1. Tổng quan
Hướng dẫn này cung cấp các bước thực hiện phát hành hóa đơn điều chỉnh với đơn Hủy/Đổi trả hàng hoàn trên sàn Lazada trên hệ thống MISA eShop, bao gồm cả trường hợp tự động và thủ công. Nội dung gồm hai phần chính: phát hành tự động hóa đơn điều chỉnh và các bước phát hành thủ công.
2. Các bước thực hiện
Sau khi xử lý các đơn hàng Hủy/Đổi trả hàng hoàn tiền trên sàn, người dùng cần phát hành hóa đơn điều chỉnh tương ứng theo các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn gốc CHƯA PHÁT HÀNH và bị hủy
- Hệ thống sẽ không tạo hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn gốc cũng sẽ không được tự động phát hành, người dùng cần truy cập danh sách Hóa đơn chưa phát hành và thực hiện phát hành hóa đơn gốc thủ công.
Trường hợp 2: Hóa đơn gốc ĐÃ PHÁT HÀNH và bị Hủy/Đổi trả hàng hoàn tiền
Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh
- Hệ thống tự động sinh hóa đơn điều chỉnh cho đơn Hủy/Đổi trả hàng hoàn tiền → Hệ thống sẽ tự động tạo một hóa đơn điều chỉnh khi đơn hàng gốc được cập nhật sang trạng thái Đơn Hủy/Đã trả cho người bán.
- Hóa đơn điều chỉnh này sẽ nằm trong danh sách “Hóa đơn chưa phát hành” và tự động phát hành với Ngày phát hành đề xuất trên hóa đơn được tính dựa trên thời điểm đơn hàng chuyển trạng thái Đã trả cho người bán/Hoàn thành hủy đơn tại POS.
Ngoài ra người dùng có thể chủ động tự phát hành hóa đơn điều chỉnh thao các thao tác dưới đây:
Phát hành thủ công hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Tại màn hình Tổng quan, chọn Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn chưa phát hành
Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điều chỉnh cần phát hành
- Kết hợp sử dụng bộ lọc thời gian và tìm kiếm đơn hàng bằng số hóa đơn, mã đơn hàng, tên khách hàng hoặc số điện thoại khách hàng.
Bước 3: Tại dòng của hóa đơn điều chỉnh cần phát hành, chọn Phát hành hóa đơn điều chỉnh.
Bước 4: Nhập và kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn.
- Hệ thống sẽ tự động điền ngày phát hành và ký hiệu hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng: Nếu tích chọn, người dùng cần nhập Tên người nhận và Email khách hàng (bắt buộc).
- Thông tin khách hàng: Hệ thống sẽ lấy thông tin khách hàng đã khai báo trên đơn hàng, có thể nhấn “Sửa thông tin” để thay đổi nếu cần.
- Ký số khi phát hành hóa đơn (Nếu cần): Tích chọn và lựa chọn hình thức ký số phù hợp.
- Nhấn Xem trước để kiểm tra lại nội dung hóa đơn trước khi phát hành.
- Nhấn Phát hành để hoàn tất.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
