Hướng dẫn kết nối và chuyển nhanh chứng từ phần mềm MISA eShop sang phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Kế toán HKD

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách kết nối MISA eShop với AMIS Kế toán hoặc AMIS Kế toán HKD để chuyển nhanh các chứng từ bán hàng, đơn hàng đã phát hành, chứng từ nhập – xuất kho từ phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán. Nội dung bao gồm các bước kết nối, thiết lập chuyển chứng từ và lưu ý khi thực hiện. Phạm vi áp dụng cho các đơn vị sử dụng MISA eShop và AMIS Kế toán/AMIS Kế toán HKD.

2. Hướng dẫn thực hiện

Kết nối AMIS Kế toán : Xem hướng dẫn chi tiết kết nối AMIS Kế toán: tại đây.

Kết nối AMIS Kế toán HKD: Xem hướng dẫn chi tiết kết nối AMIS Kế toán HKD: tại đây.

2.1. Thiết lập kết nối

Bước 1: Trên trang quản lý, chọn Ứng dụng\AMIS Kế toán/AMIS Kế toán HKD\Thiết lập

Phần mềm hiển thị danh sách các dữ liệu kế toán đã kết nối với MISA eShop.

Bước 2: Nhấn Sửa để thiết lập kết nối.

Thiết lập Tùy chọn sinh chứng từ kế toán

Cộng gộp các đơn bán hàng lẻ thành 1 chứng từ bán hàng
- Nếu không tích chọn: Chỉ được chuyển riêng lẻ từng chứng từ bán hàng trong ngày cho AMIS Kế toán.
- Nếu tích chọn: Hệ thống sẽ thực hiện cộng gộp các chứng từ bán hàng trong cùng 1 ngày cho AMIS Kế toán bao gồm cả phiếu thu chi.
Chứng từ cộng gộp ghi nhận cho khách hàng → Chọn 1 khách hàng thuộc danh sách khách hàng → Sau khi lưu thiết lập, các chứng từ sau khi cộng gộp sẽ đứng tên khách hàng đã chọn.
Ví dụ: Thiết lập chọn Khách hàng: Công ty cổ phần ABC.
- Các đơn bán tại cửa hàng ngày 30/3 chưa phát hành HĐĐT có phương thức thanh toán tiền mặt -> Hệ thống cộng gộp chung 1 Chứng từ bán hàng với: Khách hàng – Công ty Cổ phầm ABC; Phương thức thanh toán – Tiền mặt
- Sau đó chuyển chứng từ bán hàng cùng phiếu xuất kho ĐÃ cộng gộp sang phần mềm kế toán MISA ASP.

Lưu ý: Nếu đã thiết lập Tự động phát hành hóa đơn điện tử, sẽ không thể cho phép cộng gộp chứng từ. Và ngược lại, nếu đã thiết lập cộng gộp chứng từ, sẽ không thể bật Tự động phát hành hóa đơn điện tử.

Thiết lập Tự động chuyển chứng từ

Nếu không tích chọn, thực hiện chuyển từng chứng từ thủ công từ phần mềm bán hàng MISA eShop sang phần mềm kế toán.
Nếu tích chọn Tự động chuyển chứng từ, chọn khung giờ tự động chuyển dữ liệu, phần mềm sẽ tự động chuyển tiếp chứng từ theo khung giờ đã thiết lập.

Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu.

2.2 Thực hiện chuyển chứng từ sang phần mềm kế toán

Trường hợp 1: Chuyển thủ công từng chứng từ

Chọn Danh sách chứng từ

Nhấn chọn Chuyển sang kế toán

Phần mềm thông báo đang tiến hành chuyển chứng từ.

Trường hợp 2: Chuyển nhanh hàng loạt chứng từ

Để chuyển nhanh hàng loạt chứng từ sang phần mềm kế toán, chọn Chuyển nhanh.
Chọn chi nhánh cửa hàng cần chuyển.
Chọn loại chứng từ cần chuyển: Bán hàng – Kho – Thu chi.
Chọn khoảng thời gian, được tối đa 7 ngày.

Sau khi hoàn tất, chọn Chuyển sang kế toán.

