I. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách khai báo số dư công nợ nhà cung cấp trên phần mềm, bao gồm hai phương pháp: nhập trực tiếp số dư công nợ từng nhà cung cấp và nhập khẩu số dư công nợ từ file Excel.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Khai báo số dư công nợ của từng nhà cung cấp
Bước 1. Truy cập chức năng nhập số dư ban đầu
Nhấn vào Nghiệp vụ khác/Nhập số dư ban đầu.
Bước 2. Chọn loại công nợ nhà cung cấp
Chọn Công nợ nhà cung cấp.
Bước 3. Nhập số dư công nợ
Chọn Nhập số dư công nợ.
Bước 4. Khai báo số nợ ban đầu và lưu
Chọn nhà cung cấp và khai báo số nợ ban đầu. Sau đó, nhấn Lưu.
2. Nhập khẩu số dư công nợ nhà cung cấp từ file Excel
Bước 1. Chọn nhập số dư ban đầu
Nhấn vào Nghiệp vụ khác > Nhập số dư ban đầu.
Bước 2. Chọn công nợ nhà cung cấp
Tại Nghiệp vụ khác > Chọn Công nợ nhà cung cấp.
Bước 3. Chọn chức năng nhập khẩu số dư công nợ
Nhấn vào biểu tượng 
và chọn Nhập khẩu số dư công nợ.
Bước 4. Tải tệp mẫu và chuẩn bị dữ liệu
Nhấn Tải tệp mẫu để tải file Excel mẫu. Thực hiện sao chép hoặc khai báo công nợ nhà cung cấp cần nhập khẩu vào file Excel mẫu.
Bước 5. Tải lên file Excel nguồn
Nhấn Chọn tệp nguồn để tải lên file Excel vừa thiết lập.
Bước 6. Kiểm tra dữ liệu và nhập khẩu
Tại bước Kiểm tra dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ ra số dòng hợp lệ và không hợp lệ (với những dòng không hợp lệ thì nhập khẩu sẽ không thành công). Nhấn Nhập khẩu, hệ thống sẽ thực hiện nhập khẩu những dòng hợp lệ vào phần mềm và thông báo kết quả nhập khẩu.
Lưu ý
- Chỉ nên khai báo tồn đầu kỳ nợ nhà cung cấp(NCC) ở thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm. Phần mềm sẽ tự cập nhật tồn cuối ngày hôm trước ghi nhận là tồn đầu kỳ hôm sau. Trường hợp khi sang năm mới, Đơn vị không thực hiện khai báo nhập số dư ban đầu tồn nhà cung cấp.
Ví dụ:
Đơn vị sử dụng phần mềm từ Tháng 10/2025. Trong năm 2025 đơn vị thực hiện mua hàng và nợ NCC 10tr. Cuối năm đơn vị thực hiện trả nợ cho NCC 4tr. Vậy tới 31/12/2025 đơn vị còn nợ NCC 10 – 4 = 6tr. Vậy tồn cuối ngày 31/12/2025 sẽ ghi nhận làm tồn đầu kỳ của ngày 1/1/1026 – tức tồn đầu năm 2026.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công!
