II. Tổng quan
Hướng dẫn này cung cấp các bước thực hiện phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế với đơn Trả hàng hoàn tiền từ sàn TMĐT trên hệ thống MISA eShop, bao gồm cả trường hợp tự động và thủ công.
II. Các bước thực hiện
1. Chọn loại hóa đơn điều chỉnh/thay thế khi phát sinh yêu cầu trả hàng hoàn tiền
- Dựa theo Thiết lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế khi thiết lập hóa đơn.
- Chi tiết hướng dẫn thiết lập xem thêm tại đây.
2. Phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế
2.1 Hóa đơn thay thế
Trường hợp cửa hàng thiết lập phát hành hóa đơn thay thế cho đơn có yêu cầu trả hàng hoàn tiền:
- Hệ thống tự động sinh 1 đơn đổi trả tương ứng.
- Hệ thống không tự động sinh hóa đơn thay thế và điều chỉnh cho các đơn này.
- Để lập hóa đơn thay thế, anh/chị vui lòng truy cập phần mềm phát hành hóa đơn điện tử để lập và phát hành trên đó.
- Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn thay thế trên MISA meInvoice xem thêm tại đây.
- Lưu ý: Các hóa đơn thay thế được lập trên MISA meInvoice không hiển thị trên danh sách hóa đơn bán hàng tại MISA eShop.
2.2 Hóa đơn điều chỉnh
Trường hợp cửa hàng thiết lập phát hành hóa đơn đổi trả cho đơn các yêu cầu trả hàng hoàn tiền:
- Sau khi hoàn tất nhập kho hàng hoàn, hệ thống sẽ tự sinh đơn đổi trả và hóa đơn điều chỉnh đơn đổi trả cho yêu cầu trả hàng hoàn tiền.
a, Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh
Áp dụng với cửa hàng bật thiết lập Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế khi đơn hàng đã phát hành hóa đơn gốc:
- Thông tin trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế được lấy tự động từ hóa đơn gốc. Khi hóa đơn điều chỉnh/thay thế chưa phát hành, anh/chị có thể sửa lại thông tin xuất hóa đơn trước khi phát hành.
- Trường hợp hóa đơn điều chỉnh đã phát hành nhưng bị sai thông tin xuất hóa đơn bị sai sót, anh/chị vui lòng truy cập MISA meInvoice để lập hóa đơn điều chỉnh thông tin sai sót.
- Hóa đơn điều chỉnh khi chưa phát hành sẽ nằm trong danh sách Hóa đơn chưa phát hành. Khi tới khung giờ phát hành tự động:
- Hệ thống sẽ tự động phát hành với Ngày phát hành đề xuất trên hóa đơn được tính dựa trên thời điểm đơn hàng chuyển trạng thái Đã trả cho người bán/Hoàn thành hủy đơn tại POS.
- Người dùng có thể chủ động tự phát hành thủ công trước khi chưa tới khung giờ tự động phát hành tiếp theo.
Hướng dẫn phát hành thủ công hóa đơn điều chỉnh thực hiện theo thao tác dưới đây:
b, Phát hành thủ công hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Tại màn hình Tổng quan, chọn Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn chưa phát hành.
Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điều chỉnh cần phát hành
- Kết hợp sử dụng bộ lọc thời gian và tìm kiếm đơn hàng bằng số hóa đơn, mã đơn hàng, tên khách hàng hoặc số điện thoại khách hàng.
Bước 3: Tại dòng của hóa đơn điều chỉnh cần phát hành, chọn Phát hành hóa đơn điều chỉnh.
Bước 4: Nhập và kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn.
- Hệ thống sẽ tự động điền ngày phát hành và ký hiệu hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng: Nếu tích chọn, bạn cần nhập Tên người nhận và Email khách hàng (bắt buộc).
- Thông tin khách hàng: Hệ thống sẽ lấy thông tin khách hàng đã khai báo trên đơn hàng, có thể nhấn “Sửa thông tin” để thay đổi nếu cần.
- Ký số khi phát hành hóa đơn (Nếu cần): Tích chọn và lựa chọn hình thức ký số phù hợp.
- Nhấn Xem trước để kiểm tra lại nội dung hóa đơn trước khi phát hành.
- Nhấn Phát hành để hoàn tất.
III. Lưu ý
- Hệ thống chỉ tự động sinh hóa đơn điều chỉnh sau khi người dùng hoàn tất xử lý yêu cầu trả hàng hoàn tiền và thực hiện Nhập kho hoàn hàng cho các đơn hàng Đổi trả hàng hoàn tiền trên sàn.
- Hướng dẫn xử lý khi đơn hàng có yêu cầu trả hàng hoàn tiền xem thêm tại đây:
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!