Hướng dẫn kết nối và liên thông dữ liệu với Hệ thống CSDL về Dược

I. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách kết nối, thiết lập đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia trên phần mềm MISA eShop, bao gồm các thao tác kết nối, thêm mới hàng hóa là thuốc, nhập khẩu thuốc và thực hiện nhập/xuất kho hàng hóa thuốc.

Hướng dẫn áp dụng cho các nhà thuốc cần tuân thủ quy định pháp luật về quản lý dược phẩm.

II. Phạm vi áp dụng

• Tính năng áp dụng với cửa hàng thuộc ngành hàng Nhà thuốc

Quy định kết nối

• Mỗi tài khoản Hệ thống CSDL về Dược chỉ được kết nối với một cửa hàng eShop.
• Mỗi cửa hàng eShop chỉ được kết nối với một tài khoản Hệ thống CSDL về Dược.
• Lưu ý đối với chuỗi cửa hàng
  • Việc kết nối chỉ được thực hiện tại từng cửa hàng (chi nhánh) cụ thể.
  • Không thực hiện kết nối tại cửa hàng Tổng công ty.
  • Mỗi cửa hàng (chi nhánh) trong chuỗi chỉ được kết nối với một tài khoản Hệ thống CSDL về Dược riêng biệt.

III. Hướng dẫn thực hiện

1. Liên kết hàng hóa với CSDL Dược

Anh/chị vui lòng thực hiện liên kết hàng hóa với Hệ thống CSDL về Dược. Đây là cơ sở để hệ thống gắn đúng thông tin thuốc trên Hệ thống CSDL về Dược với hàng hóa trên MISA eShop, từ đó đồng bộ các chứng từ nhập kho, xuất kho và kiểm kê với thông tin hợp lệ.

Bước 1: Truy cập Danh mục\Hàng hóa

Bước 2: Chọn danh sách Liên kết CSDL Dược

Bước 3: Chọn hàng hóa thuốc trên CSDL Dược với Hàng hóa MISA eShop

Để đồng bộ hàng hóa lên hệ thống CSDL về dược, anh/chị có thể thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Liên kết thủ công từng hàng hóa

• Nhập tên hàng hóa thuốc tại cột Hàng hóa thuốc trên CSDL Dược tương ứng với thuốc trên MISA eShop

• Có thể nhấn F3 để tìm nhanh hàng hóa trong danh sách

• Khi chọn đúng hàng hóa từ Hệ thống CSDL về Dược, đối với hàng hóa có nhiều đơn vị tính, thực hiện chọn lại đơn vị tính phù hợp (nếu cần).

Cách 2: Nhập khẩu nhanh

• Chọn Nhập khẩu

• Tải tệp mẫu về để nhập nhanh những thông tin cần thiết
• Trong tệp tải về, hệ thống hiển thị danh sách hàng hóa chưa liên kết về, anh/chị thực hiện nhập số đăng ký của hàng hóa CSDL Dược tương ứng với Hàng hóa MISA eShop vào tệp mẫu vừa tải về.
• Sau đó, Tải tệp tồn kho vừa tạo lên hệ thống.
• Khi gặp hàng hóa đã tồn tại:
  • Nếu chọn Cập nhật: Hệ thống sẽ sử dụng thông tin mới trong tệp nhập khẩu, thay thế cho thông tin  hiện có trong
  • Nếu chọn Bỏ qua: Hệ thống sẽ giữ nguyên dữ liệu cũ của hàng hóakhông cập nhật thông tin từ tệp nhập khẩu cho hàng hóa.
• Nhấn Tiếp tục để thêm hàng hóa vào phiếu Nhập tồn kho ban đầu
  • Lưu ý: Hệ thống chỉ lấy các hàng hóa hợp lệ vào phiếu nhập tồn kho ban đầu.

Bước 4: Sau đó, nhấn Liên kết để hoàn tất

Lưu ý: Anh/Chị có thể thực hiện xuất khẩu danh sách hàng hóa đã liên kết bằng cách:

• Truy cập danh sách Đã liên kết, nhấn biểu tượng để thực hiện xuất khẩu.

