Hướng dẫn xử lý đơn hàng TikTok Shop trên máy tính

1. Tổng quan

• Giúp anh/chị quản lý toàn bộ đơn hàng phát sinh từ sàn TikTok Shop ngay trên phần mềm MISA eShop, được phân loại theo các trạng thái: Đơn mới, Chờ xử lý, Chờ lấy hàng, Đang giao, Đã giao, Đơn hủy và Trả hàng/Hoàn tiền.
• Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ tìm kiếm, lọc và thao tác nhanh để xử lý đơn hàng chính xác, kịp thời và đồng bộ với sàn.

2. Hướng dẫn thực hiện

• Tại màn hình Tổng quan, chọn TikTok Shop\Đơn hàng

2.1. Quản lý tổng hợp tại tab Tất cả

Phần mềm giúp quản lý tập trung tất cả các đơn hàng ở các trạng thái khác nhau, bao gồm: Đơn mới, Đơn chờ xử lý, Đơn chờ đơn vị vận chuyển (ĐVVC) đến lấy hàng, Đơn đang giao, Đã giao, Đơn hủy, Đơn trả hàng/hoàn tiền

• Trong danh sách đơn hàng, mỗi cột thông tin đều có bộ lọc riêng, giúp anh/chị dễ dàng tìm kiếm và theo dõi theo từng tiêu chí cụ thể.

• Để tra cứu đơn hàng nhanh chóng, anh/chị có thể sử dụng thanh tìm kiếm.

Để xem chi tiết một đơn hàng, anh/chị chỉ cần kích đúp vào đơn hàng đó. Màn hình chi tiết đơn sẽ hiển thị các thông tin:

• Doanh thu đơn hàng
• Thông tin thanh toán của người mua
• Danh sách kiện hàng
• Thông tin chung và khách hàng

2.2. Quản lý đơn hàng theo từng trạng thái

2.2.1. Đơn mới

Khi có đơn hàng mới phát sinh trên Tiktok, anh/chị có thể kiểm tra tại mục Đơn mới.

2.2.2. Chờ xử lý

Sau khi Tiktok duyệt đơn, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái Chờ xử lý. Lúc này, anh/chị cần thực hiện: Chuẩn bị hàng hóa

• Tích chọn Chuẩn bị hàng để xác nhận xử lý đơn hàng.

• Chọn Đơn vị vận chuyển
• Chọn Hình thức giao vận: Gửi hàng tại bưu cục hoặc ĐVVC đến lấy hàng
• Chọn Ngày lấy hàng
• Nhấn Đồng ý 

Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Chờ sàn lấy hàng.

2.2.3. Chờ lấy hàng

Trong trạng thái này, anh chị thực hiện Nhặt hàng để đóng gói hàng trước khi giao cho đơn vị vận chuyển.

• Để thực hiện, Anh/Chị Tích chọn đơn hàng -> nhấn Nhặt hàng.

Kiểm tra lại thông tin đơn hàng/Nhấn In tổng hợp nhặt hàng.

Đồng thời, người dùng thực hiện In phiếu giao hàng và dán vào đơn hàng.

Tại đây, hệ thống hiển thị trạng thái đơn hàng Đã In/Chưa in/Không in phiếu giao hàng để người dùng xác định được các đơn đã hoàn tất đóng gói chưa.

• Người dùng có thể tích chọn các đơn hàng chưa in để In hàng loạt phiếu giao hàng:

Sau khi đóng gói xong, đơn hàng đã sẵn sàng và chỉ còn chờ nhân viên giao hàng đến nhận.

2.2.4. Đang giao hàng

Khi đơn vị vận chuyển xác nhận đã lấy hàng và đang vận chuyển, đơn sẽ chuyển sang trạng thái Đang giao hàng.

2.2.5. Đã giao

Sau khi đơn hàng được giao thành công và ĐVVC xác nhận đã giao, trạng thái đơn hàng sẽ là Đã giao hàng – Chưa xác nhận.

Khi khách hàng xác nhận đã nhận hàng, trạng thái được cập nhật thành Đã giao hàng – Đã xác nhận.

