Phát hành hóa đơn điều chỉnh với đơn Đổi trả hàng hoàn tiền trên Sàn TMĐT

1. Tổng quan

Hướng dẫn này cung cấp các bước thực hiện phát hành hóa đơn điều chỉnh với đơn Hủy/Đổi trả hàng hoàn trên sàn TMĐT trên hệ thống MISA eShop, bao gồm cả trường hợp tự động và thủ công. Nội dung gồm hai phần chính: phát hành tự động hóa đơn điều chỉnh và các bước phát hành thủ công.

Phạm vi áp dụng: Sàn Shopee, Tiktok, Lazada

2. Các bước thực hiện

Lưu ý

• Hệ thống chỉ tự động sinh hóa đơn điều chỉnh sau khi người dùng thực hiện Xác nhận hàng hóa trả về và thực hiện Nhập kho hoàn hàng cho các đơn hàng Đổi trả hàng hoàn tiền trên sàn.
• Hướng dẫn xử lý khi có đơn hàng trả hàng hoàn tiền xem thêm tại đây:
  • Shopee
  • Tiktok Shop
  • Lazada.

2.1 Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh

Áp dụng với cửa hàng thiết lập Tự động phát hành hóa đơn:

• Lưu ý: Người dùng cần kiểm tra chính xác thiết lập và luôn chủ động kiểm soát việc phát hành và nội dung hóa đơn để đảm bảo đúng quy định .

• Hóa đơn điều chỉnh này sẽ nằm trong danh sách “Hóa đơn chưa phát hành” cho đơn trước khung giờ phát hành tự động:
  • Người dùng có thể chủ động tự phát hành thủ công trước khi hệ thống tự động phát hành.
  • HOẶC hệ thống sẽ tự động phát hành với Ngày phát hành đề xuất trên hóa đơn được tính dựa trên thời điểm đơn hàng chuyển trạng thái Đã trả cho người bán/Hoàn thành hủy đơn tại POS.

Hướng dẫn phát hành thủ công hóa đơn điều chỉnh thực hiện theo thao tác dưới đây:

2.2 Phát hành thủ công hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Tại màn hình Tổng quan, chọn Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn chưa phát hành.

Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điều chỉnh cần phát hành

• Kết hợp sử dụng bộ lọc thời gian và tìm kiếm đơn hàng bằng số hóa đơn, mã đơn hàng, tên khách hàng hoặc số điện thoại khách hàng.

Bước 3: Tại dòng của hóa đơn điều chỉnh cần phát hành, chọn Phát hành hóa đơn điều chỉnh.

Bước 4: Nhập và kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn.

• Hệ thống sẽ tự động điền ngày phát hành và ký hiệu hóa đơn.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng: Nếu tích chọn, bạn cần nhập Tên người nhận và Email khách hàng (bắt buộc).
• Thông tin khách hàng: Hệ thống sẽ lấy thông tin khách hàng đã khai báo trên đơn hàng, có thể nhấn “Sửa thông tin” để thay đổi nếu cần.
• Ký số khi phát hành hóa đơn (Nếu cần): Tích chọn và lựa chọn hình thức ký số phù hợp.
• Nhấn Xem trước để kiểm tra lại nội dung hóa đơn trước khi phát hành.
• Nhấn Phát hành để hoàn tất.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!