2. Kết nối và thiết lập đồng bộ dữ liệu lên cổng Dược Quốc gia

2.1 Kết nối với hệ thống CSDL về Dược

Bước 1: Khởi tạo tài khoản trên Hệ thống CSDL về Dược mới

(Bỏ qua bước này nếu đã khởi tạo tài khoản)

• Truy cập: https://csdlduoc.com.vn/
• Chọn Đăng ký và thực hiện khai báo thông tin
• Sau khi hoàn tất đăng ký, theo dõi kết quả đăng ký qua email
• Thiết lập mật khẩu trong lần đăng nhập đầu tiên

Hướng dẫn chi tiết xem thêm tại đây.

Bước 2: Tại màn hình trang tổng quan, truy cập tính năng Kết nối CSDL Dược

Bước 3: Kết nối tài khoản Hệ thống CSDL về dược với MISA eShop

• Nhấn Kết nối CSDL Dược Quốc gia

• Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký trên Hệ thống CSDL về Dược, nhấn Kết nối để hoàn tất
  • Lưu ý: Một tài khoản Hệ thống CSDL Dược chỉ kết nối được 1 cửa hàng MISA eShop.

• Sau khi hoàn tất, phần mềm hiển thị thông báo kết nối thành công, nhấn Tiếp tục

Để Hủy kết nối, anh/chị thực hiện như sau:

• Truy cập Kết nối CSDL Dược, nhấn biểu tượng và chọn Hủy kết nối.

Sau khi kết nối với hệ thống CSDL về Dược thành công, hệ thống tiếp tục chuyển sang bước tiếp theo Đồng bộ tồn kho ban đầu để thực hiện đồng bộ dữ liệu tồn kho ban đầu của cửa hàng trực tiếp từ MISA eShop lên hệ thống CSDL về dược.

• Hướng dẫn đồng bộ tồn kho ban đầu từ MISA eShop lên hệ thống CSDL về Dược, anh/chị tiếp tục theo dõi mục 2.1.
• Ngoài ra, anh/chị có thể thực hiện khai báo tồn kho đầu kỳ thủ công trên Hệ thống CSDL về Dược.
  • Nếu anh/chị đã thực hiện khai báo tồn kho đầu kỳ trực tiếp trên hệ thống CSDL về Dược, anh/chị vui lòng nhấn Bỏ qua để bỏ qua bước này và hoàn tất kết nối.

2.2 Đồng bộ tồn kho ban đầu từ MISA eShop lên hệ thống CSDL về Dược

Anh/Chị thực hiện tạo phiếu Nhập tồn kho đầu kỳ để khai báo lên Hệ thống CSDL về dược trên MISA eShop theo hướng dẫn:

a, Thiết lập thời gian đồng bộ tồn kho của hàng hóa:

• Tại mục Lấy dữ liệu tồn kho tính đến thời điểm:
  • Nhấn vào ô ngày tháng và chọn thời điểm (ngày/giờ) chính xác mà anh/chị muốn hệ thống bắt đầu lấy dữ liệu tồn kho hàng hóa thuốc.
    • Hệ thống sử dụng dữ liệu phát sinh từ thời điểm đã chọn đến thời điểm thực hiện đồng bộ tồn kho ban đầu để xác định số lượng tồn kho.
  • Chọn kho chứa hàng hóa để lấy dữ liệu tồn từ kho đã chọn: Nếu chọn tất cả, hệ thống sẽ lấy dữ liệu tồn kho của tổng các kho của cửa hàng.

