Hướng dẫn thiết lập tính năng Tự động phát hành trên MISA eShop

1. Tổng quan

Để giảm thao tác phát hành hóa đơn thủ công cho cửa hàng, tính năng Tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên MISA eShop giúp cửa hàng giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và hạn chế bỏ sót hóa đơn cần phát hành.

2. Các bước thực hiện

2.1 Thiết lập

Bước 1: Truy cập trang Thiết lập, vào thiết lập Thuế & Hóa đơn, chọn Hóa đơn

Bước 2: Nhấn Sửa

Bước 3: Thiết lập thông tin hiển thị trên hóa đơn

Kiểm tra trạng thái thiết lập, nhấn vào để đổi trạng thái tính năng.

Tính năng đang ở trạng thái Bật	Tính năng đang ở trạng thái Tắt

Hình thức thanh toán mặc định là TM/CK

• Bật: Trên hóa đơn sẽ hiển thị hình thức thanh toán là Tiền mặt/Chuyển khoản (TM/CK) với tất cả đơn hàng.
• Tắt: Trên hóa đơn sẽ hiển thị đúng hình thức thanh toán của khách hàng.

Hiển thị ghi chú hàng hóa trên hóa đơn điện tử

• Bật: Hóa đơn điện tử hiển thị ghi chú cho từng hàng hóa.
• Tắt: Hóa đơn không hiển thị ghi chú hàng hóa.

Hiển thị tên hàng hóa chi tiết trong combo

• Bật: Khi đơn hàng có hàng hóa combo, trên hóa đơn hiển thị đầy đủ tên và số lượng từng mặt hàng trong combo.
• Tắt: Khi đơn hàng có hàng hóa combo, trên hóa đơn chỉ hiển thị tên combo và số lượng, không liệt kê chi tiết từng mặt hàng bên trong.

Hiển thị mã và tên cửa hàng trên hóa đơn điện tử

• Bật: Hệ thống mặc định lấy theo tên và mã cửa hàng trong thông tin cửa hàng ở phần thông tin chung, có thể sửa lại (nếu cần):
  • Tên cửa hàng: Tối đa 128 ký tự
  • Mã cửa hàng: Tối đa 50 ký tự
• Tắt: Hóa đơn điện tử không hiển thị mã và tên cửa hàng khi xuất hóa đơn điện tử.

Bước 4: Bật tính năng tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tình tiền

Lưu ý: Tính năng này chỉ áp dụng với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và không áp dụng tự động phát hành với Hóa đơn bán hàng/Hóa đơn giá trị GTGT.

Để sử dụng tính năng tự động phát hành, Anh/Chị cần Bật tính năng Sử dụng hóa đơn điện tử từ MTT và chọn Ký hiệu mặc định.

Hóa đơn tự động phát hành, hệ thống sẽ sử dụng loại hóa đơn và mẫu hóa đơn mặc định này.

Tự động phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Tại thiết lập này, anh/chị chuyển sang trạng thái bật thiết lập () để sử dụng tính năng.

Bước 5: Thiết lập khung giờ và kênh bán áp dụng

Khung giờ phát hành: Hệ thống mặc định thiết lập 5 khung giờ: 09:00, 12:00, 16:00, 20:00 và 23:00. Anh/Chị có thể thay đổi các khung giờ theo nhu cầu, đảm bảo:

• Chọn tối thiểu 3 khung giờ, tối đa 5 khung giờ.
• Các khung giờ không được trùng nhau và phải cách nhau tối thiểu 3 giờ.
• Nếu sai quy định, khi lưu thiết lập, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và chưa lưu thay đổi.

Tùy chọn kèm theo:

• Không tự động phát hành hóa đơn cho đơn hàng 0đ hoặc đơn có hàng giảm giá 50%: Nếu tích chọn, Các đơn hàng này sẽ không áp dụng tính năng tự động phát hành.
• Không tự động phát hành hóa đơn của ngày liền trước: 
  • Nếu tích chọn: Hệ thống chỉ phát hành hóa đơn có ngày phát hành đề xuất là ngày hôm nay (ở thời điểm hiện tại). Các hóa đơn có ngày đề xuất phát hành là ngày hôm qua (ngày hiện tại – 1) sẽ không được tự động phát hành. Anh/Chị cần tự kiểm tra và phát hành thủ công các hóa đơn này.
  • Nếu không tích chọn: Hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn có ngày đề xuất phát hành là ngày hiện hôm nay và ngày đề xuất phát hành là ngày hôm qua vào khung giờ phát hành đầu tiên của ngày hôm sau.

