Hướng dẫn xử lý đơn hàng Lazada trên máy tính

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xử lý đơn hàng từ sàn Lazada trên phần mềm MISA eShop, bao gồm các bước tiếp nhận đơn hàng, chuẩn bị hàng, bàn giao với đơn vị vận chuyển và theo dõi trạng thái đơn.

Phạm vi áp dụng cho người dùng đã kết nối tài khoản Lazada với MISA eShop.

2. Các bước thực hiện

Truy cập danh sách đơn hàng từ sàn Lazada:

• Tại màn hình Tổng quan, chọn Lazada\ Đơn hàng

3. Danh sách tất cả đơn hàng

Phần mềm giúp quản lý tập trung tất cả các đơn hàng ở các trạng thái khác nhau, bao gồm: Đơn mới, Đơn chờ xử lý, Đơn chờ đơn vị vận chuyển (ĐVVC) đến lấy hàng, Đơn đang giao, Đã giao, Đơn hủy, Đơn trả hàng/hoàn tiền

• Trong danh sách đơn hàng, mỗi cột thông tin đều có bộ lọc riêng, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và theo dõi theo từng tiêu chí cụ thể.
• Để tra cứu đơn hàng nhanh chóng, người dùng có thể sử dụng thanh tìm kiếm nhập mã đơn hàng, mã vận đơn, đơn vị vận chuyển để tìm kiếm đơn hàng.

Để xem chi tiết một đơn hàng, người dùng chỉ cần kích đúp vào đơn hàng đó. Màn hình chi tiết đơn sẽ hiển thị các thông tin:

• Doanh thu đơn hàng
• Thông tin thanh toán của người mua
• Danh sách kiện hàng
• Thông tin chung và khách hàng

3.1. Quản lý đơn hàng theo từng trạng thái

Đơn mới

Khi có đơn hàng mới phát sinh từ sàn Lazada, hệ thống hiển thị tại danh sách đơn hàng mới, người dùng có thể truy cập để xem nhanh các đơn hàng mới trước khi chuyển sang trạng thái Chờ xử lý từ sàn.

• Tại đây, người dùng có thể thêm/sửa thông tin xuất hóa đơn của khách hàng.
• Nhấn Sửa thông tin HĐĐT và nhập thông tin xuất hóa đơn:
  • Chọn khách hàng Cá nhân hay Công ty/Hộ kinh doanh và nhập thông tin tương ứng.
  • Gửi hóa đơn cho khách hàng: Người dùng tích chọn để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng sau khi hệ thống phát hành thành công.
    • Nếu tích chọn, nhập Tên người nhận và Email người nhận (Bắt buộc).
• Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu.

Chờ xử lý

Sau khi Lazada duyệt đơn, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái Chờ xử lý.

• Nếu không tiếp nhận đơn hàng, chọn chức năng Hủy đơn và nhập lý do hủy

• • Chọn lý do hủy đơn và nhấn Đồng ý

• Trường hợp cần sửa lại hoặc thêm mới thông tin xuất hóa đơn điện tử, người dùng có thể sửa lại tại đây.

• Trường hợp trong đơn hàng có hàng hóa chưa liên kết, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo tại cột mã đơn hàng -> Người dùng thực hiện liên kết để thực hiện sinh chứng từ đơn hàng:
  • Nhấn đúp chuột vào đơn hàng (click 2 lần) để mở xem chi tiết đơn hàng.
  • Tại thông báo đang có hàng hóa chưa liên kết, nhấn Hàng hóa

• • Và thực hiện Liên kết với hàng hóa đã có trên MISA eShop (hoặc sao chép nếu chưa có hàng hóa đơn trên MISA eShop)

• • Sau khi liên kết thành công, nếu phát hiện liên kết sai, người dùng có thể sửa lại trực tiếp tại đây.
• Sau khi hoàn tất liên kết hàng hóa, người dùng thực hiện xử lý đơn như thông thường.

• Nếu xác nhận sẽ xử lý đơn hàng nhấn Chuẩn bị hàng thông báo tiếp nhận đơn hàng với sàn (tương ứng nút chức năng Đóng gói và In trên sàn).

• • Hệ thống hiển thị thông báo Chuẩn bị hàng thành công:
    • Nhấn chọn Đóng gói lại khi cửa hàng đã đóng gói đơn hàng nhưng có sai sót cần thực hiện đóng gói lại: Đơn hàng vẫn sẽ ở trạng thái Chờ xử lý, và gắn nhãn Đóng gói lại tại thông tin Trạng thái đơn sàn
    • Nhấn chọn Sẵn sàng giao khi đơn hàng đã được chuẩn bị xong: Hệ thống chuyển trạng thái đơn hàng từ Chờ xử lý sang Chờ lấy hàng (Tương đương tính năng Gửi và In trên sàn)
    • Nhấn In phiếu giao hàng: Người dùng thực hiện In phiếu và trạng thái chuyển trạng thái Chờ xử lý sang Chờ đóng gói (Tương đương tính năng Chỉ in trên sàn)
    • Nếu nhấn x (Đóng popup thông báo) hệ thống sẽ đưa đơn vào trạng thái Chờ đóng gói.

