I. Tổng quan
Khi yêu cầu trả hàng hoàn tiền hoặc hủy đơn phát sinh trên sàn thương mại điện tử, thời điểm hàng hoàn về kho có thể khác với thời gian anh/chị thực hiện nhập kho hoàn hàng. Để ngày nhập kho trên hệ thống đúng với thực tế, anh/chị có thể chủ động điều chỉnh thời gian nhập kho để số liệu tồn kho khớp với thực tế và làm căn cứ sinh hóa đơn điều chỉnh.
Phạm vi áp dụng: Sàn Shopee, Lazada, TikTok Shop
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Chỉnh sửa thời gian nhập kho hàng hoàn/hàng hủy
Bước 1: Tại đơn hàng cần xử lý, nhấn Nhập kho hàng hoàn.
Bước 2: Điều chỉnh thời gian
Tại màn hình Chọn hàng hoàn, thực hiện điều chỉnh thông tin tại Thời gian nhập kho hàng hoàn:
- Nhấn vào ô Thời gian nhập kho hàng hoàn.
- Chọn lại ngày/tháng/năm theo thời điểm thực tế hàng về kho từ sàn đơn vị vận chuyển, sau đó thực hiện chọn hàng hóa nhập kho.
- Nhấn Xác nhận để hoàn tất.
2. Các trường hợp thông báo xác nhận
Sau khi thay đổi thời gian nhập kho hàng hoàn hoặc hàng hủy, hệ thống sẽ kiểm tra ảnh hưởng của thay đổi này đến số liệu kho và việc phát hành hóa đơn điều chỉnh. Tùy theo ngày được chọn và thiết lập “Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh”, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận tương ứng trước khi hoàn tất thao tác.
Trường hợp 1: Sử dụng tính năng Tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đồng thời bật thiết lập “Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế” và không tích chọn thiết lập “Không tự động phát hành hóa đơn của ngày liền trước”
- Nếu chỉnh sửa về ngày nhập kho hoàn hàng liền trước với ngày nhấn nhập kho (ví dụ: hôm nay 12/09, chỉnh về 11/09): Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận việc thay đổi thời gian liên quan đến kho.
- Nhấn Đồng ý để hoàn tất nhập kho hàng hoàn. Sau khi hoàn tất, hệ thống tự đồng sinh phiếu nhập kho cho hàng hóa hoàn, đồng thời sinh đơn hàng đổi trả và hóa đơn điều chỉnh cho yêu cầu trả hàng hoàn tiền.
- Hóa đơn điều chỉnh cho yêu cầu này được hệ thống tự động phát hành vào khung giờ phát hành đã thiết lập.
- Nếu chỉnh sửa về các ngày khác (không phải ngày liền trước): Hệ thống hiển thị popup yêu cầu xác nhận liên quan đến cả kho và hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp 2: Bật cả “Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh” VÀ “Không tự động phát hành hóa đơn của ngày liền trước“
- Nếu chỉnh sửa về ngày liền trước hoặc các ngày khác: Hệ thống đều hiển thị popup yêu cầu xác nhận liên quan đến cả kho và hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp 3: Không bật tự động phát hành hóa đơn (phát hành thủ công)
- Khi chỉnh sửa thời gian: Hệ thống hiển thị popup yêu cầu xác nhận liên quan đến kho.
Trường hợp 4: Không chỉnh sửa thời gian
- Hệ thống sẽ tự động thực hiện nhập kho và phát hành hóa đơn điều chỉnh (nếu đang bật chế độ tự động) mà không hiển thị bất kỳ thông báo xác nhận nào.
III. Lưu ý
- Về hóa đơn điều chỉnh: Khi thay đổi thời gian nhập kho, hệ thống chỉ cập nhật thời gian trên Phiếu nhập kho. Thời gian trên Hóa đơn điều chỉnh sẽ được giữ nguyên theo quy trình hiện tại, không bị thay đổi theo thời gian nhập kho mới.
- Về nhật ký hệ thống: Mọi thao tác nhập kho hàng hoàn/hàng hủy và các thay đổi liên quan sẽ được ghi lại chi tiết tại mục Nhật ký truy cập trong phần Thiết lập khác để tiện theo dõi và kiểm soát.