Kênh áp dụng: Anh/chị tích chọn các kênh bán cần áp dụng tính năng. Với các kênh Mạng xã hội/Nguồn khác/Shopee/TikTok Shop/Lazada, anh/chị chọn thêm trạng thái đơn hàng làm điều kiện tự động phát hành, cụ thể:

• Bán tại cửa hàng: Hệ thống tự động phát hành hóa đơn cho đơn hàng có trạng thái Đã hoàn thành
• Mạng xã hội/Nguồn khác: 
  • Nếu chọn Đã bàn giao cho ĐVVC: Hệ thống sẽ phát hành các đơn hàng đang ở trạng thái Đã bàn giao cho ĐVVC, Đang giao hàng hoặc Đã giao – Đã xác nhận.
  • Chọn Đang giao hàng: Hệ thống sẽ phát hành các đơn hàng đang ở trạng thái Đang giao hàng hoặc Đã giao – Đã xác nhận.
  • Chọn Đã giao – Đã xác nhận: Hệ thống sẽ phát hành các đơn hàng đang ở trạng thái Đã giao – Đã xác nhận.
• Shopee/TikTok Shop/Lazada
  • Chọn Đang giao hàng: Hệ thống sẽ phát hành các đơn hàng đang ở trạng thái Đang giao hàng, Đã giao hàng – Chờ xác nhận hoặc Đã giao – Đã xác nhận.
  • Chọn Đã giao hàng – Chờ xác nhận: Hệ thống sẽ phát hành các đơn hàng đang ở trạng thái Đã giao hàng – Chờ xác nhận hoặc Đã giao – Đã xác nhận
  • Chọn Đã giao – Đã xác nhận: Hệ thống sẽ phát hành các đơn hàng đang ở trạng thái Đã giao – Đã xác nhận.

Hệ thống kiểm tra trạng thái đơn hàng tại khung giờ phát hành. Nếu đơn hàng chuyển sang trạng thái tiếp theo thuộc phạm vi áp dụng trong thời gian chờ, đơn hàng vẫn được xét tự động phát hành hóa đơn.

Lưu ý về tên trạng thái: Đối với trạng thái Đã giao – Chờ xác nhận và Đã giao – Chưa xác nhận, hai trạng thái này như nhau và được áp dụng như nhau khi xét tự động phát hành hóa đơn:

• Tại danh sách đơn hàng riêng của từng sàn Shopee/TikTok Shop/Lazada: Hệ thống sẽ hiển thị với trạng thái Đã giao – Chưa xác nhận.
• Tại danh sách Đơn hàng chung và danh sách hóa đơn: Hệ thống sẽ hiển thị với trạng thái Đã giao – Chờ xác nhận.

Bước 6: Đối với các đơn hàng có yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền, Đổi trả, Hủy đơn, Giao hàng thất bại, cần phát hành HĐ điều chỉnh, thay thế, anh/chị thực hiện thiết lập hai nội dung sau:

• Đơn hàng có yêu cầu trả hàng hoàn tiền, có đổi trả và chưa phát hành hóa đơn gốc thì:
  • Nếu chọn Tự động phát hành hóa đơn gốc: Hệ thống tự động phát hành hóa đơn gốc khi đơn hàng xảy ra các điều kiện trên.
  • Nếu chọn Không tự động phát hành hóa đơn gốc: Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn, người dùng cần thực hiện tự phát hành thủ công.
• Đơn hàng đã phát hành hóa đơn gốc và có phát sinh điều chỉnh/thay thế hóa đơn thì:
  • Nếu chọn Tự động phát hành hóa đơn điều chinh/thay thế: Hệ thống tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh thay thế khi đơn hàng xảy ra các điều kiện trên.
  • Nếu chọn Không tự động phát hành hóa đơn điều chinh/thay thế: Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh thay thế, người dùng cần thực hiện tự phát hành thủ công.