2.2.6. Yêu cầu hủy 

Kiểm tra các đơn bị yêu cầu hủy tại mục Yêu cầu hủy.

Tích chọn các đơn hàng, và nhấp chấp nhận hoặc từ chối để xử lý đơn đó

Sau khi anh chị chấp nhận hủy đơn xong, đơn hàng đó sẽ được chuyển sang tab Đơn hủy. Anh chị cần xử lý nhập hàng hóa đó về kho.

Chọn đơn hàng/ nhấn Xử lý/ chọn Lưu và nhập kho

2.2.7. Trả hàng/hoàn tiền

Bước 1: Với  các đơn hàng có yêu cầu trả hàng hoàn tiền từ người mua, anh chị theo dõi tại mục Trả hàng/hoàn tiền.

Tại tab tất cả sẽ tổng hợp đơn hàng ở các trạng thái là: Yêu cầu trả hàng hoàn tiền đang được xử lý, người mua đã gửi hàng, yêu cầu trả hàng hoàn thành.

Bước 2: Trong danh sách các đơn hàng Đăng chờ Tiktok Shop/Khách hàng:

2.1 Trường hợp: Chấp nhận bưu kiện hoàn trả

-> Chọn chức năng Chấp nhận bưu kiện hoàn trả.

• Hệ thống hiển thị thông báo Chờ người mua trả hàng → Nhấn Xác nhận và chờ nhận hàng trả lại từ người mua

Lưu ý: Với trường hợp đã thực hiện thao tác này trên sàn, hệ thống sẽ tự động cập nhật đơn hàng sang trạng thái Đã giải quyết -> Người dùng thực hiện nhập kho hàng hoàn tương tự Bước 3.

Tiến hành nhập kho hàng hoàn và hoàn tất quy trình

Sau khi nhận được kiện hàng trả lại và đã hoàn tiền cho người mua:

• Mở danh sách Đã giải quyết.
• Tại dòng đơn trả hàng đã hoàn tiền này, chọn chức năng Nhập kho hàng hoàn để cập nhật số lượng hàng tồn kho tương ứng trở lại hệ thống.

Chọn hàng hóa hoàn và số lượng hoàn (Kể cả trường hợp hàng hóa lỗi không hoàn hàng) → nhấn Nhập kho

Ngay khi hoàn tất thao tác, hệ thống sẽ  tự động sinh và phát hành hóa đơn đơn đổi trả và hóa đơn điều chỉnh gắn với đơn hàng trả hàng hoàn tiền, giúp kiểm soát đầy đủ quy trình phát sinh.

• Để kiểm tra lại, có thể xem phiếu xử lý đi kèm hoặc truy cập lại bằng mã đơn hàng để kiểm tra chi tiết đơn trả hàng hoàn tiền và các nghiệp vụ liên quan.

Lưu ý: Ngay khi hoàn tất xử lý đơn hàng, hệ thống sẽ tự động sinh đơn đổi trả và hóa đơn điều chỉnh cho phần hàng hóa trả lại, người dùng cần phát hành hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.

• Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh vẫn sẽ áp dụng tính năng tự động phát hành với đơn hóa đơn điều chỉnh này, hoặc người dùng có thể tự động phát hành theo hướng dẫn Tại đây.

2.2 Trường hợp từ chối bưu kiện hoàn trả

-> Chọn Từ chối bưu kiện hoàn trả

• Chọn Lý do từ chối (Bắt buộc): Hệ thống hiển thị danh sách lý do từ sàn
  • Chưa nhận được kiện hàng
  • Đã nhận được kiện hàng nhưng thiếu một số mặt hàng
  • Sản phẩm không khớp với mô tả
  • Kiện hàng hoặc sản phẩm bị hư hỏng
  • Sản phẩm bị lỗi hoặc không hoạt động
  • Gửi sai sản phẩm
  • Nghi ngờ hàng giả
• Thêm ảnh Bằng chứng (Bắt buộc)
• Nhập Chú thích (nếu cần).

-> Hệ thống sẽ chuyển trạng thái lên sàn, đơn hàng nằm tại danh sách Đã giải quyết với trạng thái Yêu cầu trả hàng hoàn tiền đã hủy.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!