I. Mục đích
Bài viết hướng dẫn cách kiểm kê kho trên phần mềm, bao gồm các bước truy cập tính năng, tạo mới, thực hiện, sửa và xóa phiếu kiểm kê. Nội dung giúp kiểm tra, đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số liệu trên hệ thống, phát hiện chênh lệch và cập nhật kịp thời.
II. Cách thực hiện
1. Truy cập tính năng
-
Tại menu bên trái, chọn mục Nghiệp vụ > chọn Kiểm kê kho
2. Tạo mới phiếu kiểm kê
-
Nhấn vào nút Thêm mới để tạo phiếu kiểm kê.
Nhập thông tin kiểm kê
-
Kho: Chọn kho mà anh/chị cần kiểm kê
-
Loại kiểm kê:
-
Toàn bộ: Kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho
-
Một phần: Chỉ kiểm kê một số hàng hóa nhất định
-
- Người lập phiếu: là người tạo phiếu kiểm kê kho
-
Diễn giải: Ghi chú thêm nếu cần
- Số phiếu kiểm kê: Phần mềm tự động sinh số phiếu
- Ngày giờ kiểm kê: lấy theo thời điểm tạo phiếu kiểm kê
3. Thực hiện kiểm kê
Tại phần Hàng hóa, anh/chị nhập lần lượt:
- Mã hàng hóa: chọn từ danh sách có sẵn
- Tên hàng hóa: Tên hàng hóa tự động sinh tương ứng với mã hàng hóa đã chọn
- Đơn vị: là đơn vị của hàng hóa
- Số lượng tồn kho: Phần mềm tự động hiển thị theo dữ liệu hệ thống
- Số lượng thực tế: Nhập số đếm được ngoài thực tế
- Chệnh lệch: Phần mềm sẽ tự tính Chênh lệch giữa số lượng thực tế và tồn kho
- Nguyên nhân: mô tả nguyên nhân nếu có chênh lệch thừa/thiếu hàng hóa
- Xử lý: phần mềm tự động đưa ra phương án xử lý theo Số lượng tồn kho so với Số lượng tồn thực tế
Chọn nút Thêm dòng để thêm dòng nhập hàng hóa cần kiểm kê.
-Tab khớp: là những hàng hóa có chênh lệch bằng 0 trong phiếu kiểm kê
-Tab thừa: là những hàng hóa có số lượng tồn thực tế đang thừa so với phần mềm(số chênh lệch dương)
-Tab thiếu: là những hàng hóa có số lượng thực tế đang thiếu so với phần mềm (số chênh lệch âm)
-Tab chưa kiểm kê: là hàng hóa trong phiếu kiểm kê có số lượng tồn thực tế đang để trống
-Tab thành phần tham gia: là những thành viên tham gia vào quá trình kiểm kê
Chọn Lưu để lưu lại phiếu kiểm kê và trạng thái phiếu lúc này là Chưa xử lý.
Sau khi đã lưu lại phiếu kiểm kê, anh chị có thể chọn nút Xử lý, phần mềm sẽ tự động sinh phiếu nhập/xuất kho tương ứng với số lượng và giá trị hàng hóa chệnh lệch thừa/thiếu sau kiểm kê.
Lưu ý
- Phiếu kiểm kê Đã xử lý. Tích mở chi tiết phiếu kiểm kê, Tại dòng Tham chiếu sẽ hiển thị Phiếu nhập, xuất kho của phiếu kiểm kê tương ứng.
- Khi nhập kho do kiểm kê mà bị lệch giá trị. Anh/chị thực hiện vào Nhập kho → Tìm tới phiếu nhập kho có diễn giải: Xử lý chênh lệch theo phiếu kiểm kê số… → sửa Phiếu nhập các thông tin cơ bản của phiếu bao gồm: Đối tượng, người lập phiếu, diễn giải, file đính kèm, Số phiếu nhập, đơn giá, thành tiền.
Hệ thống sẽ cập nhật lại theo thông tin đã sửa.
4. Sửa phiếu kiểm kê
Chọn vào biểu tượng Sửa để chỉnh sửa phiếu kiểm kê nếu phiếu đó chưa được xử lý.
Lưu ý
- Nếu phiếu kiểm kê không tồn tại phiếu xuất kho/ nhập kho hoặc không có chênh lệch, phần mềm sẽ giữ lại các giá trị trong phiếu đã nhập trước đó , anh chị có thể chỉnh sửa lại cho phù hợp
- Nếu phiếu kiểm kê có tồn tại phiếu xuất kho/nhập kho , phần mềm sẽ xóa phiếu xuất/nhập kho
5. Xóa phiếu kiểm kê
Chọn vào mũi tên trỏ xuống/ chọn Xóa để xóa phiếu kiểm kê
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