b, Thiết lập chứng từ Nhập tồn kho đầu kỳ

• Số chứng từ: Nhập số chứng từ phiếu nhập kho đầu kỳ
• Ngày chứng từ: Chọn ngày tạo chứng từ nhập tồn kho đầu kỳ
  • Lưu ý quan trọng: Theo quy định của CSDL Dược, các chứng từ nhập/xuất/kiểm kê khi đồng bộ lên hệ thống CSDL về dược phải có ngày chứng từ lớn hơn ngày tạo phiếu Nhập kho đầu kỳ.
    • Vậy nên, anh/chị cần chú ý ngày tạo chứng từ nhập/xuất/kiểm kê cần đồng bộ lên CSDL về dược để chọn đúng ngày chứng từ tạo chứng từ nhập tồn kho phù hợp

c, Khai báo tồn kho hàng hóa: Anh/Chị có thể thực hiện theo 3 cách:

Cách 1: Thêm thủ công từng hàng hóa phiếu vào phiếu

• Tìm kiếm hàng hóa cần thêm vào phiếu:
  • Nhập mã/tên hàng hóa hoặc sử dụng máy quét mã vạch để thêm nhanh hàng hóa vào phiếu.
  • Sau đó, hệ thống hiển thị thông tin của hàng hóa, số liệu tồn thực tế trên MISA eShop, Quy cách đóng gói và Đơn vị tính của thuốc.
  • Anh/Chị nhập thông tin Lô/HSD, Số lượng hàng hóa tồn đồng bộ lên Hệ thống CSDL về dược.

Cách 2: Chọn từ phiếu kiểm kê

Nếu trước khi thực hiện đồng bộ lên Hệ thống CSDL về dược, anh/chị đã thực hiện kiểm kê tồn kho hàng hóa đầu kỳ:

• Nhấn Chọn từ phiếu kiểm kê

• Tích chọn các phiếu kiểm kê cần lấy dữ liệu tồn kho, sau đó nhấn Chọn để thêm thông tin hàng hóa vào phiếu.
  • Lưu ý:
    • Nếu anh/chị đã thêm tồn kho của một số hàng hóa (tương tự cách 1), khi chọn từ phiếu kiểm kê, hệ thống sẽ xóa toàn bộ thông tin hàng hóa đã thêm thủ công trước đó.
    • Hệ thống chỉ hiển thị các phiếu kiểm kê ở trạng thái đã xử lý và trong phiếu không có chênh lệch.
    • Phiếu kiểm kê chỉ được sử dụng khi có hàng hóa thuốc đã được liên kết với thuốc tương ứng trên Hệ thống CSDL về Dược.

• Sau khi chọn từ phiếu kiểm kê:
  • Thông tin thuốc, lô/hạn sử dụng: Hệ thống sử dụng thông tin trong phiếu kiểm kê.
  • Số lượng tồn kho của thuốc: Lấy từ số liệu tồn kho thực tế trong phiếu kiểm kê.

Cách 3: Nhập khẩu tệp excel quản lý tồn kho thuốc của cửa hàng.

• Tải tệp mẫu về để nhập nhanh những thông tin cần thiết
• Khai báo thông tin vào tệp mẫu vừa tải về
• Sau đó, Tải tệp tồn kho vừa tạo lên hệ thống.
• Khi gặp hàng hóa đã tồn tại:
  • Nếu chọn Cập nhật: Hệ thống sẽ sử dụng thông tin mới trong tệp nhập khẩu, thay thế cho thông tin hàng hóa hiện có trong danh mục
  • Nếu chọn Bỏ qua: Hệ thống sẽ giữ nguyên dữ liệu cũ của hàng hóakhông cập nhật thông tin từ tệp nhập khẩu cho hàng hóa.
• Nhấn Tiếp tục để thêm hàng hóa vào phiếu Nhập tồn kho ban đầu
  • Lưu ý: Hệ thống chỉ lấy các hàng hóa hợp lệ vào phiếu nhập tồn kho ban đầu.

d, Sau khi hoàn tất khai báo tồn

• Nhấn Lưu: Hệ thống sẽ lưu thông tin phiếu Nhập tồn kho đầu kỳ vào MISA eShop
• Nhấn Lưu và đồng bộ: Hệ thống sẽ lưu thông tin phiếu Nhập tồn kho đầu kỳ vào MISA eShop, đồng thời Đồng bộ phiếu nhập kho đầu kỳ lên Hệ thống CSDL về dược.