• Với đang Chờ đóng gói, người dùng truy cập danh sách Chờ đóng gói:
  • Người dùng có thể thực hiện nhặt hàng và in phiếu nhặt hàng tại đây.
  • Với Các đơn đã đóng và cần đóng gói lại đơn hàng, nhấn Đóng gói lại -> Đơn hàng chuyển về trạng thái chờ Xử lý. Sau khi đóng gói lại thành công, nhấn Chuẩn bị hàng và Sẵn sàng giao để hoàn tất quy trình chuẩn bị.
  • Nhấn In phiếu giao hàng (Nếu cần)
  • Khi đơn hàng đã hoàn thiện và có thể đưa cho đơn vị vận chuyển, nhấn Sẵn sàng giao.

Với các đơn đã chọn Sẵn sàng giao, hệ thống sẽ chuyển đơn sang trạng thái Chờ lấy hàng.

Lưu ý: Với các cửa hàng thiết lập Tự động gợi ý lô có HSD gần nhất khi xuất kho:

→ Khi chuẩn bị hàng (Hàng hóa đã liên kết với eShop), hệ thống sẽ tự động chọn các lô hàng có hạn gần nhất và còn hàng để thêm vào đơn hàng đó.

• Nếu trong đơn hàng, hàng hóa đó có số lượng từ 2 trở lên, hệ thống kiểm tra và gắn với nhiều lô/hạn sử dụng thì hệ thống sẽ hiển thị mỗi lô 1 dòng hàng hóa riêng biệt.
• Trường hợp hàng hóa không đạt điều kiện, hệ thống sẽ cảnh báo xuất quá số lượng tồn -> áp dụng cho chuẩn bị hàng loạt và chuẩn bị 1 đơn.

Chờ lấy hàng

Tại đây, Đơn hàng sẽ ở trạng thái đợi đơn vị vận chuyển tới lấy hàng.

• In phiếu giao hàng: Hệ thống hiển thị trạng thái đơn hàng Đã In/Chưa in/Không in phiếu giao hàng.
  • Người dùng có thể thực hiện In phiếu giao hàng hoặc tích chọn các đơn hàng chưa in để In hàng loạt phiếu giao hàng.

• Hủy đơn: Tại trạng thái chờ lấy hàng, người dùng vẫn có thể thực hiện Hủy đơn hàng tương tự như tại trạng thái Chờ xử lý

Đang giao hàng

Khi đơn vị vận chuyển xác nhận đã lấy hàng và đang vận chuyển, đơn sẽ chuyển sang trạng thái Đang giao hàng.

Đã giao

Sau khi đơn hàng được giao thành công và ĐVVC xác nhận đã giao, trạng thái đơn hàng sẽ là Đã giao hàng – Chưa xác nhận.

Khi khách hàng xác nhận đã nhận hàng, trạng thái được cập nhật thành Đã giao hàng – Đã xác nhận.

Giao hàng thất bại

Hệ thống cập nhật trạng thái và danh sách các đơn hàng được đơn vị vận chuyển báo giao hàng không thành công trên sàn với nhiều lý do:

• Không liên lạc được với người nhận
• Khách hàng từ chối nhận hàng
• Người nhận cung cấp địa chỉ không hợp lệ
• Lý do khác
• …

Khi các đơn hàng này được đơn vị vận chuyển cập nhật sang trạng thái Hoàn hàng thành công và Kiện hàng hoàn trả, người dùng thực hiện thao tác Nhập kho hoàn hàng khi đã nhận được hàng hóa.

• Chọn Nhập kho hoàn hàng

• Chọn hàng hoàn: Tích chọn các hàng hóa hoàn về (bao gồm cả các hàng hóa chỉ hoàn tiền không hoàn hàng để hệ thống phát hành hóa đơn điều chỉnh chính xác) và nhấn Nhập kho.
  • Với các hàng hóa chỉ hoàn tiền không hoàn hàng, sau khi thực hiện nhập kho hoàn hàng, người dùng thực hiện xuất kho hàng hủy theo hướng dẫn tại đây.

• Người dùng nhấn Phiếu xử lý để xem danh sách các chứng từ tham chiếu.

Lưu ý: 

• Với các đơn hàng sàn chưa phát hành hóa đơn và phát sinh giao hàng thất bại, hệ thống sẽ không áp dụng tính năng tự động phát hành hóa đơn (Nếu có thiết lập tự động phát hành).
• Với các đơn hàng sàn đã phát hành hóa đơn trước khi phát sinh trạng thái giao hàng thất bại, hệ thống sẽ tự động sinh hóa đơn điều chỉnh.
  • Hướng dẫn Phát hành hóa đơn điều chỉnh xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

Đơn hủy

Kiểm tra các đơn bị yêu cầu hủy tại danh sách Đơn hủy.

Trả hàng hoàn tiền

Khi yêu cầu trả hàng/hoàn tiền được duyệt, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Trả hàng/Hoàn tiền.

• Chi tiết về cách xử lý các đơn yêu cầu hủy/trả hàng/hoàn tiền. Vui lòng xem tại đây.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!