Nhập khẩu danh sách hàng hóa khi tạo phiếu xuất kho

I. Tổng quan

Tính năng Nhập khẩu danh sách hàng hóa cho phép anh/chị đưa dữ liệu hàng hóa từ file Excel vào phiếu Xuất kho một cách nhanh chóng. Thay vì phải nhập liệu thủ công từng dòng, anh/chị có thể sử dụng file mẫu để đồng bộ hóa các thông tin như mã hàng, số lượng, đơn giá và kho bãi, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Phạm vi áp dụng: Xuất kho trả lại hàng mua và xuất kho khác

II. Hướng dẫn thực hiện

1. Xuất kho trả lại hàng mua

Bước 1: Truy cập tính năng nhập khẩu và thêm mới phiếu xuất kho

• Nhấn Thêm mới

Bước 2: Khai báo thông tin phiếu xuất kho

• Chọn loại phiếu: Trả lại hàng mua.

• Chọn hình thức thanh toán

• Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp đã có trong danh mục hoặc thêm mới (nếu cần)
• Diễn giải: Nhập lý do trả lại hàng.
• Số Phiếu: Hệ thống tự tạo số phiếu xuất kho; có thể sửa lại nếu cần, đảm bảo duy nhất.
• Thời gian: Có thể chỉnh sửa về thời điểm trong quá khứ nhỏ hơn hiện tại.

Lưu ý: Để thực hiện nhập khẩu, anh/chị cần đảm bảo phiếu Xuất kho trả lại hàng mua đang ở trạng thái không có tham chiếu đến phiếu xuất kho mua hàng.

Bước 3: Nhập khẩu danh sách hàng hóa trả lại.

• Chọn Nhập khẩu

• Nhấn Tải tệp mẫu

• Hệ thống sẽ tải tệp nhập khẩu theo đúng khung mẫu với đầy đủ thông tin cần thiết về máy người dùng tại thư mục Download (Tải về).
• Mở tệp mẫu đã tải về

Bước 4: Nhập thông tin vào tệp mẫu

Lưu ý: Các cột hệ thống đánh dấu (*), người dùng bắt buộc nhập

• Mã hàng hóa, Mã vạch và Tên hàng hóa (Bắt buộc): Bắt buộc nhập 1 trong 3 thông tin, hoặc có thể nhập cả 3.
  • Lưu ý: Nếu nhập 2/3 hoặc 3/3 thông tin nhưng không khớp, hệ thống sẽ báo lỗi khi thực hiện nhập khẩu.
  • Nếu Mã vạch và Mã hàng hóa không tồn tại trong danh mục: Hệ thống báo lỗi.
• Số lô, Hạn sử dụng: Nếu hàng hóa được thiết lập quản lý theo lô/hạn sử dụng: Bắt buộc phải nhập. Nếu để trống, hệ thống báo lỗi.
• Kho (Bắt buộc): Chọn kho muốn nhập cho từng hàng hóa.
• Vị trí lưu kho: Chọn vị trí lưu kho của từng hàng hóa theo đúng kho đã chọn.
• Đơn vị tính (Bắt buộc): Nhập đúng đơn vị tính đã có của hàng hóa.
• Số lượng (Bắt buộc): Nhập số lượng của từng hàng hóa, giá trị phải lớn hơn 0.
• Đơn giá / Thành tiền: Nhập một trong hai thông tin là Đơn giá hoặc Thành tiền. Nếu nhập cả hai thì hệ thống ưu tiên lấy theo Thành tiền nếu 2 thông tin không khớp nhau.
• Thuế suất: Phải chọn giá trị có trong danh sách thuế suất của hệ thống.
• Tiền thuế & Tổng thanh toán: Hệ thống sẽ tự động tính toán dựa trên số lượng, đơn giá và thuế suất.

• Lưu ý: Với các thông tin Kho/Vị trí lưu kho/Đơn vị tính của hàng hóa bắt buộc đã được khai báo thêm mới trước khi thực hiện nhập khẩu.

Sau khi hoàn tất, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu tệp.

Bước 5: Tải tệp nhập khẩu lên hệ thống

• Nhấn Chọn tệp hoặc kéo thả tệp lên hệ thống

• Nhấn Tiếp tục

Bước 6: Hệ thống kiểm tra lại thông tin hàng hóa đã nhập khẩu

Tại bước Kiểm tra dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ ra số dòng hợp lệ và không hợp lệ (với những dòng không hợp lệ thì nhập khẩu sẽ không thành công)

• Thực hiện tải tệp để kiểm tra chi tiết lỗi không hợp lệ
• Thực hiện sửa lại trực tiếp trên tệp cũ và nhập khẩu lại.
• Lưu ý: Hệ thống chỉ thực hiện nhập khẩu khi toàn bộ dữ liệu hợp lệ.

