Hướng dẫn cách xử lý đơn hàng Shopee trên phần mềm MISA eShop

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách quản lý và theo dõi toàn bộ đơn hàng từ sàn Shopee trên phần mềm MISA eShop theo từng trạng thái như: đơn mới, chờ xử lý, chờ lấy hàng, đang giao, đã giao, đơn hủy và trả hàng/hoàn tiền.

Nội dung bao gồm hướng dẫn thao tác tại tab “Tất cả”, quản lý đơn hàng theo từng trạng thái và các chức năng tìm kiếm, lọc, xử lý đơn hàng.

Phạm vi áp dụng cho người dùng kết nối Shopee với MISA eShop.

2. Cách thực hiện

2.1. Tại tab “Tất cả”

Phần mềm giúp quản lý tập trung tất cả các đơn hàng ở các trạng thái khác nhau, bao gồm: Đơn mới, Đơn chờ xử lý, Đơn chờ đơn vị vận chuyển (ĐVVC) đến lấy hàng, Đơn đang giao, Đã giao, Đơn hủy, Đơn trả hàng/hoàn tiền

– Trong danh sách đơn hàng, mỗi cột thông tin đều có bộ lọc riêng, giúp dễ dàng tìm kiếm và theo dõi theo từng tiêu chí cụ thể.

– Để tra cứu đơn hàng nhanh chóng, có thể sử dụng thanh tìm kiếm.

Với các đơn hàng gấp cần xử lý trong 24 giờ, chọn bộ lọc Cần xử lý trong 24h để chuẩn bị hàng kịp thời.

Với các đơn cần giao cho đơn vị vận chuyển trong ngày, nhấn vào bộ lọc Giao cho ĐVVC trước 23:59 hôm nay để đảm bảo bàn giao đúng hạn.

Để xem chi tiết một đơn hàng, chỉ cần kích đúp vào đơn hàng đó. Màn hình chi tiết đơn sẽ hiển thị các thông tin:

• Tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thành tiền
• Doanh thu đơn hàng ước tính
• Thanh toán của người mua
• Danh sách kiện hàng
• Chi tiết các loại chi phí
• Thông tin kênh bán và khách hàng

2.2. Quản lý đơn hàng theo từng trạng thái

2.2.1. Đơn mới

Khi có đơn hàng mới phát sinh trên Shopee, có thể kiểm tra tại mục Đơn mới.

2.2.2. Chờ xử lý

Sau khi Shopee duyệt đơn, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái Chờ xử lý. Lúc này, cần thực hiện:

• Tích chọn Chuẩn bị hàng từng đơn hoặc tích chọn hàng loạt để xác nhận chuẩn bị hàng cho nhiều đơn hàng.

• Chọn Đơn vị vận chuyển
• Chọn Hình thức giao vận: Gửi hàng tại bưu cục hoặc ĐVVC đến lấy hàng
• Chọn Ngày lấy hàng
• Nhấn Đồng ý

Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Chờ sàn lấy hàng.

2.2.3. Chờ lấy hàng

Trong trạng thái này, thực hiện Nhặt hàng để đóng gói hàng trước khi giao cho đơn vị vận chuyển.

Để thực hiện, tích chọn đơn hàng → nhấn Nhặt hàng.

Kiểm tra lại thông tin đơn hàng/Nhấn In tổng hợp nhặt hàng và in hàng loạt phiếu nhặt hàng.

• Trường hợp in nhiều phiếu nhặt hàng cùng lúc, người dùng có thể tích chọn Xem chi tiết đơn hàng để xem chi tiết thông tin đơn hàng của từng hàng hóa.
• Áp dụng trường hợp in 1 phiếu, không hiện thị ghi chú khi in hàng loạt nhiều phiếu nhặt hàng.

Lưu ý: Với các cửa hàng thiết lập Tự động gợi ý lô có HSD gần nhất khi xuất kho:

→ Khi chuẩn bị hàng (Hàng hóa đã liên kết với eShop), hệ thống sẽ tự động chọn các lô hàng có hạn gần nhất và còn hàng để thêm vào đơn hàng đó.

• Nếu trong đơn hàng, hàng hóa đó có số lượng từ 2 trở lên, hệ thống kiểm tra và gắn với nhiều lô/hạn sử dụng thì hệ thống sẽ hiển thị mỗi lô 1 dòng hàng hóa riêng biệt.
• Trường hợp hàng hóa không đạt điều kiện, hệ thống sẽ cảnh báo xuất quá số lượng tồn -> áp dụng cho chuẩn bị hàng loạt và chuẩn bị 1 đơn.

Đồng thời, người dùng thực hiện In phiếu giao hàng và dán vào đơn hàng.

• Tại đây, hệ thống hiển thị trạng thái đơn hàng Đã In/Chưa in/Không in phiếu giao hàng để người dùng xác định được các đơn đã hoàn tất đóng gói chưa.
  • Người dùng có thể tích chọn các đơn hàng chưa in và In nhanh hàng loạt phiếu giao hàng:

Sau khi đóng gói xong, đơn hàng đã sẵn sàng và chỉ còn chờ nhân viên giao hàng đến nhận.

2.2.4. Đang giao hàng

Khi đơn vị vận chuyển xác nhận đã lấy hàng và đang vận chuyển, đơn sẽ chuyển sang trạng thái Đang giao hàng.

2.2.5. Đã giao

Sau khi đơn hàng được giao thành công và ĐVVC xác nhận đã giao, trạng thái đơn hàng sẽ là Đã giao hàng – Chưa xác nhận.

Khi khách hàng xác nhận đã nhận hàng, trạng thái được cập nhật thành Đã giao hàng – Đã xác nhận.

2.2.6. Yêu cầu hủy / Trả hàng – Hoàn tiền

Kiểm tra các đơn bị yêu cầu hủy tại mục Yêu cầu hủy.

Khi yêu cầu trả hàng/hoàn tiền được duyệt, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Trả hàng/Hoàn tiền.

Chi tiết về cách xử lý các đơn yêu cầu hủy/trả hàng/hoàn tiền. Vui lòng xem tại đây.

Chúc bạn thực hiện thành công!