2.3. Kiểm tra và cập nhật phiếu tồn kho đầu kỳ

Sau khi đã anh/chị hoàn tất khai báo tồn kho đầu kỳ từ MISA eShop lên hệ thống CSDL về Dược:

• Để kiểm tra phiếu nhập tồn đầu kỳ, anh chị chọn Thiết lập:

• • Nhấn vào số chứng từ để xem chi tiết thông tin phiếu

• • Nhấn Sửa để sửa lại thông tin phiếu (nếu cần).

• • Thực hiện sửa các thông tin cần thiết:
  • Sau khi sửa, anh/chị vui lòng thực hiện đồng bộ thông lên CSDL về Được để đảm bảo trên hệ thống CSDL về dược cập nhật chính xác thông tin.

• Sau khi hoàn tất đồng bộ, phiếu nhập tồn ban đầu sẽ hiển thị trên Hệ thống CSDL về Dược giúp anh/chị dễ dàng theo dõi.
  • Truy cập trang Hệ thống CSDL về Dược, tại mục Nghiệp vụ bán hàng, chọn Nhập hàng.

3. Đồng bộ phiếu Nhập kho/Xuất kho/Kiểm kê lên hệ thống CSDL về Dược

Lưu ý: Anh/Chị BẮT BUỘC phải đồng bộ tồn kho ban đầu từ MISA eShop lên Hệ thống CSDL về Dược hoặc khai báo tồn kho đầu kỳ trực tiếp trên hệ thống CSDL về Dược trước khi thực hiện đồng bộ chứng từ kho lên hệ thống CSDL về Dược để đảm bảo chứng từ khi đồng bộ lên được hệ thống chấp nhận.

Trường hợp 1:  Đã đồng bộ tồn kho ban đầu từ MISA eShop lên hệ thống CSDL về Dược

Tại đây, hệ thống tổng hợp số Phiếu nhập/xuất/kiểm kho kho tính từ ngày trên chứng từ nhập tồn kho đầu kỳ, bao gồm:

• Số chứng từ nhập kho bao gồm:
  • Nhập kho mua hàng
  • Nhập kho trả hàng/hoàn hàng
  • Nhập kho khác
    • Lưu ý: Tính năng đồng bộ phiếu nhập kho khác chỉ áp dụng với Cửa hàng là Chuỗi cửa hàng.
• Số chứng từ xuất kho bao gồm:
  • Xuất kho bán hàng
  • Xuất kho trả lại hàng mua
  • Xuất kho huỷ
  • Xuất kho khác
• Số chứng từ Kiểm kê kho bao gồm:
  • Các chứng từ ở trạng thái Đã xử lý, Không có chênh lệch.

Để thực hiện đồng bộ chứng từ kho, anh/chị có thể thực hiện đồng bộ theo 2 cách:

Cách 1: Đồng bộ từng loại chứng từ:

• Tại các chứng từ cần đồng bộ, anh chị nhấn Đồng bộ ngay

• • Hệ thống sẽ thông báo tại quả chuông thông báo khi đồng bộ thành công.

Cách 2: Đồng bộ nhanh tất cả chứng từ

• Anh chị nhấn Đồng bộ hàng loạt

• • Hệ thống sẽ thông báo tại quả chuông thông báo khi đồng bộ thành công

Trường hợp 2: Chưa khai báo tồn kho ban đầu lên hệ thống CSDL về Dược

Trên trang Kết nối CSDL Dược\Tổng quan, khi anh/chị chưa đồng bộ tồn kho ban đầu trên MISA eShop và chưa khai báo tồn kho ban đầu trên Hệ thống CSDL về Dược, MISA eShop sẽ hiển thị thông báo Chưa đồng bộ tồn kho ban đầu với CSDL Dược.

• Anh/Chị vui lòng thực hiện khai báo tồn kho với hệ thống CSDL về Dược để đảm bảo chứng từ tồn kho khi đồng bộ lên được hệ thống chấp nhận.