Bước 7: Nhấn Nhập khẩu, hệ thống sẽ thực hiện những hàng hóa hợp lệ vào phiếu xuất kho

Bước 8: Kiểm tra lại thông tin phiếu nhập

• Sau khi nhập khẩu thành công vào phiếu nhập, người dùng có thể sửa/xóa thông tin hàng hóa tại đây.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Xuất kho khác

Bước 1: Truy cập tính năng nhập khẩu và thêm mới phiếu xuất kho

• Nhấn Thêm mới

Bước 2: Khai báo thông tin chung 

• Chọn loại phiếu: Khác.

• Đối tượng: Chọn nhà cung cấp đã có trong danh mục hoặc thêm mới (nếu cần)
• Diễn giải: Nhập lý do trả lại hàng.
• Số Phiếu: Hệ thống tự tạo số phiếu xuất kho; có thể sửa lại nếu cần, đảm bảo duy nhất.
• Thời gian: Có thể chỉnh sửa về thời điểm trong quá khứ nhỏ hơn hiện tại.

Bước 3: Tạo tệp nhập khẩu

Lưu ý: Để thực hiện nhập khẩu, anh/chị cần đảm bảo phiếu Xuất kho trả lại hàng mua đang ở trạng thái không có tham chiếu đến phiếu xuất kho mua hàng.

• Nhấn Nhập khẩu

• Nhấn Tải tệp mẫu

• Hệ thống sẽ tải tệp nhập khẩu theo đúng khung mẫu với đầy đủ thông tin cần thiết về máy người dùng tại thư mục Download (Tải về).
• Mở tệp mẫu đã tải về

Bước 4: Nhập thông tin vào tệp mẫu

Lưu ý: Các cột hệ thống đánh dấu (*), người dùng bắt buộc nhập

• Mã hàng hóa, Mã vạch và Tên hàng hóa (Bắt buộc): Bắt buộc nhập 1 trong 3 thông tin, hoặc có thể nhập cả 3.
  • Lưu ý: Nếu nhập 2/3 hoặc 3/3 thông tin nhưng không khớp, hệ thống sẽ báo lỗi khi thực hiện nhập khẩu.
• Số lô: Nhập lô của hàng hóa. Đây là thông tin bắt buộc nhập nếu hàng hóa có thiết lập “Bắt buộc nhập thông tin Lô/Hạn sử dụng”.
• Hạn sử dụng: Nhập hạn sử dụng của hàng hóa theo từng lô.
• Kho (Bắt buộc): Chọn kho muốn nhập cho từng loại hàng hóa.
• Vị trí lưu kho: Chọn vị trí lưu kho cho từng loại hàng hóa.
• Đơn vị tính (Bắt buộc): Nhập đúng đơn vị tính sẵn có của hàng hóa.
• Số lượng (Bắt buộc): Nhập số lượng nhập của từng loại hàng hóa.

• Lưu ý: Với các thông tin Kho/Vị trí lưu kho/Đơn vị tính của hàng hóa bắt buộc đã được khai báo thêm mới trước khi thực hiện nhập khẩu.

Sau khi hoàn tất, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu tệp.

Bước 5: Tải tệp nhập khẩu lên hệ thống

• Nhấn Chọn tệp hoặc kéo thả tệp lên hệ thống
• Sau đó nhấn Tiếp tục

Bước 6: Hệ thống kiểm tra lại thông tin hàng hóa đã nhập khẩu

Tại bước Kiểm tra dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ ra số dòng hợp lệ và không hợp lệ (với những dòng không hợp lệ thì nhập khẩu sẽ không thành công)

• Thực hiện tải tệp để kiểm tra chi tiết lỗi không hợp lệ
• Thực hiện sửa lại trực tiếp trên tệp cũ và nhập khẩu lại.
• Lưu ý: Hệ thống chỉ thực hiện nhập khẩu khi toàn bộ dữ liệu hợp lệ.

Bước 7: Nhấn Nhập khẩu, hệ thống sẽ thực hiện những hàng hóa hợp lệ vào phiếu xuất kho

Bước 8: Kiểm tra lại thông tin phiếu nhập

• Sau khi nhập khẩu thành công vào phiếu xuất, người dùng có thể sửa/xóa thông tin hàng hóa tại đây.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

III. Lưu ý

• Luôn sử dụng file mẫu mới nhất được cung cấp bởi hệ thống để đảm bảo đúng cấu trúc cột.
• Kiểm tra kỹ tính tồn tại của Mã hàng hóa và Mã vạch trong danh mục trước khi thực hiện nhập khẩu để tránh lỗi hàng loạt.
• Đảm bảo các thông tin về Kho và Đơn vị tính đã có trong danh mục trên hệ thống.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!