Nhập khẩu danh sách hàng hóa khi tạo phiếu chuyển kho

I. Tổng quan

Tính năng nhập khẩu chi tiết hàng hóa từ file Excel giúp anh/chị tiết kiệm thời gian khi lập các phiếu chuyển kho có số lượng mặt hàng lớn (từ vài chục đến hàng trăm mặt hàng). Thay vì phải chọn thủ công từng dòng, anh/chị chỉ cần chuẩn bị file theo mẫu và tải lên hệ thống để tự động tạo danh sách hàng hóa.

II. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Truy cập danh sách phiếu chuyển kho

Trên thanh menu bên trái, chọn Nghiệp vụ khác → chọn Chuyển kho. Màn hình hiển thị danh sách các phiếu chuyển kho đã lập.

Bước 2. Tạo phiếu chuyển kho mới

Nhấn vào nút Thêm mới để tạo phiếu chuyển kho. Giao diện Thêm mới phiếu chuyển kho sẽ hiện ra.

Nhập thông tin chung

• Đối tượng: Nhập tên người thực hiện chuyển kho hoặc người chịu trách nhiệm.
• Người lập phiếu: Tự động lấy theo người tạo phiếu chuyển kho.
• Diễn giải: Nhập ghi chú (nếu có), ví dụ: Chuyển hàng giữa hai chi nhánh.
• Số phiếu: Phần mềm tự động sinh số phiếu.
• Thời gian: Lấy theo thời điểm tạo phiếu chuyển kho.

Bước 3: Nhập khẩu danh sách hàng hóa trả lại.

• Chọn Nhập khẩu

• Nhấn Tải tệp mẫu

• Hệ thống sẽ tải tệp nhập khẩu theo đúng khung mẫu với đầy đủ thông tin cần thiết về máy người dùng tại thư mục Download (Tải về).
• Mở tệp mẫu đã tải về

Bước 4: Nhập thông tin vào tệp mẫu

Lưu ý: Các cột hệ thống đánh dấu (*), người dùng bắt buộc nhập

• Mã hàng hóa, Mã vạch và Tên hàng hóa (Bắt buộc): Bắt buộc nhập 1 trong 3 thông tin, hoặc có thể nhập cả 3.
  • Lưu ý: Nếu nhập 2/3 hoặc 3/3 thông tin nhưng không khớp, hệ thống sẽ báo lỗi khi thực hiện nhập khẩu.
• Số lô, Hạn sử dụng: Nếu hàng hóa được thiết lập quản lý theo lô/hạn sử dụng: Bắt buộc phải nhập. Nếu để trống, hệ thống báo lỗi.
• Kho xuất (Bắt buộc): Chọn kho xuất cho từng hàng hóa.
• Vị trí lưu kho (kho xuất): Chọn vị trí lưu kho của từng hàng hóa.
• Kho nhập (Bắt buộc): Chọn kho muốn nhập cho từng hàng hóa.
• Vị trí lưu kho (kho nhập): Chọn vị trí lưu kho của từng hàng hóa.
• Đơn vị tính (Bắt buộc): Nhập đúng đơn vị tính sẵn có của hàng hóa. Hệ thống không hỗ trợ thêm mới đơn vị tính qua file nhập khẩu.
• Số lượng (Bắt buộc): Bắt buộc nhập. Nhập số lượng chuyển kho của từng hàng hóa.
• Lưu ý: Với các thông tin Kho/Vị trí lưu kho/Đơn vị tính của hàng hóa bắt buộc đã được khai báo thêm mới trước khi thực hiện nhập khẩu, hệ thống không hỗ trợ thêm mới khi nhập khẩu.

Sau khi hoàn tất, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu tệp.

Bước 5: Tải tệp nhập khẩu lên hệ thống

• Nhấn Chọn tệp hoặc kéo thả tệp lên hệ thống
• Nhấn Tiếp tục

Bước 6: Hệ thống kiểm tra lại thông tin hàng hóa đã nhập khẩu

Tại bước Kiểm tra dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ ra số dòng hợp lệ và không hợp lệ (với những dòng không hợp lệ thì nhập khẩu sẽ không thành công)

• Thực hiện tải tệp để kiểm tra chi tiết lỗi không hợp lệ
• Thực hiện sửa lại trực tiếp trên tệp cũ và nhập khẩu lại.
• Lưu ý: Hệ thống chỉ thực hiện nhập khẩu khi toàn bộ dữ liệu hợp lệ.

Bước 7: Nhấn Nhập khẩu, hệ thống sẽ thực hiện những hàng hóa hợp lệ vào phiếu Chuyển kho

Bước 8: Kiểm tra lại thông tin phiếu nhập

• Sau khi nhập khẩu thành công vào phiếu chuyển kho, người dùng có thể sửa/xóa thông tin hàng hóa tại đây.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

III. Lưu ý

• Kiểm tra kho: Đảm bảo kho xuất và kho nhập không trùng nhau.
• Không ghi đè: Việc nhập khẩu file Excel chỉ thêm mới các dòng vào cuối danh sách, không xóa mất các dòng anh/chị đã nhập thủ công trước đó.