Lập đơn hàng nguồn khác trên PC/POS

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách lập đơn giao hàng cho khách tại cửa hàng, bao gồm các bước chọn hàng hóa, chọn kênh bán hàng, nhập thông tin khách hàng, áp dụng khuyến mại và ghi chú đơn hàng. Hỗ trợ thu ngân theo dõi và quản lý quá trình giao hàng hiệu quả.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Tại trang Bán tại cửa hàng (POS), chọn Giao hàng

Bước 2: Hệ thống sẽ chuyển sang màn Danh sách đơn nguồn khác, chọn Thêm mới.

Bước 3: Chọn Bảng giá (nếu cần)

Với các cửa hàng sử dụng đa dạng bảng giá bán hàng hóa, chọn bảng giá bán phù hợp.

Bước 4: Thêm hàng hóa

Tùy theo mô hình triển khai của cửa hàng, chọn hàng hóa từ danh sách hoặc quét mã vạch hàng hóa khách mua.

Bước 5. Nhập thông tin khách hàng

Trường hợp cửa hàng có quản lý thông tin khách hàng, nhập mã khách hàng, số điện thoại hoặc tên để chọn thông tin khách.

Nếu chưa có thông tin khách hàng, nhấn vào biểu tượng để thêm nhanh thông tin khách.

Bước 6. Áp dụng khuyến mại và mã ưu đãi

Nhấn vào biểu tượng để chọn các chương trình khuyến mại.

Bước 7: Chọn đơn vị vận chuyển

– Hệ thống tự chọn đơn vị vận chuyển mặc định, người dùng nhấn Thay đổi để chọn đơn vị vận chuyển tương ứng.

• Có thể chọn lại đơn vị phù hợp (Ví dụ: GHTK, Viettelpost, GHN,….) → Nhấn Thay đổi để chọn lại đơn vị vận chuyển.
• Chọn Phương thức giao hàng và Đơn vị vận chuyển trong danh sách đơn vị đã kết nối và nhập thông tin đơn hàng
• Nhập thông tin lấy hàng: Nhập thông tin kho để đơn vị vận chuyển đến lấy hàng
• Nhập địa chỉ nhận hàng: Thông tin nhận hàng của khách hàng
• Đồng kiểm hàng hóa: Chọn phương thức đồng kiểm hàng hóa bao gồm Không cho xem hàng/Cho xem, không thử hàng/Cho thử hàng.
• Thu phí từ chối nhận hàng: Nhập số tiền khách hàng phải trả khi từ chối nhận hàng.
  • Lưu ý: Tính năng Đồng kiểm hàng hóa và thu phí từ chối nhận hàng chỉ hiển thị với đơn vị vận chuyển Shopee Express.
• Sau khi hoàn tất, nhấn Tính phí giao hàng để ước tính phí giao hàng cần trả.
• Người trả phí: Chọn người trả phí là cửa hàng trả hoặc Khách trả.

• Trường hợp, cửa hàng thu một khoản phí giao hàng của khách hàng riêng và trả giao hàng cho DVVC riêng:
  • Phí giao hàng thu khách: Là khoản phí giao hàng thu của khách hàng, khoản phí này sẽ hiển thị trên Phiếu xác nhận đơn hàng khi gửi khách.
  • Phí giao hàng trả ĐVVC (Cửa hàng trả): Là khoản phí giao hàng, cửa hàng trả đơn vị vận chuyển.

• Chọn Lưu ý xem hàng cho hàng đơn (Bắt buộc).

Bước 8: Thanh toán

Trường hợp khách hàng đã đặt cọc trước tiền đơn hàng

• Nhấn Chuyển khoản và chọn Phương thức thanh toán đặt cọc:
  • Trường hợp thanh toán đặt cọc qua chuyển khoản: Chọn tài khoản thực nhận và số tiền đặt cọc
  • Trường hợp thanh toán đặt cọc bằng tiền mặt: Nhập số tiền khách hàng thanh toán
  • Trường hợp thanh toán đặt cọc bằng cả 2 phương thức: Nhập thông tin của cả 2 phương thức

• Còn phải thu (COD): Hệ thống hiển thị số tiền còn phải thu nếu đơn hàng có số tiền Còn phải thu >0.
  • Khi đơn hàng chuyển sang trạng thái Đã giao:
    • Số tiền còn phải thu (COD) sẽ tính nào công nợ Đối tác nợ cửa hàng.
    • Phí giao hàng do Cửa hàng trả đối tác vận chuyển sẽ tính vào công nợ Cửa hàng nợ đối tác.
• Còn phải thu (COD):
  • Đối với đơn giao qua đơn vị vận chuyển: Người dùng thực hiện chọn phương thức:
    • Tích chọn ĐVVC thu hộ (COD): Toàn bộ số tiền còn phải thu sẽ tính vào công nợ Đối tác vận chuyển.
      • Nếu phí giao hàng do Cửa hàng trả thì sẽ tính vào công nợ Cửa hàng nợ đối tác.
    • Tích chọn Ghi nợ khách hàng: Toàn bộ số tiền còn phải thu sẽ tính vào công nợ khách hàng.
  • Đối với đơn tự giao: Hệ thống chỉ hiển thị Số tiền còn lại phải thu, hành động ghi công nợ cho đối tác vận chuyển hay với khách hàng sẽ được thực hiện khi cập nhật đơn hàng sang trạng thái Đã giao.

Bước 9. Nhập thông tin khác cho đơn hàng (nếu có).

• Chọn người bán và nguồn bán hàng phù hợp

• Nhập Ghi chú cho đơn vị vận chuyển hoặc nhân viên nội bộ (nếu có).

Bước 10: Nhấn Chốt đơn để hoàn tất.

3. Lưu ý

• Đối với đơn hàng nguồn khác gửi đơn vị vận chuyển (đối tác giao hàng), Phần mềm sẽ không có chức năng sinh phiếu thu COD từ đơn hàng, nên đơn vị sẽ phải tự theo dõi và nhập tay phiếu thu này ạ.
  • Hướng dẫn tạo phiếu thu nợ đối tác vận chuyển xem chi tiết tại đây.
  • Khi đã tạo phiếu thu nợ với đối tác vận chuyển: Hệ thống cập nhật trạng thái Đã thu COD với đơn hàng đó.

• Đối với đơn hàng có đặt cọc: Sau khi chốt đơn, hệ thống tự động sinh 1 phiếu thu đặt cọc
  • Nếu người dùng sửa số tiền đặt cọc trên đơn hàng: Hệ thống sửa lại số tiền trên phiếu thu bằng số tiền đã sửa.
  • Nếu người dùng xóa số tiền đặt cọc: Người dùng cần thực hiện xử lý số tiền đặt cọc
  • Chi tiết hướng dẫn xem thêm tại đây.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!