Để thực hiện đồng bộ tồn kho ban đầu trên MISA eShop sau khi đã hoàn tất quy trình kết nối CSDL Dược, anh/chị truy cập tính năng Kết nối CSDL Dược, sau đó vào màn Tổng quan và thực hiện đồng bộ tồn kho ban đầu.

• Nhấn Đồng bộ ngay và thực hiện đồng bộ tương tự theo mục 2.1.

Lưu ý: Nếu anh/chị vẫn thực hiện đồng bộ tồn kho ban đầu từ MISA eShop lên hệ thống CSDL về Dược khi chưa khai báo tồn kho đầu kỳ, hệ thống CSDL về Dược sẽ từ chối nhận các chứng từ này.

• Lúc này, anh/Chị cần thực hiện khai báo tồn kho đầu kỳ lên hệ thống CSDL về Dược trước (có thể đồng bộ từ MISA eShop hoặc trực tiếp trên hệ thống CSDL về Dược), sau đó thực hiện đồng bộ lại chứng từ kho như thông thường.

Trường hợp 3: Đã khai báo tồn kho ban đầu trên hệ thống CSDL về Dược

Trường hợp anh/chị đã thực hiện khai báo tồn kho ban đầu trực tiếp trên hệ thống CSDL về Dược hoặc đã đồng bộ tồn từ một hệ thống khác (không phải từ MISA eShop):

• Trên MISA eShop sẽ không ghi nhận trạng thái đã đồng bộ tồn kho ban đầu. Hệ thống vẫn hiển thị thông báo Chưa đồng bộ tồn kho ban đầu với CSDL Dược, anh/chị vui lòng bỏ qua thông báo này và thực hiện đồng bộ chứng từ kho như thông thường.

• Tại đây, hệ thống hiển thị tổng số chứng từ Nhập/Xuất/Kiểm kê kho tính từ ngày từ ngày 01/01/2026. Chi tiết các loại chứng từ:
  • Số chứng từ nhập kho bao gồm:
    • Nhập kho mua hàng
    • Nhập kho trả hàng/hoàn hàng
    • Nhập kho khác
      • Lưu ý: Tính năng đồng bộ phiếu nhập kho khác chỉ áp dụng với Cửa hàng là Chuỗi cửa hàng.
  • Số chứng từ xuất kho bao gồm:
    • Xuất kho bán hàng
    • Xuất kho trả lại hàng mua
    • Xuất kho huỷ
    • Xuất kho khác
  • Số chứng từ Kiểm kê kho bao gồm:
    • Các chứng từ ở trạng thái Đã xử lý, Không có chênh lệch.
• Anh/Chị có thể thực hiện đồng bộ chứng từ từ MISA eShop lên hệ thống cơ sở dữ liệu về dược có ngày tạo phiếu từ ngày 01/01/2026.
  • Các bước đồng bộ chứng từ kho thực hiện theo Mục 3.1.

Lưu ý: Khi chọn kỳ đồng bộ chứng từ kho, ngày bắt đầu kỳ đồng bộ phải lớn hơn ngày khai báo tồn kho đầu kỳ trên Hệ thống CSDL về Dược.

• Ví dụ: Nếu ngày khai báo tồn kho đầu kỳ là 05/01/2026, ngày bắt đầu kỳ đồng bộ chứng từ kho phải từ 06/01/2026 trở đi.

Trường hợp ngày bắt đầu kỳ đồng bộ nhỏ hơn hoặc bằng ngày khai báo tồn kho đầu kỳ, các chứng từ kho có thể bị Hệ thống CSDL về Dược từ chối. Khi đó, anh/chị cần chọn lại kỳ đồng bộ có ngày bắt đầu lớn hơn ngày khai báo tồn kho đầu kỳ, sau đó thực hiện đồng bộ lại chứng từ kho.

IV. Lưu ý

• Chi tiết hướng dẫn thêm hàng hóa thuốc, bán hàng thuốc xem thêm tại đây.

Chúc anh/chị thực hiện thành công!