I. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách tạo và quản lý phiếu nhập kho trên phần mềm, bao gồm các bước truy cập chức năng, tạo phiếu mới, nhập thông tin chi tiết hàng hóa và lưu phiếu.
Hướng dẫn áp dụng cho các trường hợp nhập hàng từ nhà cung cấp hoặc nhập lại hàng trả từ khách, giúp kiểm soát và cập nhật tồn kho chính xác.
II. Cách thực hiện
1. Truy cập vào chức năng nhập kho
- Trên thanh menu bên trái chọn mục Nghiệp vụ khác → chọn Nhập kho.
- Giao diện hiển thị là danh sách các phiếu nhập kho, giúp dễ dàng tra cứu và quản lý tất cả các lần nhập hàng trước đó.
2. Tạo phiếu nhập kho mới
- Nhấn nút “Thêm mới” ở góc phải màn hình danh sách. Hệ thống sẽ mở giao diện tạo mới phiếu nhập kho.
3. Nhập thông tin phiếu
- Loại phiếu: có 2 loại phiếu là Nhập kho mua hàng và Nhập kho Khác.
- Chọn loại phiếu Mua hàng.
- Đối tượng: Chọn đối tượng là Nhà cung cấp, Khách hàng, Nhân viên, Đối tác giao vận, Đối tác thanh toán.
Nhập thông số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn đầu vào của phiếu:
- Người nhập: Mặc định để là người đang tạo phiếu.
- Số phiếu: Phần mềm sẽ tự động sinh số phiếu theo quy tắc đánh số chứng từ.
- Diễn giải: Ghi chú lý do nhập.
- Thời gian: Tự động lấy theo thời điểm tạo phiếu.
- Hình thức thanh toán: chọn Chưa thanh toán hoặc Đã thanh toán.
- Trường hợp phiếu nhập kho ở trạng thái Đã thanh toán: Sau khi lưu phiếu nhập kho, hệ thống sẽ đồng thời tự động sinh phiếu chi mua hàng tương ứng.
- Trường hợp phiếu nhập kho ở trạng thái Chưa thanh toán: Khi phát sinh chi trả thực , người dùng chủ động lập phiếu chi riêng hoặc bù trừ nợ với nhà cung cấp.
- Trạng thái ghi nhận tại thời điểm lập phiếu, kể cả sau này thanh toán hoặc trừ nợ.
- Chọn Hóa đơn mua hàng: Chọn hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp, hệ thống sẽ tự động điền thông tin từ hóa đơn mua hàng vào phiếu nhập kho.
Lưu ý: Các trường đánh dấu sao (*) là bắt buộc nhập, nếu bỏ trống sẽ không lưu được phiếu.
Trường hợp không chọn hóa đơn mua hàng, chủ động nhập thông tin chi tiết về các hàng hóa nhập kho:
- Mã hàng hóa: Chọn hoặc quét mã vạch để tra cứu từ danh mục hàng hóa có sẵn.
- Tên hàng hóa: Tự động hiển thị theo mã hàng hóa đã chọn.
- Kho: Chọn kho để lưu trữ hàng hóa nhập về.
- Vị trí lưu kho: Ghi rõ vị trí cụ thể trong kho (nếu có, ví dụ: Kệ A, Tầng 2).
- Đơn vị tính: Tự động hiển thị theo thông tin của hàng hóa.
- Số lượng: Nhập số lượng thực tế của từng mặt hàng nhập kho.
- Đơn giá: Tự động hiển thị theo mã hàng hóa (có thể sửa lại nếu cần).
- Thành tiền: Hệ thống tự động tính = Số lượng × Đơn giá.
- % Chiết khấu: Nhập phần trăm chiết khấu trên từng dòng hàng hóa (nếu có ưu đãi từ nhà cung cấp).
- Tiền chiết khấu: Hệ thống tự động tính = % Chiết khấu × Thành tiền.
- Thuế suất: Chọn mức thuế suất GTGT cho từng dòng hàng.
- Tiền thuế: Hệ thống tự động tính = Thuế suất × (Thành tiền – Tiền chiết khấu).
- Tiền thanh toán: Tổng số tiền phải trả cho dòng hàng hóa đó (đã bao gồm chiết khấu và thuế).
- Chi phí mua hàng: Có thể phân bổ chi phí đều hoặc nhập riêng cho từng dòng.
- Giá trị nhập kho: Là giá trị thực tế sẽ được cộng vào tồn kho của bạn.
- Giá vốn của hàng hóa: Công thức chuẩn là Giá vốn = Giá nhập kho / Số lượng nhập.
Sau khi hoàn tất nhập thông tin cho một dòng hàng hóa, phần mềm sẽ tự động thêm dòng mới để tiếp tục nhập các mặt hàng tiếp theo.
- Có thể đính kèm tham chiếu file hóa đơn mua hàng hoặc biên bản bàn giao bằng cách nhấn Chọn tệp bên dưới bảng chi tiết.
- Nhấn Lưu để hoàn tất tạo phiếu nhập kho.
Hệ thống sẽ cập nhật vào kho tương ứng cho từng mặt hàng đã nhập.
4. In phiếu nhập kho
Truy cập Nghiệp vụ khác > Nhập kho > Mở chi tiết từng phiếu nhập kho > Tại Mục in ở cuối trang phiếu nhập > Chọn mũi tên > chọn phiếu nhập theo khổ giấy cần in ( Hoặc tích in).
5. Nhân bản phiếu nhập kho
Truy cập Nghiệp vụ khác > Nhập kho > Tại Danh sách các phiếu nhập kho > Cuối từng dòng Phiếu nhập > Tích mũi tên cạnh chữ Sửa > Chọn Nhân bản.
6. Sửa phiếu nhập kho
Đối với Phiếu nhập kho mua hàng đã tạo nhưng bị nhầm phương thức thanh toán, Đơn vị Truy cập Nghiệp vụ khác > Nhập kho.
- Trường hợp 1: Phiếu nhập kho mua hàng trước đó chưa thanh toán.
-
- Tìm tới phiếu nhâp kho mua hàng chưa thanh toán > Sửa.
- Chỉnh hình thức TT từ Chưa thanh toán Thành Đã thanh toán, Chọn tiền mặt hoặc chuyển khoản.
-
-
- Phần mềm sẽ tự sinh Phiếu chi: Chi mua hàng nhà cung cấp, ngày phiếu chi là ngày của phiếu nhập. Trường hợp đơn vị muốn phiếu chi là ngày hiện tại, đơn vị thực hiện vào Nghiệp vụ khác > Thu chi > Thêm phiếu chi: Chi tiền mua hàng.
-
- Trường hợp 2: Phiếu nhập kho mua hàng trước đó đã thanh toán.
-
- Tìm tới phiếu nhâp kho mua hàng chưa thanh toán > Sửa.
- Phần mềm cảnh báo: Phiếu nhập kho NK0000… ở trạng thái Đã thanh toán đã sinh kèm phiếu chi PC000…. Khi sửa phiếu nhập kho thì phiếu chi sẽ bị xóa hoặc điều chỉnh để khớp với thông tin mới. Bạn có muốn tiếp tục sửa phiếu nhập kho không?
- Tích đồng ý. Phần mềm sẽ xử lý xóa hoặc chỉnh lại nội dung trên Phiếu chi (không làm thay đổi ngày chứng từ của phiếu chi trước đó).
Chúc anh/chị thực hiện thành công!
