Hướng dẫn cách đồng bộ kho, hàng hóa, đơn hàng trên Shopee về MISA eShop

I. Mục đích

Giúp anh/chị đồng bộ các thông tin quan trọng từ gian hàng Shopee về phần mềm MISA eShop, bao gồm: kho, hàng hóa và đơn hàng, để dễ dàng quản lý và xử lý trên phần mềm.

II. Cách thực hiện

Sau khi kết nối thành công, anh chị thực hiện bước Đồng bộ dữ liệu từ Shopee gồm: Đồng bộ kho, hàng hóa, đơn hàng. Đồng bộ dữ liệu từ Misa eshop lên shopee gồm: Đồng bộ số lượng tồn kho có thể bán.

1. Đồng bộ dữ liệu từ Shopee về MISA eShop

Thiết lập > Kênh bán hàng > Danh sách kênh bán hàng > Tại gian hàng shopee cần thiết lập > Chọn Cấu hình.

1.1. Đồng bộ kho

• Nếu kênh Shopee có một kho, phần mềm sẽ tự động tạo kho mặc định tương ứng trên eShop.

• Nếu kênh Shopee có nhiều kho, phần mềm sẽ tự động tạo số lượng kho tương ứng và đồng bộ tất cả các kho từ Shopee về eShop.

Trường hợp: Cửa hàng gửi hàng đăng ký gửi hàng tại kho của Shopee (SPX Express), hệ thống sẽ tự động tạo kho Shopee → Thực hiện liên kết kho như bình thường.

Lưu ý: Thiết lập tự động trừ tồn kho cho đơn hàng Shopee đồng bộ về MISA eShop:

Đối với các đơn hàng phát sinh từ shopee muốn trừ theo đúng kho trên MISA eShop thì anh/chị cần kiểm tra như sau:

• Tại Đồng bộ kho -> chọn Kho trên Misa eShop cần trừ tồn tương ứng với kho Shopee.

• Sau đó vào Thiết lập\Thiết lập chung\Bán hàng, tại kho mặc định, chọn kho cần xuất cho kênh bán Shopee.

1.2. Đồng bộ hàng hóa

• Phần mềm mặc định đồng bộ các sản phẩm có trạng thái: Đang hoạt động và Chờ duyệt bởi Shopee.

• Anh/chị có thể chọn lại trạng thái hàng hóa phù hợp với nhu cầu thực tế.

• Nhấn vào “Xem chi tiết tại đây” để kiểm tra danh sách hàng hóa được đồng bộ.

1.3. Đồng bộ đơn hàng

• Lấy tất cả đơn hàng trên sàn Shopee về MISA eShop được tạo từ ngày: Người dùng tùy chỉnh mốc thời gian trong quá khứ để hệ thống kéo các đơn hàng đã phát sinh trên Shopee về phần mềm.

  • Hệ thống chỉ đồng bộ dữ liệu đơn hàng trong phạm vi 30 ngày gần nhất tính đến thời điểm thực hiện kết nối (theo đúng quy định của sàn).

  • Khuyến cáo nên kéo đơn trong vòng 15 ngày để quá trình đồng bộ diễn ra nhanh chóng và ổn định

• Cho phép xuất kho bán hàng với đơn hàng có ngày giao trước ngày thực hiện kết nối gian hàng:
  • Nếu tích chọn: Hệ thống thực hiện xuất kho bán hàng với các đơn hàng có ngày giao hàng trước ngày thực hiện kết nối.
    • Chọn thời gian giao hàng muốn sinh phiếu xuất kho
  • Nếu không tích chọn: Các đơn đơn hàng có ngày giao hàng trước ngày kết nối, hệ thống sẽ không sinh phiếu xuất kho, chỉ ghi nhận doanh thu với các đơn hàng này.
• Lưu ý:
  • Đối với trường hợp ngày thiết lập xuất kho bán hàng theo thời gian giao hàng lớn hơn so với ngày lấy đơn → Hệ thống không tính hàng đặt cho các đơn có ngày giao hàng nhỏ hơn ngày đã thiết lập.
  • Khi khách hàng có để lại thông tin để phát hành hóa đơn hệ thống sẽ đồng bộ thông tin khách hàng từ các đơn hàng ở trạng thái Đang giao hàng và Đã giao hàng và thực hiện phát hành hóa đơn trên phần mềm.

1.4 Lưu và hoàn tất

Sau khi kiểm tra và điều chỉnh thông tin cần thiết, anh/chị nhấn “Lưu” để hoàn tất quá trình đồng bộ.

Sau khi đồng bộ xong, anh/chị có thể bắt đầu xử lý đơn hàng trực tiếp trên phần mềm MISA eShop.

2. Đồng bộ dữ liệu từ Misa eshop lên Shopee

Nhấn Sửa, sau đó Bật tính năng Đồng bộ số lượng tồn kho có thể bán.

• Thiết lập kho: Hệ thống sẽ lấy số lượng tồn kho có thể bán của hàng hóa từ các kho MISA eShop được chọn và đồng bộ tương ứng với kho trên Shopee.
• Thiết lập công thức đồng bộ tồn: Sử dụng khi khách hàng muốn khai báo số lượng tồn ảo lớn hơn trên sàn
  • Công thức chung: Áp dụng chung cho toàn bộ hàng hóa trong kho
    • Thiết lập công thức tăng (chọn dấu cộng) hoặc giảm (chọn dấu trừ) với số lượng tồn thực tế
    • Nhập số lượng tồn ảo muốn tăng (giảm) hơn so với thực tế
    • Chọn đơn vị cho công thức: Số lượng hoặc %
    • Ví dụ: Hàng hóa Áo sơ mi có số lượng có thể bán trên MISA eShop là 100 sản phẩm.
      • Đơn vị Số lượng: Tồn đồng bộ lên sàn = 100 – 50 = 50 sản phẩm
      • Đơn vị %: Tồn đồng bộ lên sàn = 100 + 100*200% = 300 sản phẩm

• Công thức cho hàng hóa cụ thể: Hàng hóa được chọn sẽ áp dụng công thức đồng bộ tồn riêng, không áp dụng công thức chung. (Người dùng có thể sử dụng thêm tính năng này khi có các sản phẩm có tốc độ bán nhanh hơn hoặc chậm hơn cần áp dụng một công thức tính riêng)
  • Cách thức thiết lập tương tự như hướng dẫn thiết lập công thức chung.

-> Nhấn Lưu để hoàn tất.

3. Lưu ý

Nếu đơn hàng đã phát sinh trên sàn Shopee nhưng kiểm tra trên MISA eShop chưa thấy đồng bộ về. Anh/chị thực hiện như sau:

• Tại kên bán Shopee, chọn Đơn hàng, phần mềm truy cập trang Danh sách Tất cả đơn hàng.

• Nhấn nút biểu tượng lấy đơn từ sàn sau đó chọn lấy đơn từ sàn Theo mã đơn hàng
  • • Chọn Gian hàng và nhập mã đơn hàng cần tìm
    • Và nhấn Đồng ý -> Hệ thống tiến hành lấy đơn từ sàn về MISA eShop.

Chúc anh/chị thực hiện thành công!