Phần mềm thông báo đang tiến hành chuyển chứng từ.

2.3 Danh sách chứng từ chuyển sang AMIS Kế toán

Tại danh sách chứng từ Bán hàng:

Hệ thống lấy lên các chứng từ bán hàng trên Sàn TMĐT, đơn từ MXH có trạng thái:
- Đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển
- Đang giao hàng
- Đã giao hàng – Chờ xác nhận
- Trạng thái Hủy đơn
- Giao hàng thất bại
- Đơn hoàn trả, đang hoàn
- Đã hoàn trả, hoàn trả thành công
- Hoàn trả thất bại

- Ngày giờ đơn hàng:
  - Đơn đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển, đang giao hàng: Ngày giao hàng
  - Đơn ở trạng thái Đã giao hàng/ Hủy đơn/Giao hàng thất bại/ Giao hàng thất bại/ Đã hoàn trả, hoàn trả thành công/Hoàn trả thất bại: Ngày hoàn thành
Hệ thống lấy lên các đơn Bán tại cửa hàng bao gồm:
- Đơn hàng có đặt cọc
- Đơn hàng có ghi nợ,
- Đơn hủy
- Đơn đổi trả
Đơn từ nhập khẩu.

Lưu ý:

Khi chuyển, hệ thống chuyển chứng từ bán hàng và các chứng từ liên quan tới đơn hàng.
Đáp ứng chuyển đơn hàng được thanh toán bằng đa dạng hình thức thanh toán
Các chứng từ đã liên kết kho và liên kết hàng hóa, nếu chưa liên kết kho và hàng hóa -> Không lấy lên danh sách.
Trường hợp các chứng từ đã chuyển sang phần mềm kế toán, nếu có phát sinh sửa thông tin, người dùng cần truy cập phần mềm kế toán, xóa chứng từ cũ, sau đó đồng bộ lại để sinh lại chứng từ mới.

Tại danh sách chứng từ Nhập kho – Xuất kho: Hệ thống hiển thị danh sách các chứng từ Nhập kho, xuất kho sau:

Nhập kho mua hàng
Nhập kho khác
Nhập kho kiểm kê
Xuất kho trả lại hàng mua
Xuất kho khác
Xuất kho kiểm kê
Phiếu chuyển kho

Tại danh sách chứng từ Thu – chi: Hệ thống hiển thị danh sách các chứng từ Nhập kho, xuất kho sau:

Phiếu thu tiền mặt – Khác
Phiếu chi tiền mặt – Khác
Phiếu thu tiền gửi – Khác
Phiếu chi tiền gửi – Khác
Phiếu thu tiền bán hàng – tiền mặt (thu nợ)
Phiếu thu tiền bán hàng – tiền gửi (thu nợ)

Lưu ý: Trên các chứng từ có thông tin Lô – HSD, hệ thống sẽ bao gồm đồng bộ thông tin Lô – HSD hàng hóa sang phần mềm kế toán.

3. Lưu ý

Khi đã kết nối phần mềm với phần mềm kế toán, sẽ không thể thực hiện đổi thiết lập phương pháp tính thuế và đơn vị tiền tệ để tránh mâu thuẫn và sai lệch dữ liệu trong quản lý kế toán. Để thực hiện đổi, cần ngắt kết nối với phần mềm kế toán để thực hiện.
Hệ thống MISA eShop chỉ thực hiện đẩy các hóa đơn gốc sang phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Kế toán HKD – các hóa đơn điều chỉnh, thay thế sẽ không được đẩy sang phần mềm kế toán. Để lấy hóa đơn điều chỉnh, thay thế vào phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Kế toán HKD cần lấy dữ liệu trực tiếp từ phần mềm MISA meInvoice.
Trường hợp muốn hủy kết nối phần mềm eShop V2 với phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Kế toán HKD thì thao tác hủy trên phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Kế toán HKD. Đăng nhập phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Kế toán HKD vào phần bánh răng () và chọn Kết nối ứng dụng – tại Ứng dụng bán hàng – dòng ứng dụng MISA eShop V2, nhấn Hủy kết nối. Xem chi tiết tại đây