1. Mục đích
- Ghi nhận và đối chiếu số tiền thực tế trong quỹ tiền mặt so với số liệu trên phần mềm.
- Phát hiện và xử lý các khoản chênh lệch (thừa/thiếu) kịp thời.
- Đảm bảo việc quản lý tiền mặt minh bạch, rõ ràng và kiểm soát nội bộ hiệu quả.
2. Cách thực hiện
2.1. Quản lý các phiếu kiểm kê
Từ menu bên trái, vào Nghiệp vụ/ Quản lý tiền/Kiểm kê quỹ tiền mặt
- Mục Tồn quỹ tiền gửi : cho biết tình hình tiền gửi hiện có.
- Mục Tồn quỹ tiền mặt: cho biết tình hình tiền mặt hiện có .
Trong danh sách phiểu kiểm kê, anh chị sẽ theo dõi được các thông tin như:
-
Thời gian kiểm kê: Ngày thực hiện kiểm kê.
-
Số phiếu: Mã số phiếu kiểm kê (có thể bấm vào để xem chi tiết).
-
Kiểm kê đến ngày: Khoảng thời gian kiểm kê áp dụng.
-
Mục đích: Ghi chú lý do kiểm kê (nếu có).
-
Số kiểm kê: Số tiền thực tế kiểm tra trong quỹ tiền mặt
-
Số sổ sách: Số tiền phần mềm ghi nhận.
-
Chênh lệch: Khoản chênh lệch giữa thực tế và sổ sách.
-
Trạng thái: Ghi nhận trạng thái xử lý (Chưa xử lý / Đã xử lý).
Anh chị có thể chỉnh sửa phiểu kiểm kê nếu cần. Chọn vào Sửa
Thực hiện chỉnh sửa ở các trường thông tin cho phù hợp thực tế.
Chọn Lưu để hoàn tất việc sửa phiếu kiểm kê đó.
2.2. Thêm phiếu kiểm kê
Chọn vào nút Thêm kiểm kê/ chọn thời gian kiểm kê đến ngày nào/ chọn Kiểm kê
Tại ô Mục đích, nhập lý do thực hiện kiểm kê (ví dụ: kiểm kê định kỳ hàng tháng, kiểm kê đột xuất…).
Tại bảng Kiểm kê thực tế, nhập số lượng tờ tiền tương ứng với từng mệnh giá tiền mặt hiện có trong két.
Phần mềm sẽ tự động nhân mệnh giá với số lượng để tính Số tiền cho mỗi dòng.
Tổng cộng tất cả dòng sẽ ra Số dư theo kiểm kê thực tế.
Kết quả kiểm kê
-
Số dư theo sổ quỹ tiền mặt (I): là số liệu đang ghi nhận trong phần mềm.
-
Số dư theo kiểm kê thực tế (II): là tổng số tiền bạn vừa nhập theo từng mệnh giá.
-
Chênh lệch (I – II): là khoản chênh lệch giữa số sổ sách và số thực tế (thừa hoặc thiếu quỹ).
Nhập kết quả xử lý chênh lệch
-
Lý do: Ghi rõ nguyên nhân dẫn đến chênh lệch (ví dụ: quên ghi phiếu thu, nhân viên nộp thiếu,…).
-
Kết luận: Nêu phương án xử lý (ví dụ: lập phiếu chi bù tiền thiếu, lập phiếu thu phần thừa quỹ,…).
Nhấn Chọn tệp để tải lên hình ảnh hoặc tài liệu liên quan đến buổi kiểm kê (biên bản, ảnh chụp tiền…).
Nhấn Lưu để ghi nhận kết quả kiểm kê và xử lý chênh lệch vào hệ thống.
3. Lưu ý
Nếu trên phiếu kiểm kê không thấy nút Xử lý chênh lệch chỉ có nút Lưu do phiếu kiểm kê chưa lưu để ghi nhận kết quả.
Nhấn nút Lưu để ghi nhận kết quả kiểm kê sau đó nút Xử lý chênh lệch sẽ hiển thị để xử lý kiểm kê.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
