1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điều chỉnh cho các đơn hàng từ mạng xã hội và nguồn khác bị hủy, áp dụng cho cả hai trường hợp: tự động và thủ công.
2. Các bước thực hiện
2.1 Phát hành tự động
Trường hợp 1: Hóa đơn gốc ĐÃ PHÁT HÀNH và bị hủy
- Hệ thống sẽ tự động tạo một hóa đơn điều chỉnh khi đơn hàng gốc được cập nhật sang trạng thái “Đã trả cho người bán”.
- Hóa đơn điều chỉnh này sẽ nằm trong danh sách “Hóa đơn chưa phát hành”.
- Ngày phát hành đề xuất trên hóa đơn sẽ được tính dựa trên thời điểm đơn hàng chuyển trạng thái “Giao hàng không thành công/Đã trả cho người bán” hoặc “Hoàn thành hủy đơn” tại POS.
Trường hợp 2: Hóa đơn gốc CHƯA PHÁT HÀNH và bị hủy
- Hệ thống sẽ không tạo hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn gốc cũng sẽ không được tự động phát hành.
2.2 Phát hành thủ công
Bước 1: Tại màn hình Tổng quan, chọn Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn chưa phát hành
Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điều chỉnh cần phát hành
- Kết hợp sử dụng bộ lọc thời gian và tìm kiếm đơn hàng bằng số hóa đơn, mã đơn hàng, tên khách hàng hoặc số điện thoại khách hàng.
Bước 3: Tại dòng của hóa đơn điều chỉnh cần phát hành, chọn Phát hành hóa đơn điều chỉnh
Bước 4: Nhập và kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn.
- Hệ thống sẽ tự động điền ngày phát hành và ký hiệu hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng: Nếu tích chọn, bạn cần nhập Tên người nhận và Email khách hàng (bắt buộc).
- Thông tin khách hàng: Hệ thống sẽ lấy thông tin khách hàng đã khai báo trên đơn hàng, có thể nhấn “Sửa thông tin” để thay đổi nếu cần.
- Ký số khi phát hành hóa đơn (Nếu cần): Tích chọn và lựa chọn hình thức ký số phù hợp.
- Nhấn Xem trước để kiểm tra lại nội dung hóa đơn trước khi phát hành.
- Nhấn Phát hành để hoàn tất.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
