Sinh phiếu thu tiền đặt cọc/trả trước cho đơn hàng nguồn khác trên máy tính

I. Tổng quan

Hướng dẫn Quý khách các thao tác quản lý đơn hàng từ nguồn khác có kèm tiền đặt cọc/trả trước trên phần mềm, bao gồm tạo mới, sửa số tiền đặt cọc và xóa hoặc hủy đơn hàng.

II. Hướng dẫn thực hiện 

2.1. Tạo đơn hàng Nguồn khác có đặt cọc

Bước 1: Tạo đơn hàng nguồn khác

• Anh/Chị thực hiện thêm mới đơn nguồn khác như thông thường. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Lưu ý: Đơn giao hàng nguồn khác bắt buộc cần có thông tin khách hàng.

Bước 2: Ghi nhận đặt cọc

• Tại mục Đặt cọc/Trả trước: Nhấn vào tên khách hàng

• Nhập số tiền đã đặt cọc và chọn phương thức thanh toán đặt cọc:
  • Trường hợp thanh toán đặt cọc qua chuyển khoản: Chọn tài khoản thực nhận và số tiền đặt cọc
  • Trường hợp thanh toán đặt cọc bằng tiền mặt: Nhập số tiền khách hàng thanh toán
  • Trường hợp thanh toán đặt cọc bằng cả 2 phương thức: Nhập thông tin của cả 2 phương thức

• Kết quả: Phần mềm sẽ tự sinh Phiếu thu đặt cọc/trả trước cho đơn hàng. Theo dõi phiếu thu tại mục Nghiệp vụ khác > Quản lý tiền > Thu chi.

2.2. Sửa đặt cọc trên đơn hàng nguồn khác

Áp dụng khi đơn hàng ở trạng thái Đơn nháp hoặc Đơn mới.

• Tại cuối dòng đơn hàng, chọn Sửa.

• Nhập lại số tiền tại ô đặt cọc/trả trước, sau đó nhấn Lưu/Chốt đơn.

• Kết quả:
  • Trường hợp sửa số tiền đặt cọc mới >0, phần mềm tự động hủy phiếu thu cũ và tạo một phiếu thu mới với số tiền đã cập nhật, đồng thời vẫn giữ liên kết với đơn hàng gốc.
  • Trường hợp sửa số tiền đặt cọc =0, phần mềm sẽ xóa phiếu thu đặt cọc đã sinh trước đó.

2.3. Hủy đơn nguồn khác có đặt cọc

Áp dụng khi đơn hàng đã được xác nhận 

Bước 1: Tìm đến đơn hàng cần xử lý, chọn Hủy đơn

Bước 2: Điền lý do hủy.

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo xử lý tiền đặt cọc, Quý khách chọn một trong các phương án sau:

• • Xóa phiếu thu đặt cọc: Nếu muốn xóa hoàn toàn giao dịch đặt cọc.
  • Để sau: Tạm thời chưa xử lý tiền đặt cọc.

• • Sinh phiếu chi trả lại tiền cọc: Hệ thống sẽ sinh phiếu chi trả lại đặt cọc cho đơn hàng, anh/chị khai báo các thông tin:
    • Số tiền chi trả lại
    • Chọn hình thức trả lại tiền đặt cọc: Tiền mặt hoặc Ngân hàng

III. Lưu ý 

• Chức năng sửa số tiền đặt cọc chỉ áp dụng cho đơn hàng ở trạng thái Đơn nháp hoặc Đơn mới. Các trạng thái khác: Chờ lấy hàng, Đã bàn giao cho ĐVVC, Đang giao hàng, Đã giao phần mềm không hỗ trợ sửa đơn hàng, anh/chị vui lòng thực hiện Hủy đơn.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!