I. Tổng quan
Tính năng này cho phép anh/chị sử dụng số tiền khách hàng đang còn dư (từ các phiếu thu đặt cọc hoặc phiếu thu tiền bán hàng chưa tham chiếu đơn hàng) để thanh toán trực tiếp cho đơn hàng mới. Việc này giúp tối ưu hóa dòng tiền, giảm bớt các thủ tục thu tiền lẻ và quản lý chính xác số dư thực tế của khách hàng.
Sau khi đọc tài liệu này, anh/chị sẽ nắm được:
- Cách xác định số tiền khách đang dư.
- Cách thực hiện thanh toán bằng tiền khách dư trên màn hình Bán tại cửa hàng (POS).
- Các quy tắc về việc sửa, hủy đơn hàng có liên quan đến tiền khách dư.
Đối tượng áp dụng: Thu ngân, Nhân viên bán hàng, Kế toán bán hàng.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thanh toán đơn hàng bằng tiền khách dư khi bán tại cửa hàng
Để sử dụng tiền dư của khách hàng để thanh toán cho đơn hàng hiện tại, anh/chị thực hiện như sau:
Bước 1: Lên đơn bán tại cửa hàng như thông thường
- Hướng dẫn chi tiết xem thêm tại đây
Bước 2: Sau khi thêm khách hàng, kiểm tra trường Trừ tiền khách dư hiện tại của khách hàng.
Lưu ý:
- Tiền khách nợ: Chỉ hiển thị nếu khách hàng đang có khoản nợ từ các đơn hàng hoặc phiếu thu chưa thanh toán. Khi có số dư này, hệ thống sẽ hiển thị trường Trả nợ.
- Tiền khách dư: Chỉ hiển thị nếu khách hàng đang có tiền dư (từ phiếu thu đặt cọc hoặc phiếu thu tiền bán hàng chưa được sử dụng). Khi có số dư này, hệ thống sẽ hiển thị trường Trừ tiền khách dư.
- Nhập số tiền muốn sử dụng vào ô Trừ tiền khách dư.
- Lưu ý: Số tiền nhập phải nhỏ hơn hoặc bằng số tiền khách đang dư hiện có. Nếu anh/chị nhập số tiền tại ô Trừ tiền khách dư lớn hơn số tiền khách đang có, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo.
- Hoàn tất các bước thanh toán còn lại để kết thúc đơn hàng.
- Sau khi đơn hàng hoàn tất, hệ thống sẽ tự động trừ giá trị này vào số tiền Còn phải thu của đơn hàng.
3. Sửa hoặc Hủy đơn hàng có sử dụng tiền khách dư
Khi đơn hàng đã được lập có sử dụng tính năng thanh toán bằng tiền khách dư, anh/chị cần lưu ý các quy tắc sau:
Trường hợp 1: Hủy đơn hàng
- Khi anh/chị thực hiện thao tác Hủy đơn hàng. Hệ thống sẽ tự động bỏ tham chiếu giữa đơn hàng này với các phiếu đặt cọc trước đó.
- Giá trị tiền đặt cọc sẽ được tự động cộng lại vào Tiền khách dư của khách hàng để sử dụng cho lần sau.
- Lưu ý: Đối với các đơn hàng Bán tại cửa hàng có hình thức Ghi nợ và đã phát sinh phiếu thu trả nợ, hệ thống sẽ không cho phép hủy đơn.
Trường hợp 2: Sửa đơn hàng
- Khi anh/chị thực hiện thao tác Sửa đơn hàng, nếu thay đổi giá trị tại trường Trừ tiền khách dư: Hệ thống sẽ tự động cập nhật lại số Tiền khách dư còn lại của khách hàng tương ứng.
- Nếu đang sửa một đơn hàng đã thu tiền bằng tiền khách dư, sau khi lưu, hệ thống sẽ cộng lại giá trị tiền dư cũ và giá trị mới để tính toán lại số dư chính xác.
III. Lưu ý
- Đơn đổi trả: Không hỗ trợ tính năng thanh toán bằng Trừ tiền khách dư trên các đơn hàng đổi trả.
- Lưu nháp: Khi anh/chị thực hiện thao tác Lưu nháp, hệ thống sẽ không lưu thông tin tại trường Trừ tiền khách dư.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!