• Lưu ý: Hệ thống vẫn luôn duy trì tính năng phát hành hóa đơn gốc tự động theo thiết lập chính tại thời điểm hóa đơn gốc chưa phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
  • Mọi đơn hàng dù được thiết tự động phát hành hay không, nhưng trước thời điểm phát hành tự động, đơn hàng vẫn luôn hiển thị ở danh sách Hóa đơn chưa phát hành để nguời dùng có thể chủ động kiểm tra và tự phát hành nếu muốn.
  • Các trường hợp Trả lại toàn bộ đơn hàng hoặc Hủy đơn trước khi hóa đơn gốc phát hành: Hệ thống sẽ không tự động phát hành hóa đơn.

Tuy nhiên, các trường hợp này sẽ có ảnh hưởng bởi thiết lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với tính năng Tự động phát hành hóa đơn, cụ thể như sau:

1. Với thiết lập Đơn hàng có yêu cầu trả hàng hoàn tiền, có đổi trả và chưa phát hành hóa đơn gốc thì
   • Nếu chọn Tự động phát hành hóa đơn gốc khi có yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền, Đổi trả, Hủy đơn, Giao hàng thất bại, cần phát hành HĐ điều chỉnh, thay thế: Hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn gốc
   • Nếu chọn Không tự động phát hành hóa đơn gốc khi có yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền, Đổi trả, Hủy đơn, Giao hàng thất bại, cần phát hành HĐ điều chỉnh, thay thế: Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn điện tử với đơn hàng gốc này, anh/chị vui lòng chủ động thực hiện phát hành thủ công.
2. Với thiết lập đơn hàng đã phát hành hóa đơn gốc và phát sinh điều chỉnh/thay thế hóa đơn thì
   • Khi Hủy đơn hàng
     • Nếu thiết lập Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Hệ thống sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế dựa theo thiết lập, đồng thời tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế vào khung giờ tự động phát hành đã thiết lập.
     • Nếu thiết lập Không tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Hệ thống sẽ tự động sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế dựa theo thiết lập. Tuy nhiên, hệ thống sẽ không tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
       • Anh/chị vui lòng chủ động phát hành hóa đơn tại mục Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn chưa phát hành
   • Khi có yêu cầu trả hàng hoàn tiền, đổi trả và Giao hàng không thành công:
     • Trường hợp Thiết lập hóa đơn điều chỉnh:
       • Nếu thiết lập Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Hệ thống sinh hóa đơn điều chỉnh, đồng thời tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh theo khung giờ phát hành đã thiết lập.
       • Nếu thiết lập Không tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Hệ thống sẽ tự động sinh hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, hệ thống sẽ không tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh.
         • Anh/chị vui lòng chủ động phát hành hóa đơn tại mục Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn chưa phát hành
     • Trường hợp Thiết lập sinh hóa đơn thay thế:
       • Vì hệ thống không sinh hóa đơn thay thế và hóa đơn thay thế được lập trên MISA meInvoice. Vậy nên, thiết lập này không ảnh hưởng tới hóa đơn được lập bên MISA meInvoice.
       • Lưu ý: Hóa đơn được lập trên MISA meInvoice không không hiển thị trên danh sách hóa đơn bán hàng tại MISA eShop

Bước 7: Thiết lập thông tin phát hành hóa đơn

Tại Xuất HĐĐT mặc định khi KH không cung cấp thông tinn:

• Nếu anh/chị lựa chọn xuất hóa đơn Theo thông tin mặc định
  • Sử dụng bộ thông tin mặc định cho trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin xuất hóa đơn:
    • Tên người mua: Bắt buộc tại phần thiết lập này; mặc định Bán cho người tiêu dùng.
    • Địa chỉ: Nhập nếu cần.
• Nếu anh/chị lựa chọn xuất hóa đơn Theo thông tin khách hàng trên đơn hàng, thì:
  • Với đơn sàn: Hệ thống sẽ sử dụng thông tin người mua được được sàn trả về, gồm tên, địa chỉ, số điện thoại.
    • Lưu ý: Sàn TikTok Shop hiện tại chưa trả thông tin người mua, vậy nên hệ thống sẽ sử dụng thông tin mặc định.
  • Với đơn Bán tại cửa hàng: Hệ thống sẽ sử dụng thông tin người mua khi có thông tin người mua thì sử dụng thông tin đã nhập; không có thì sử dụng thông tin mặc định.
  • Với đơn Mạng xã hội/Nguồn khác: Hệ thống sẽ sử dụng thông tin khách hàng đã nhập trên đơn.
  • Trường hợp các đơn Không có thông tin khách hàng hệ thống sẽ sử dụng bộ thông tin mặc định theo thiết lập.

Bước 8: Hiện mã QR nhập thông tin xuất hóa đơn trên phiếu tính tiền (Nếu cần)

Để hiển thị, anh/chị bật In mã QR trên phiếu thanh toán để khách hàng tự nhập thông tin xuất hóa đơn, sau đó chọn thời gian hiệu lực tính từ thời điểm thu tiền.

• Khi đồng thời bật QR và tự động phát hành, hệ thống chờ mã QR hết hiệu lực rồi mới thực hiện phát hành. Nếu QR còn hiệu lực tại khung giờ đã chọn, thời điểm phát hành của đơn được lùi lại.

Bước 9: Sau khi hoàn tất các thiết lập, anh/chị nhấn Lưu để hoàn tất.

2.2 Cơ chế tự động phát hành trên hệ thống

Các đơn đủ điều kiện phát hành tự động khi:

• Tính năng đang Bật và sử dụng loại hóa đơn được hỗ trợ tự động.
• Đơn thuộc kênh bán đã chọn.
• Trạng thái hiện tại thuộc phạm vi tại mục 2.3.
• Hóa đơn chưa phát hành.
• Không bị loại trừ bởi tùy chọn 0đ/giảm giá trên 50%.
• Thuộc phạm vi ngày được xử lý.
• Đã hết thời gian chờ khách hàng nhập thông tin qua QR, nếu có, nếu thuộc khung giờ chờ khách hàng nhập mã QR, hệ thống sẽ rời khung giờ phát hành sang khung giờ tiếp theo.

Khi đơn hàng có trạng thái thuộc phạm vi áp dụng đã thiết lập, hệ thống chưa phát hành hóa đơn ngay, mà chờ đến khung giờ phát hành gần nhất tiếp theo. Khi tới khung giờ phát hành, hệ thống kiểm tra trạng thái hiện tại của đơn hàng và các điều kiện phát hành. Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện, hóa đơn sẽ được tự động phát hành.

Đối với hóa đơn điều chỉnh/thay thế

Khi đơn hàng đã phát hành hóa đơn gốc phát sinh nghiệp vụ cần điều chỉnh hoặc thay thế, hệ thống lập hóa đơn tương ứng theo thiết lập và phạm vi nghiệp vụ được hỗ trợ trên eShop. (Lưu ý: Việc lập hóa đơn không có nghĩa là hóa đơn đã được phát hành).

• Nếu chọn Tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế, hóa đơn đã lập sẽ được hệ thống kiểm tra và phát hành vào khung giờ phát hành gần nhất tiếp theo, nếu đủ điều kiện.
• Nếu chọn Không tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế, hóa đơn đã lập sẽ chưa được phát hành. Người dùng cần kiểm tra và phát hành thủ công.

Lưu ý: Những trường hợp hóa đơn được trên MISA meInvoice cần được xử lý tại meInvoice, không áp dụng luồng tự động lập và phát hành trên eShop nêu trên.

