Nhập khẩu danh sách khách hàng từ file excel

I. Mục đích

Bài viết hướng dẫn cách nhập khẩu danh sách khách hàng từ file Excel vào phần mềm, phù hợp cho cửa hàng mới triển khai và đã có sẵn dữ liệu khách hàng.

Nội dung bao gồm các bước thao tác chi tiết từ việc tải file mẫu, chuẩn bị dữ liệu đến kiểm tra và hoàn tất nhập khẩu.

Lưu ý: Hệ thống chỉ hỗ trợ nhập khẩu thêm mới hoặc nhập khẩu cập nhật thông tin khách hàng (không hỗ trợ cập nhật thông tin mã khách hàng hàng loạt, khi thêm mã khách hàng mới ⇒ Nhập khẩu sẽ thêm mới khách hàng trên hệ thống)

II. Các bước thực hiện

Để nhập khẩu danh sách khách hàng từ file excel, thực hiện như sau:

Bước 1. Trên giao diện, nhấn chọn Danh mục\Khách hàng.

Bước 2. Nhấn vào biểu tượng và chọn Nhập khẩu khách hàng

Bước 3. Tải tệp mẫu

Thực hiện tải file excel mẫu và sao chép khách hàng cần nhập khẩu vào file excel mẫu:

• Thông tin cơ bản (bắt buộc): Nhập các thông tin Mã khách hàng, Tên khách hàng, Số điện thoại.
• Thông tin chi tiết:
  • Loại khách hàng: Chọn Cá nhân hoặc Tổ chức
    • Nếu để trống, mặc định là khách hàng Cá nhân
  • KH đồng thời là nhà cung cấp: Chọn Có nếu khách hàng đồng thời là nhà cung cấp ⇒ Khi nhập khẩu, thông tin khách hàng được bổ sung trong danh sách Nhà cung cấp
  • Email: Nhập thông tin email khách hàng
  • Nhân viên phụ trách: Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên cửa hàng, chọn nhân viên phụ trách riêng cho khách hàng (Nếu cần)
  • Địa chỉ: Khai báo đầy đủ thông tin Số nhà/Tên đường, Phường /Xã, Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố của Khách hàng.
  • Ghi chú: Nhập ghi chú riêng cho khách hàng
• Thông tin riêng cho khách hàng cá nhân: Nhập thông tin nếu đây là khách hàng cá nhân (Nếu cần): Giới tính, Ngày sinh, Số CCCD
• Thông tin riêng cho KH Tổ chức: Nhập Mã số thuế của Khách hàng là Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh
• Thông tin bổ sung (Nếu cần):
  • Số nợ tối đa: Nhập số tiền tối đa cho phép khách hàng nợ
  • Hạn nợ (số ngày): Nhập thời gian (số ngày tối đa cho phép khách hàng nợ)
  • Nguồn khách hàng: Chọn nguồn kênh bán trong danh sách nguồn kênh bán của cửa hàng
  • Nhóm khách hàng: Chọn 1 nhóm khách hàng cho khách hàng trong danh sách nhóm khách hàng của cửa hàng
• Thông tin chăm sóc khách hàng (Nếu có):
  • Hạng thẻ ban đầu: Nhập hạng thẻ hiện tại của khách hàng trước khi thêm mới vào MISA eShop (Không phân biệt chữ hoa, chữ thường)
  • Điểm xét hạng ban đầu: Nhập số điểm tính tới thời điểm hiện tại của khách hàng, sử dụng để xét hạng thành viên trước khi thêm mới khách hàng lên MISA eShop.
  • Điểm tiêu dùng ban đầu: Nhập số điểm còn có thể sử dụng của khách hàng tính tới thời điểm hiện tại, trước khi thêm mới khách hàng lên MISA eShop
  • Tổng chi tiêu ban đầu: Nhập tổng số tiền khách hàng đã chi tiêu khi mua hàng tại cửa hàng tính tới thời điểm hiện tại và trước khi thêm mới khách hàng lên MISA eShop

Bước 4. Chọn tệp để tải lên file excel vừa thiết lập. Sau đó, nhấn Tiếp tục

• Khi gặp khách hàng đã tồn tại:
  • Chọn Bỏ qua: Hệ thống sẽ tự động bỏ qua các khách hàng đã có mã khách hàng trong danh mục.
  • Chọn Cập nhật: Hệ thống sẽ cập nhật các thông tin khách hàng trong file nhập khẩu có cùng mã khách hàng trong danh mục.

