I. Tổng quan
Tính năng Xuất khẩu chứng từ Kho cho phép anh/chị trích xuất khẩu các loại phiếu và danh sách chứng từ kho ra định dạng file để lưu trữ, trình ký hoặc đối chiếu. Việc xuất khẩu có thể thực hiện linh hoạt theo từng chứng từ hoặc xuất hàng loạt từ với cấu trúc phiếu theo đúng quy định.
Nội dung chính:
- Xuất khẩu danh sách chứng từ kho
- Xuất khẩu chi tiết chừng từ kho
Phạm vi áp dụng:
- Phiếu Nhập kho: Nhập kho mua hàng, nhập kho khác, nhập kho trả lại hàng bán, Nhập kho thừa do kiểm kê, nhập kho điều chuyển
- Phiếu Xuất kho: Xuất kho trả lại hàng mua, xuất kho khác, xuất kho bán hàng, xuất kho điều chuyển, xuất kho hủy hàng, Xuất kho thiếu do kiểm kê
- Phiếu Chuyển kho
- Phiếu Lệnh điều chuyển
- Phiếu Kiểm kê
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Xuất khẩu tại trang danh sách chứng từ
Bước 1: Thiết lập các trường thông tin của chứng từ cần xuất
- Tại màn hình danh sách chứng từ, nhấn
- Tại màn hình tùy chỉnh giao diện:
- Tích chọn các cột dữ liệu cần lấy lên file xuất khẩu
- Nhấn giữ nút
và kéo thả chuột cột dữ liệu để di chuyển vị trí hiển thị - Cột cố định: Tích chọn các cột dữ liệu cần cố định lên đầu.
- Sau khi hoàn tất, nhấn Đồng ý
Bước 2: Chọn chứng từ cần xuất
- Tại màn hình danh sách chứng từ kho, tích chọn các dòng chứng từ cần thực hiện xuất khẩu.
- Nếu không tích chọn, hệ thống tự động xuất khẩu tất cả chứng từ phiếu
Bước 3: Chọn chế độ xuất
- Nhấn Xuất khẩu, hệ thống hiển thị hai lựa chọn:
-
- Nếu chọn Xuất khẩu danh sách: Hệ thống sẽ xuất ra một bảng tổng hợp các chứng từ đã chọn.
- Nếu chọn Xuất khẩu chi tiết: Hệ thống sẽ xuất mỗi chứng từ thành một sheet riêng biệt trong cùng một file. Mỗi sheet sẽ tuân thủ đúng cấu trúc 4 phần và nhóm người ký theo loại chứng từ đó.
2. Xuất khẩu từ trang xem chi tiết chứng từ
Áp dụng khi anh/chị đang xem chi tiết một chứng từ cụ thể và muốn xuất bản phiếu hoàn chỉnh của chứng từ đó.
Bước 1: Truy cập màn hình chi tiết phiếu
- Tại danh sách chứng từ kho cần xem (Nhập kho/Xuất kho,…), nhấn vào Số phiếu cần xem chi tiết.
Bước 2: Tại màn chi tiết phiếu, nhấn Xuất khẩu
Hệ thống sẽ xuất chứng từ thành một file. Trong file xuất khẩu sẽ tuân thủ đúng cấu trúc 4 phần và nhóm người ký theo loại chứng từ đó.
3. Cấu trúc tệp phiếu xuất khẩu
Bản phiếu được xuất ra luôn bao gồm 4 phần chính với quy tắc hiển thị như sau:
Phần 1: Thông tin phiếu (Bắt buộc)
- Hiển thị: Tên cửa hàng, Địa chỉ cửa hàng.
Phần 2: Thông tin chung (Tùy chọn)
- Hiển thị đầy đủ các thông tin master khi anh/chị chọn xuất phần này.
Phần 3: Thông tin chi tiết hàng hóa (Tùy chọn)
- Hiển thị danh sách hàng hóa, dòng tổng sum các cột số lượng.
- Dòng “Số tiền viết bằng chữ“: Chỉ hiển thị khi chứng từ có phát sinh giá trị tiền. Nếu chứng từ không có giá trị tiền, dòng này sẽ tự động ẩn.
Phần 4: Thông tin ký (Bắt buộc)
Hiển thị dòng “Ngày… tháng… năm…” và các vai trò người ký kèm dòng “(Ký, họ tên)” theo nhóm nghiệp vụ:
- Nhóm Nhập kho: Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng, Giám đốc.
- Nhóm Xuất kho: Người lập phiếu, Người giao hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng, Giám đốc.
- Nhóm Chuyển kho: Người lập phiếu, Người giao hàng, Người nhận hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng, Giám đốc.
- Nhóm Không xác định (Lệnh điều chuyển/Kiểm kê không rõ loại): Người lập phiếu, Kế toán trưởng, Giám đốc.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!