Hướng dẫn sử dụng Thiết lập phát hành hóa đơn

Tích chọn để thiết lập dành riêng cho phát hành hóa đơn từ máy tính tiền:

• 2.1. Mặc định phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi thu tiền từ máy tính tiền
• 2.2. Luôn phát hành HĐĐT từ MTT sau khi nhấn Giao hàng

TRƯỜNG HỢP 1:

I. Phù hợp với mô hình:

• Cửa hàng nhỏ
• Thường không có bộ phận Kế toán, Quản lý riêng
• Chỉ sử dụng 1 hình thức để phát hành

II. Với mô hình này, cửa hàng cần thiết lập:

• Tích chọn “Mặc định phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi thu tiền từ máy tính tiền”
• Tích chọn “Luôn phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sau khi nhấn Giao hàng”

=> Hệ thống sẽ mặc định khi nhấn Thu tiền sẽ in hóa đơn có mã CQT cho khách hàng.

TRƯỜNG HỢP 2:

I. Phù hợp với mô hình:

• Cửa hàng lớn
• Có bộ phận kế toán phụ trách phát hành hóa đơn
• Sử dụng song song nhiều hình thức có mã hoặc không có mã

II. Với mô hình này, cửa hàng cần thiết lập:

• Không tích chọn “Mặc định phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi thu tiền từ máy tính tiền”
• Không tích chọn “Luôn phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sau khi nhấn Giao hàng”

=> Khi nhấn Thu tiền, hệ thống sẽ không tự động phát hành hóa đơn. Để phát hành, kế toán cần vào DS hóa đơn (Trên phần mềm bán hàng SC) hoặc vào tab Hóa đơn chưa phát hành (Trên trang quản lý) và thực hiện phát hành.

=> Hệ thống sẽ tự động phát hành cho tất cả hóa đơn trong ngày có trạng thái trên eShop là Chờ Thu COD, Hoàn thành.

Lưu ý:

• + Đối với các đơn Nhận xử lý từ OCM về eShop mà hóa đơn đó trong ngày chuyển trạng thái Chờ thu COD, Hoàn thành thì cũng tự động phát hành hóa đơn.
• + Nếu vượt quá thời gian đã chọn, hóa đơn có thể sẽ được phát hành vào ngày hôm sau.

• Người dùng có thể chọn các tùy chọn kèm theo như:
  • Không tự động phát hành hóa đơn khi tiền khuyến mại vượt quá 50% giá trị hàng hóa => Nếu tích chọn, hệ thống sẽ không tự động phát hành các hóa đơn điện tử có tiền khuyến mại lớn hơn 50% giá trị của hàng hóa trong hóa đơn.
  • Không tự động phát hành hóa đơn khi tổng thanh toán của hóa đơn = 0 => Nếu tích chọn, hệ thống sẽ không tự động phát hành các hóa đơn điện tử có tổng thanh toán bằng 0.
  • Tự động phát hành các hóa đơn chưa phát hành của ngày liền trước đến ngày hiện tại => Nếu tích chọn, hệ thống sẽ tự động phát hành các hóa đơn điện tử chưa được phát hành từ ngày hôm trước cho tới ngày hiện tại.
  • Tự động phát hành hóa đơn có trạng thái Đang giao hàng => Nếu tích chọn, khi đơn hàng vẫn đang ở trạng thái Đang giao hàng, hệ thống sẽ phát hành hóa đơn mà không cần chờ đơn hàng hoàn tất (Phù hợp nếu cửa hàng muốn xuất hóa đơn ngay để gửi cho khách cùng hàng hóa.)
  • Tự động phát hành hóa đơn có trạng thái trên SÀN là Đã giao hàng => Nếu tích chọn, khi trạng thái đơn trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…) chuyển sang Đã giao hàng và hóa đơn trên eShop ở trạng thái Chờ thu COD/Hoàn thành thì hệ thống sẽ tự động phát hành HĐĐT.

– Nếu không tích chọn “Tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho các hóa đơn bán trong ngày” => Cửa hàng sẽ phải phát hành thủ công cho từng hóa đơn hoặc phát hành hàng loạt.

– Nếu không tích chọn “Hiển thị đúng hình thức thanh toán” => Hệ thống mặc định hình thức thanh toán là Tiền mặt/Chuyển khoản (TM/CK).

– Nếu không tích chọn “Trên hóa đơn VAT luôn hiển thị tên mẫu mã thay cho tên thuộc tính” => Khi phát hành hóa đơn điện tử từ MTT, dữ liệu gửi sang meInvoice sẽ vẫn hiển thị tên thuộc tính của hàng hóa (Không đúng với hàng hóa cửa hàng đã khai báo với CQT trước đó).

– Nếu không tích chọn “Hiển thị tên của hàng hóa chi tiết trong combo” => Khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho đơn hàng có chứa hàng hóa trong combo, hóa đơn chỉ hiển thị tên combo và số lượng combo, không liệt kê chi tiết từng mặt hàng bên trong.

– Nếu không tích chọn “Hiển thị ghi chú của hàng hóa trên hóa đơn VAT” => Hóa đơn sẽ không hiển thị ghi chú của các mặt hàng.

– Nếu không tích chọn, khi phát hành hóa đơn điện tử => Hệ thống không hiển thị ghi chú “Hàng khuyến mãi không thu tiền” và vẫn ghi nhận chiết khấu như các sản phẩm thông thường.

• – Người mua hàng: Khách lẻ không lấy hóa đơn
• – Tên công ty: Khách lẻ không lấy hóa đơn

=> Sau khi thiết lập thông tin người mua mặc định:

• Tại màn hình Thông tin phát hành hóa đơn điện tử (Trên phần mềm bán hàng SC) nếu hóa đơn không chọn khách hàng, hệ thống sẽ tự động hiển thị mặc định các thông tin đã được thiết lập trước đó => Người dùng có thể Lưu lại để phát hành.
• Tại màn hình Thông tin phát hành hóa đơn điện tử (Trên Trang quản lý) nếu hóa đơn không chọn khách hàng, hệ thống sẽ tự động Lưu các thông tin thiết lập trước đó => Người dùng có thể Sửa lại.
• Đối với phát hành HĐĐT từ máy tính tiền hàng loạt hoặc phát hành hóa đơn tự động khi phát hành những hóa đơn không có thông tin Người mua (Chưa Lưu tại Form Thông tin phát hành hóa đơn điện tử) thì sẽ lấy thông tin này để phát hành hóa đơn.

11. Thiết lập thông tin người mua mặc định khi khách hàng không cung cấp thông tin để phát hành HĐĐT / Thiết lập thông tin cửa hàng khi phát hành hóa đơn điện tử

• Người mua hàng: có thể điền “Khách lẻ không lấy hóa đơn”
• Tên công ty: có thể điền “Khách lẻ không lấy hóa đơn”
• Mã cửa hàng
• Tên cửa hàng