Bước 5. Kiểm tra dữ liệu nhập khẩu

Tại bước Kiểm tra dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ ra số dòng hợp lệ và không hợp lệ (với những dòng không hợp lệ thì nhập khẩu sẽ không thành công):

Lưu ý khi nhập khẩu có Thông tin chăm sóc khách hàng:

• Với mã khách hàng mới chưa có thông tin trên danh mục khách hàng: 
  • Trường hợp hạng thẻ trên file nhập khẩu đã tồn tại trên hệ thống và có chính sách thẻ đang áp dụng, hệ thống sẽ tự động kiểm tra:
    • Nếu chính sách xét hạng theo Điểm xét hạng: Điểm xét hạng ban đầu phải tương ứng với hạng thẻ đã nhập.
    • Nếu chính sách xét hạng theo Tổng chi tiêu: Tổng chi tiêu ban đầu phải tương ứng với hạng thẻ đã nhập.
    • Nếu không tương ứng, khách hàng sẽ ở trạng thái Không hợp lệ.
  • Trường hợp Hạng thẻ trên file nhập khẩu chưa có trên hệ thống: Hệ thống sẽ tự động tạo mới hạng thẻ đó trước khi gán cho khách hàng.
• Với mã khách hàng đã có thông tin trên danh mục khách hàng và chọn Cập nhật khi gặp khách hàng đã tồn tại:
  • Khách hàng chưa phát sinh đơn hàng: Hệ thống cho phép cập nhật mọi thông tin về hạng thẻ, điểm xét hạng, điểm tiêu dùng và tổng chi tiêu ban đầu.
    • Trường hợp Hạng thẻ trên file nhập khẩu chưa có trên hệ thống: Hệ thống sẽ tự động tạo mới hạng thẻ đó.
  • Khách hàng đã phát sinh đơn hàng: Hệ thống chỉ chấp nhận cập nhật nếu thông tin hạng thẻ, điểm xét hạng, điểm tiêu dùng và tổng chi tiêu ban đầu trong file nhập khẩu trùng khớp hoàn toàn với thông tin hiện có trên hệ thống.
    • Nếu có sự sai lệch thông tin hạng thẻ, điểm xét hạng, điểm tiêu dùng và tổng chi tiêu ban đầu so với thông tin trên MISA eShop, hệ thống khách hàng sẽ ở trạng thái Không hợp lệ.

Bước 6. Thực hiện nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm

• Nhấn Nhập khẩu hệ thống sẽ thực hiện nhập khẩu những dòng hợp lệ vào phần mềm

III. Ảnh hưởng sau khi nhập khẩu

1, Nhập khẩu thêm mới khách hàng

Với các khách hàng có thông tin chăm sóc khách hàng:

• Khách hàng có thông tin hạng thành viên sẽ hiển thị tại danh sách Khách hàng thành viên với đầy đủ thông tin chăm sóc khách hàng.
• Ngoài ra, khi bán tại cửa hàng, hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin điểm tiêu dùng, Tổng chi tiêu của khách hàng.
• Khách hàng phát sinh đơn hàng sau khi nhập khẩu tổng chi tiêu ban đầu thì tổng chi tiêu khách hàng được tính theo công thức:
  • Tổng chi tiêu = Tổng chi tiêu ban đầu + Chi tiêu trên MISA eShop
• Khách hàng phát sinh đơn hàng có áp dụng tích điểm/đổi điểm thì điểm xét hạng, điểm tiêu dùng của khách hàng được tính theo công thức:
  • Điểm xét hạng = Điểm xét hạng ban đầu + Điểm xét hạng trên hệ thống
  • Điểm tiêu dùng = Điểm tiêu dùng ban đầu + Điểm tiêu dùng trên hệ thống

2, Nhập khẩu cập nhật thông tin khách hàng

• Không được cập nhật thông tin chăm sóc khách hàng với các khách hàng đã có phát sinh đơn hàng.

Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!