Nhập khẩu danh sách hàng hóa khi kiểm kê kho trên máy tính

I. Tổng quan

Tính năng nhập khẩu chi tiết hàng hóa giúp anh/chị nhanh chóng cập nhật số liệu kiểm kê thực tế vào hệ thống thông qua file mẫu, thay vì phải nhập liệu thủ công từng dòng. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác giữa số liệu tồn kho trên hệ thống và thực tế tại kho.

Phạm vi áp dụng: Hình thức kiểm kê một phần.

II. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Tạo phiếu kiểm kê mới

• Tại menu bên trái, chọn mục Nghiệp vụ > chọn Kiểm kê kho

• Nhấn vào nút Thêm mới để tạo phiếu kiểm kê.

Bước 2: Thiết lập phiếu kiểm kê

• Kho: Chọn kho cần kiểm kê
• Loại kiểm kê: Chọn kiểm kê một phần

→ Nhấn Kiểm kê

Bước 3: Khai báo thông tin phiếu kiểm kê

• Người lập phiếu: Là người tạo phiếu kiểm kê kho
• Diễn giải: Nhập ghi chú nếu cần
• Số phiếu kiểm kê: Phần mềm tự động sinh số phiếu
• Ngày giờ kiểm kê: Lấy theo thời điểm tạo phiếu kiểm kê

Ngoài ra, tại đây người dùng có thể đổi lại loại kiểm kê (nếu cần)

Bước 4: Nhập khẩu hàng hóa kiểm kê

• Nhấn Nhập khẩu

• Nhấn Tải tệp mẫu

• Hệ thống sẽ tải tệp nhập khẩu theo đúng khung mẫu với đầy đủ thông tin cần thiết về máy người dùng tại thư mục Download (Tải về).
• Mở tệp mẫu đã tải về

• Nhập thông tin vào tệp mẫu
  • Lưu ý: Các cột hệ thống đánh dấu (*), người dùng bắt buộc nhập
  • Mã hàng hóa, Mã vạch và Tên hàng hóa (Bắt buộc): Bắt buộc nhập 1 trong 3 thông tin, hoặc có thể nhập cả 3.
    • Lưu ý: Nếu nhập 2/3 hoặc 3/3 thông tin nhưng không khớp, hệ thống sẽ báo lỗi khi thực hiện nhập khẩu.
    • Nếu thông tin không tồn tại trong danh mục: Hệ thống báo lỗi.
  • Số lô, Hạn sử dụng: Nếu hàng hóa được thiết lập quản lý theo lô/hạn sử dụng: Bắt buộc phải nhập. Nếu để trống, hệ thống báo lỗi.
  • Đơn vị tính (Bắt buộc): Nhập đúng đơn vị tính đã có của hàng hóa.
    • Lưu ý: Đơn vị tính của hàng hóa bắt buộc đã được khai báo thêm mới trước khi thực hiện nhập khẩu.
  • Số lượng (Bắt buộc): Nhập số lượng của từng hàng hóa, giá trị phải lớn hơn 0.
• Sau khi hoàn tất, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu tệp.

• Nhấn Chọn tệp hoặc kéo thả tệp lên hệ thống
• Nhấn Tiếp tục

• Tại bước Kiểm tra dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ ra số dòng hợp lệ và không hợp lệ (với những dòng không hợp lệ thì nhập khẩu sẽ không thành công)
  • Thực hiện tải tệp để kiểm tra chi tiết lỗi không hợp lệ và sửa lại

Nhấn Nhập khẩu, hệ thống chỉ thêm những hàng hóa hợp lệ vào phiếu kiểm kê

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin phiếu kiểm kê

• Với hàng hóa nhập khẩu thành công vào phiếu nhập, người dùng có thể Thêm/sửa/xóa thông tin hàng hóa trong phiếu tại đây.

Nhấn Lưu để hoàn tất.

III. Lưu ý

• Loại hàng hóa: Tính năng này không áp dụng cho hàng hóa dạng Combo hoặc Dịch vụ.
• Định dạng số: Đảm bảo các cột số lượng không chứa ký tự lạ hoặc khoảng trắng.
• Quản lý lô/Hạn sử dụng: Việc hiển thị các cột Lô/Hạn sử dụng phụ thuộc vào thiết lập quản lý hàng hóa của đơn vị.