I. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình lập đơn đổi trả và phát hành hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm.
Nội dung bao gồm các trường hợp xử lý hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn đã phát hành, và các tình huống khách hàng trả toàn bộ, trả một phần hoặc mua thêm hàng hóa.
Lưu ý: Tính năng chỉ áp dụng với đơn Bán tại cửa hàng.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Hóa đơn cần đổi chưa phát hành
Bước 1: Vào kênh Bán hàng tại cửa hàng, chọn Đổi trả
Bước 2: Tìm kiếm đơn hàng cần thực hiện đổi/trả bằng cách nhập Mã đơn hàng, Số điện thoại hoặc Tên khách hàng vào ô tìm kiếm
Bước 3: Nhấn Đổi trả
Sau khi nhấn Đổi trả, người dùng lựa chọn xử lý theo từng trường hợp cụ thể dưới đây:
Trường hợp 3.1: Ghi nhận yêu cầu Khách hàng trả lại toàn bộ hàng hóa
– Tích chọn toàn bộ hàng hóa trong đơn cần trả lại. Sau đó, nhấn Đồng ý
– Nhấn Thanh toán, hệ thống sẽ tự động tạo một hóa đơn điều chỉnh mới để thay thế cho hóa đơn gốc.
– Hóa đơn điều chỉnh sẽ được hiển thị tại màn hình danh sách hóa đơn chưa phát hành, người dùng có thể kiểm tra lại trước khi phát hành
Trường hợp 3.2: Ghi nhân yêu cầu khách hàng trả lại 1 phần hàng hóa
– Tích chọn hàng hóa và số lượng trong đơn cần trả lại. Sau đó, nhấn Đồng ý
– Nhấn Thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo yêu cầu phát hành hóa đơn gốc và phát hành hóa đơn điều chỉnh
– Nhấn Phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động chuyển sang tab Hóa đơn chưa phát hành trên trang quản lý
Lưu ý: Người dùng cần phát hành hóa đơn điều chỉnh ngay hoặc trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh, để đảm bảo đúng quy định của cơ quan thuế
Trường hợp 3.3: Ghi nhận yêu cầu khách hàng trả lại 1 phần và mua thêm hàng hóa
– Tích chọn hàng hóa và số lượng trong đơn cần trả lại. Sau đó, nhấn Đồng ý
– Chọn thêm các mặt hàng mới mà khách muốn mua thêm và nhấn Thanh toán
Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo yêu cầu phát hành hóa đơn gốc và phát hành các hóa đơn điều chỉnh
– Nhấn Phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động chuyển sang tab Hóa đơn chưa phát hành trên trang quản lý
Lưu ý: Người dùng cần phát hành hóa đơn điều chỉnh ngay hoặc trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh, để đảm bảo đúng quy định của cơ quan thuế
2. Hóa đơn cần đổi trả đã phát hành
Bước 1: Vào kênh Bán hàng tại cửa hàng, chọn Đổi trả
Bước 2: Tìm kiếm đơn hàng cần thực hiện đổi/trả bằng cách nhập Mã đơn hàng, Số điện thoại hoặc Tên khách hàng vào ô tìm kiếm.
Bước 3: Nhấn Đổi trả
Sau khi nhấn Đổi trả, màn hình hiển thị thông báo Đơn hàng đã phát hành hóa đơn điện tử. Bạn có chắc chắn muốn thực hiện đổi trả?
– Nhấn Đồng ý để tiếp tục thực hiện đổi/trả hàng.
Người dùng lựa chọn xử lý theo từng trường hợp cụ thể dưới đây:
Trường hợp 3.1: Khách hàng chỉ trả hàng, không mua thêm
– Tích chọn hàng hóa và số lượng trong đơn cần trả lại. Sau đó, nhấn Đồng ý
Sau khi hoàn tất việc chọn mặt hàng cần đổi trả, người dùng có thể:
-
Tích chọn ô “Phát hành hóa đơn ngay, hệ thống sẽ phát hành hoá đơn mới cho hàng hoá mua thêm và hoá đơn điều chỉnh cho hàng hoá trả lại
-
Hoặc không tích chọn nếu muốn lưu lại để phát hành sau
Lưu ý:
Trường hợp không phát hành ngay, phần mềm sẽ lưu hóa đơn điều chỉnh vào danh sách Hóa đơn chưa phát hành. Người dùng cần thực hiện phát hành hóa đơn trong vòng 24 giờ kể từ khi lập hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo đúng quy định của Cơ quan Thuế
Trường hợp 3.2: Khách hàng trả lại hàng và mua thêm
– Tích chọn hàng hóa và số lượng trong đơn cần trả lại. Sau đó, nhấn Đồng ý
– Chọn thêm các mặt hàng mới mà khách muốn mua thêm
– Nhập thông tin xuất hóa đơn cho phần hàng hóa khách hàng mua thêm (Nếu khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn)
Sau khi hoàn tất, người dùng có thể:
-
Tích chọn “Phát hành hóa đơn ngay” để xuất ngay cả hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn cho hàng hóa mua thêm.
-
Hoặc để trống, hệ thống sẽ lưu các hóa đơn này vào danh sách Hóa đơn chưa phát hành để phát hành sau
Lưu ý:
- Trường hợp không phát hành ngay, cả hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn mua thêm sẽ được lưu tại trang Hóa đơn chưa phát hành. Người dùng cần phát hành trong vòng 24 giờ kể từ khi lập hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Cơ quan Thuế.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
