1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn kiểm tra và xử lý tình trạng tồn kho âm khi xem báo cáo tổng hợp tồn kho.
Biểu hiện: Số lượng tồn kho cuối kỳ bị âm trên báo cáo tổng hợp tồn kho.
Nội dung: Bao gồm các trường hợp dẫn đến tồn kho âm như thiết lập xuất kho, bán hàng offline, xóa/sửa phiếu nhập kho hoặc tồn kho ban đầu.
Phạm vi áp dụng: Quản lý, kế toán, nhân viên kho, thu ngân
2. Các trường hợp tồn kho âm
2.1 Thiết lập cho phép xuất kho quá tồn
Khi cửa hàng thiết lập cho phép xuất kho quá số lượng tồn:
- Truy cập Thiết lập\Mua hàng, bán hàng\Kho trên trang Quản lý.
- Nếu thiết lập là Cho phép xuất kho hoặc Hiện cảnh báo, phần mềm sẽ không chặn việc xuất kho khi hàng hóa không còn tồn, dẫn đến tồn kho âm.
2.2 Sửa đổi thiết lập xuất kho sau khi lập chứng từ
Thiết lập ban đầu là “Không cho phép xuất kho”, nhưng sau đó được sửa thành “Cho phép” hoặc “Hiện cảnh báo”:
- Vào Thiết lập\Nhật ký truy cập.
- Tại cột Mô tả, tìm từ khóa “xuất kho quá số lượng tồn” để xác định thời điểm thay đổi.
- Nếu có thay đổi thiết lập, hệ thống sẽ cho phép xuất kho quá tồn trong khoảng thời gian đó.
Lưu ý: Thiết lập này áp dụng cho toàn chuỗi, cần kiểm tra nhật ký của tất cả cửa hàng.
2.3 Bán hàng offline do mất kết nối mạng
Máy bán hàng mất mạng, dẫn đến không đồng bộ tồn kho khi xuất hóa đơn:
- Kiểm tra log lỗi trên máy tính trong khoảng thời gian lập hóa đơn bán hàng.
Bước 1: Truy cập thư mục cài đặt phần mềm → chọn Log\Error.
Bước 2: Mở file log của ngày làm việc gần nhất.
- Nếu log hiển thị lỗi mất kết nối, máy đã bán hàng offline → không kiểm tra được tồn kho.
- Thu ngân/NV kho/kế toán cần kiểm tra thực tế và nhập bù phiếu nhập kho/mua hàng.
- Lưu ý: Chọn thời gian nhập trước thời gian xuất kho và tính lại giá để đảm bảo đúng giá xuất.
2.4 Xóa hoặc sửa phiếu nhập kho sau khi xuất bán
Phiếu nhập kho bị xóa/sửa sau khi đã xuất bán hàng:
- Khi bán hàng, hàng hóa còn tồn → xuất kho bình thường.
- Sau đó, kế toán/quản lý xóa phiếu nhập kho/mua hàng → làm giảm tồn kho, dẫn đến âm nếu số lượng nhập nhỏ hơn số đã xuất.
Để kiểm tra:
- Vào Nhật ký truy cập.
- Kiểm tra xem sau thời điểm xuất kho âm có thao tác xóa/sửa phiếu nhập kho hay không.
2.5 Sửa đổi tồn kho ban đầu
Thay đổi số lượng tồn kho ban đầu dẫn đến sai lệch tồn cuối kỳ:
- Quản lý cần kiểm tra Nhật ký truy cập để xác định có thao tác sửa số lượng tồn kho ban đầu hay không.
