hóa trong danh sách

Sau đó, nhấn Liên kết để hoàn tất

Cách 2: Liên kết nhanh hàng hóa

Tại thông báo số lượng hàng hóa cần liên kết, anh/chị nhấn để liên kết nhanh các hàng hóa này.

3. Đồng bộ phiếu Nhập kho/Xuất kho/Kiểm kê lên hệ thống CSDL về Dược

Bước 1: Truy cập tính năng Kết nối CSDL Dược, sau đó chọn màn Tổng quan

Bước 2: Đồng bộ chứng từ

a, Trường hợp sau khi kết nối, nếu anh/chị chưa thực hiện Khai báo tồn kho đầu kỳ lên hệ thống CSDL về Dược, anh chị thực hiện Đồng bộ ngay tại đây.