2.3 Các trường hợp không đủ điều kiện tự động phát hành

• Tính năng tự động phát hành đang tắt hoặc loại hóa đơn không được hỗ trợ: Hệ thống không tự động phát hành. Anh/Chị cần chủ động kiểm tra và phát hành thủ công.
  • Ví dụ: Cửa hàng sử dụng loại Hóa đơn bán hàng không thuộc phạm vi hỗ trợ của tính năng.
• Kênh bán chưa được chọn áp dụng: Đơn hàng thuộc kênh này không được xét tự động phát hành.
  • Ví dụ: Cửa hàng chỉ chọn Bán tại cửa hàng, không chọn Lazada, thì các đơn Lazada không được tự động phát hành hóa đơn.
• Trạng thái đơn hàng chưa thuộc phạm vi áp dụng: Đơn hàng chưa được xét phát hành tại khung giờ kiểm tra. Khi đơn chuyển sang trạng thái phù hợp, hệ thống sẽ kiểm tra tại khung giờ phát hành tiếp theo.
  • Ví dụ: Chọn Đã giao – Đã xác nhận nhưng đơn vẫn đang ở trạng thái Đang giao hàng.
• Hóa đơn đã được phát hành: Hệ thống không phát hành lại hóa đơn gốc cho đơn hàng qua tính năng tự động.
  • Ví dụ: Người dùng đã phát hành thủ công trước khung giờ hệ thống kiểm tra.
• Đơn hàng 0đ hoặc có hàng hóa giảm giá trên 50%, khi tích chọn tùy chọn loại trừ: Hệ thống không tự động phát hành, kể cả khi đơn đáp ứng các điều kiện khác.
  • Ví dụ: Đơn có một mặt hàng giảm giá 60%. Mức giảm đúng 50% không bị loại trừ bởi điều kiện này.
• Hóa đơn của ngày liền trước, khi tích chọn tùy chọn loại trừ: Hệ thống không tự động phát hành các hóa đơn này. Người dùng cần kiểm tra và phát hành thủ công.
  • Ví dụ: Hóa đơn của ngày liền trước vẫn chưa được phát hành khi hệ thống kiểm tra vào ngày hiện tại.
• Đơn hàng đã hủy hoặc trả lại toàn bộ trước khi hóa đơn gốc được phát hành: Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn gốc cho đơn hàng.
  • Ví dụ: Đơn bị hủy trước khung giờ phát hành.
• Đơn có yêu cầu trả hàng hoặc đổi trả, chưa phát hành hóa đơn gốc và chọn “Không tự động phát hành hóa đơn gốc”: Người dùng cần chủ động kiểm tra và xử lý thủ công.
  • Ví dụ: Đơn phát sinh yêu cầu trả một phần hàng trước khung giờ phát hành, trong khi hóa đơn gốc chưa được phát hành.
• Hóa đơn điều chỉnh/thay thế đã được lập nhưng chọn “Không tự động phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế”: Hóa đơn vẫn ở trạng thái chưa phát hành. Anh/Chị truy cập Hóa đơn bán hàng → Hóa đơn chưa phát hành để kiểm tra và phát hành thủ công.
• Hóa đơn thay thế thuộc trường hợp phải lập trên MISA meInvoice: Anh/Chị thực hiện lập và phát hành tại MISA meInvoice, không xử lý qua tính năng tự động trên eShop.
  • Ví dụ: Đơn đã phát hành hóa đơn gốc, sau đó phát sinh đổi trả và chọn lập hóa đơn thay thế thuộc trường hợp này.
• Mã QR nhập thông tin xuất hóa đơn còn hiệu lực: Hệ thống chưa tự động phát hành vì vẫn trong thời gian chờ khách hàng cung cấp thông tin. Ví dụ: Đến khung giờ phát hành 12:00, mã QR vẫn còn hiệu lực đến 13:00. Hệ thống chờ mã QR hết hiệu lực rồi xử lý theo cơ chế phát hành tương ứng.
• CCCD/Mã số thuế trên thông tin phát hành hóa đơn không đúng định dạng: Hệ thống sẽ không phát hành tự động phát hành khi phát hiện thông tin CCCD/Mã số thuế thừa hoặc thiếu ký tự.
  • Mã số thuế: 10 ký tự với mã số thuế cũ (hoặc 10 chữ số gốc, dấu gạch ngang và 3 số cuối) và 12 ký tự với mã số thuế mới
  • CCCD: 12 ký tự

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!